Como eliminar o papel: quase tudo o que você precisa saber

Você quer saber como deixar de usar o papel em sua organização? Eliminar o papel pode trazer enormes vantagens para o seu negócio. Reduzir o uso de papel pode economizar dinheiro e recursos, melhorar a transparência e ajudar o meio ambiente em um momento em que o desmatamento está muito presente. 

Por que as empresas ainda usam papel?

De acordo com a Quocirca.com, uma fornecedora de visão de mercado e inteligência para líderes de negócios e tecnologia da indústria de impressão, muitas empresas continuam dependendo da impressão em alguma medida. O estudo Global Print 2025 da Quocirca mostra que 65% dos tomadores de decisão de TI acreditam que a impressão será necessária para seus negócios diários em seis anos. Existem várias razões pelas quais as empresas ainda usam papel, e setores como finanças, seguros, hipotecas e saúde ainda podem depender muito dele. O papel é frequentemente usado em fluxos de trabalho de negócios para integrar novos clientes e funcionários, faturar ou imprimir e arquivar documentos nesses setores. No entanto, é possível revisar as práticas existentes e planejar a redução do uso de papel em sua organização no futuro. As organizações precisam adotar a mudança e novas formas de trabalhar para reduzir o uso desse material.

As vantagens comerciais de não usar papel

Embora seja claro que nem toda empresa tem a capacidade ou o desejo de eliminar o uso de papel imediatamente, há vantagens comerciais claras em reduzir o desperdício dele em sua vida profissional diária.

Eliminar o papel pode aumentar a velocidade do trabalho. Por exemplo, o Santander reduziu o tempo que demorava para novos clientes abrirem uma nova conta em 83%, reduzindo os processos e formulários manuais e em papel. A Salesforce reduziu o tempo necessário para preencher uma carta de oferta de um funcionário para apenas um dia em média.

As organizações podem manter um melhor grau de controle sobre os vários fluxos de trabalho de negócios dentro de seus negócios. Por exemplo, estabelecer uma trilha de auditoria clara de contratos na nuvem traz benefícios jurídicos e de produtividade. Eliminar o papel pode aumentar a transparência e fornecer insights de negócios. Por exemplo, o DocuSign eSignature permite que as partes interessadas vejam quem tem um contrato e se o assinaram ou não.

Tornar-se totalmente digital economiza tempo, o que libera a equipe de tarefas administrativas como impressão, digitalização e rastreamento de documentos. Isso permite que ela se concentre em tarefas de alto valor, ajudando a reduzir o desperdício de tempo no trabalho.

Além dos impactos diretos em seus negócios, deixar de usar o papel também pode trazer benefícios indiretos, como aprimorar a experiência do cliente. O Relatório sobre o estado dos Systems of Agreement de 2021 da Forrester Consulting, encomendado pela DocuSign, demonstra que 57% das empresas disseram que a melhor experiência do cliente foi um dos benefícios da implementação de processos de contrato digital, e 54% disseram que têm ciclos de negócios mais rápidos. Também pode contribuir para suas metas ambientais, sociais e de governança corporativa (ESG) internas além de desempenhar um papel em seu programa de responsabilidade social corporativa (CSR). 

Como as empresas podem eliminar o papel

Quão fácil é eliminar o papel? A tecnologia é um facilitador crucial e pode tornar relativamente simples começar a dispensar o papel imediatamente. Veja a seguir três etapas fáceis para deixar de usar papel. Escolha uma ou duas áreas para transformar digitalmente e criar um fluxo de trabalho sem papel e, em seguida, implemente em sua organização. 

Adotar a nuvem: armazenar documentos na nuvem usando o Google Drive, DropBox ou Microsoft Onedrive permite que os usuários compartilhem documentos sem esforço.

Usar assinaturas eletrônicas: usar um software como o DocuSign eSignature elimina a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar ou publicar contratos e documentos.

Criar recibos digitais: enviar recibos por meio de um aplicativo ou e-mail reduz o uso de papel; isso é especialmente relevante para varejistas.

Torne digitais todos os seus fluxos de trabalho de contrato e acordo. Simplifique a integração e outros contratos com a tecnologia de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

Eliminação do uso de papel e a sustentabilidade

O desmatamento está fora de controle e um relatório recente mostrou que a floresta tropical brasileira atingiu os maiores níveis de desmatamento desde 2012. A eliminação do papel pode ter um claro impacto ao ajudar a salvar as florestas e contribuir para a sustentabilidade ambiental. A DocuSign ajudou centenas de milhões de pessoas em todo o mundo a substituir mais de 38 bilhões de folhas de papel por processos digitais que não exigem esse material. 

Saiba mais sobre como as empresas podem construir uma estratégia sustentável e sobre o compromisso da DocuSign em criar um futuro sustentável de baixo carbono

A eliminação do papel oferece às empresas a opção de se beneficiar de processos simplificados, economia de custos e melhor segurança de documentos essenciais. Também pode desempenhar um papel no cumprimento de responsabilidades éticas e morais mais amplas que são importantes para os consumidores, por exemplo, o desmatamento. Embora possa ser um desafio eliminar o uso de papel, sem dúvida, isso deve ser considerado por qualquer empresa voltada para o futuro na era digital. Elimine o uso de papel hoje e inicie um teste gratuito do DocuSign eSignature.