BPM desvendado: passo a passo para otimizar processos

Hoje, muitas empresas que estão adotando a transformação digital erram quando pensam que a jornada se trata apenas de investir e implementar soluções tecnológicas. Por conta disso, terminam com uma falsa sensação de eficiência, sem fazer a ponte entre ferramentas e resultados reais de negócio.

Se você não quer cair na mesma armadilha, o método BPM é o melhor caminho para a verdadeira digitalização, em que a gestão de processos reflete o poder da tecnologia na rotina produtiva.

Quer saber mais sobre o conceito, suas vantagens e como implementar? Confira este artigo especial e descubra o passo a passo.

O que é o Business Process Management (BPM)?

Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio é uma abordagem de gestão que prioriza a iteração constante em processos produtivos, mantendo um nível de eficiência em evolução paralela aos avanços tecnológicos.

Embora seja creditada em muitos lugares como uma metodologia, o BPM é, na verdade, uma arquitetura de produtividade, com a qual a TI lidera esforços para entender necessidades e oportunidades nas tarefas diárias e adéqua o fluxo de trabalho a partir da tecnologia.

Trata-se de uma estrutura racionalizada que tira o foco do microgerenciamento de pessoas e olha para o todo: a cadeia processual que acelera e aumenta a qualidade de entregas.

Nesse sentido, podemos dizer que o BPM é um grande aliado das organizações que querem implementar com sucesso soluções digitais, que realmente transformem a rotina conforme o que o mercado exige hoje.

Vantagens da otimização de processos com BPM

O objetivo final do Business Process Management é criar um ambiente de constante aprimoramento do trabalho utilizando tecnologia, com processos transparentes, controláveis e flexíveis.

Mas o que isso traz de prático para um negócio na era digital? Veja os benefícios de adotar.

Aumento da produtividade

O gerenciamento tecnológico de processos empresariais cria um ambiente ideal para fomentar a produtividade entre os colaboradores.

Ainda, a visão objetiva da cadeia de trabalho permite que a TI insira soluções de automação e encurtamento de processos, dando mais eficiência e diminuindo a carga de esforço repetitivo dentro das equipes.

Assim, tarefas claras, comunicação constante e redução de falhas levam à verdadeira competitividade moderna.

Maior controle produtivo

Se todos os colaboradores tiverem suas posições otimizadas, o trabalho de quem gere rotinas produtivas também ganha eficiência.

Com processos mais transparentes e racionalizados, é possível fazer ajustes finos de acordo com picos de demanda e tendências emergentes. Desse modo, gestores sentem que suas decisões têm resultados reais e imediatos em suas estratégias.

Digitalização plena

É impossível alcançar a verdadeira transformação digital sem um bom controle de processos produtivos. Afinal, o foco sai da produtividade bruta de um colaborador no escritório e passa a ser medida em prazos, objetivos e resultados práticos de mercado.

A gestão digital de contratos, por exemplo, encaixa-se perfeitamente na estrutura de BPM, agilizando processos por meio eletrônico e dando eficiência às rotinas comerciais e legais do negócio.

Redução de custos

Eficiência processual sempre resulta em redução no uso de recursos, seja em tempo, dinheiro ou capital pessoal. Com esse controle, gestores modelam processos otimizados, precisando fazer menos para entregar mais.

Se você acompanha o mercado, deve ter percebido quantos negócios iniciantes conseguem bater de frente e até vencer organizações estabelecidas.

Isso é feito trocando o volume de investimento por operações enxutas e objetivas, que conectam ideação e entrega no menor caminho possível. O BPM é a base de gerenciamento para esse tipo de abordagem.

Passo a passo para implementar o BPM

Uma grande vantagem do BPM é que a própria estrutura de funcionamento serve como um passo a passo de implementação. Trata-se de um ciclo compreensivo de aprimoramento constante, consistindo nas etapas que veremos a seguir.

Mapeamento

O mapeamento é uma etapa fundamental para iniciar a implementação de BPM. É o momento em que a TI se une a outros departamentos da empresa para detalhar os processos produtivos e administrativos, suas funções e a cadeia lógica que conecta todos eles.

Essa é uma jornada de autoconhecimento empresarial, em que o corpo gestor entende seu funcionamento e as oportunidades de otimização.

Padronização

A melhor forma de ganhar controle sobre seus processos produtivos é criando um padrão compreensível entre todos eles. Não existe eficiência sem uma visão única sobre como a empresa trabalha e seus objetivos.

Mas é importante notar que padronizar processos não é consolidá-los em apenas um modelo. Pelo contrário, é torná-los replicáveis e escaláveis conforme as necessidades produtivas.

O ideal é que todos sigam a mesma filosofia operacional e tenham continuidade entre eles para melhorar a visibilidade de cada colaborador dentro de um todo.

Execução

A etapa de execução do BPM consiste em aplicar as mudanças processuais de acordo com seu mapeamento e sua padronização. É o momento em que, de fato, a empresa aplica as melhorias necessárias para otimizar processos existentes e criar novos para uma cadeia produtiva mais inteligente.

A melhoria de processos é um método conhecido como BPI ou Business Process Improvement. Trata-se do melhor momento para implementar as ferramentas e soluções digitais que possibilitem o sucesso da nova estratégia.

Monitoramento

Não existe um ciclo de otimização empresarial sem que gestores monitorem as métricas de produtividade. Afinal, como entender como os processos trouxeram melhores resultados?

Os indicadores a serem acompanhados variam pela natureza do negócio, filosofia de trabalho e tipos de processos envolvidos. Então, defina aqueles que melhor traduzem o que significa sucesso para a organização.

Ainda, priorize as métricas objetivas sobre produtividade, aquelas que demonstram o resultado trazido pelos novos processos e como se deu essa influência.

Otimização

Com um bom mapeamento de processos e controle a partir do monitoramento de indicadores de performance, você tem o que precisa para fechar o ciclo do BPM e ter aprimoramento constante.

Agora, é a hora de comparar resultados reais com os projetados e entender qual foi o impacto das mudanças na performance de cada profissional e da empresa em geral.

A otimização reinicia o processo e aponta não apenas o que gestores conseguiram nesse ciclo, mas as oportunidades de ganhar ainda mais no futuro.

BPM e tecnologia

Para concluir nossa conversa, queremos deixar claro que não existe BPM sem investimento em tecnologia. Isso porque, ela está presente no mapeamento, na execução e no controle de processos — todas as etapas que fecham o ciclo de iteração constante e inovação.

Existem, inclusive, soluções digitais, como ERPs e sistemas de gestão, focados na implementação de Business Process Management, que podem ser integrados com serviços como Cloud Computing, comunicação e assinatura eletrônica.

Portanto, podemos dizer que BPM é uma estrutura que se encaixa naturalmente nos esforços da transformação digital. Ainda, que é uma forma de racionalizar a produtividade e encontrar as melhores oportunidades de otimização para competir no mercado atual.

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