Quem pode usar uma assinatura eletrônica?

A velocidade das relações comerciais hoje exige das empresas dinamismo na hora de negociar e firmar contratos. A eficiência de relações digitais diminui custos, acelera parcerias e aproxima negócios de seu público.

Mas quem pode usar uma assinatura eletrônica para alcançar esse nível de transformação digital? Neste artigo, queremos ajudar você a entender o que é essa tecnologia, como ela simplifica seu trabalho e em que casos pode ser utilizada. Confira.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Quando buscam pelo assunto para investir nesta tecnologia, muitos gestores se deparam com uma dúvida comum: o que difere os termos assinatura eletrônica e assinatura digital?

A confusão é ainda maior porque ambos os conceitos surgem em pesquisas feitas pelo tema. E muitos materiais não fazem questão de esclarecer o que os diferencia.

Portanto, para explicar de maneira simples de direta, podemos fazer a seguinte distinção:

• a assinatura eletrônica é um mecanismo de validação de identidade em meios virtuais. Ao utilizá-la, o sistema garante a todas as partes (inclusive ao poder público) a autenticidade de dados de quem assinou;
• já a assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica, que requer o uso de um certificado digital - incluindo aqueles emitidos pelo ICP Brasil.

Uma distinção importante a ser feita, e que também gera muitas dúvidas, é que a assinatura eletrônica não se trata de uma firma em punho que é digitalizada. Muitos gestores ainda pensam que tirar a foto de um contrato assinado é o mesmo que uma assinatura eletrônica.

A tecnologia, na verdade, utiliza um sistema robusto e seguro de validação, que garante a identidade do assinante com confiabilidade o suficiente para ter valor legal.

Em que casos empresas podem usar uma assinatura eletrônica?

Se você procura uma solução simples e eficiente para firmar documentos sem papel envolvido, a assinatura eletrônica é a melhor opção hoje no mercado. Veja em que situações ela pode agilizar e facilitar sua gestão de contratos.

Contratos de serviços

Empresas modernas dependem muito de serviços para serem competitivas em mercados dinâmicos. Soluções tecnológicas, fornecimento de insumos, mão de obra terceirizada, entre outros. Gerenciar contratos é um desafio que pode se tornar vantagem competitiva.

Ao utilizar assinatura eletrônica, você simplifica esse controle, podendo negociar e manter serviços eficientes sem gastar tempo e recursos desnecessários. É menos papel, menos deslocamento e menos trânsito físico de documentos sensíveis.

Contratos de locação

Um serviço fundamental para empresas com sede física é o de locação de espaços. A gestão física desse tipo de contrato pode levar a problemas como atrasos de pagamento e descumprimento de cláusulas. A assinatura eletrônica permite um contato mais próximo com seu locador.

Parcerias comerciais

As parcerias comerciais hoje são fundamentais para o sucesso no mercado. É com elas que um negócio inova em seus produtos, otimiza fluxos produtivos e alcança novos mercados.

Com a tecnologia digitalizada, você pode aumentar a gama de parceiros e flexibilizar essa relação de acordo com mudanças de demanda. É, inclusive, uma forma de abrir as portas para parcerias internacionais.

Todas as Pessoas Jurídicas podem usar assinatura eletrônica?

Qualquer pessoa Jurídica pode assinar diversos tipos contratos, documentos públicos usando uma plataforma de assinatura eletrônica.

Inclusive, esta é uma dúvida frequente que notamos em nossas conversas com empresários e diretores: é caro ter uma assinatura eletrônica?

Além de ser um investimento baixo, o retorno geral acaba sendo maior do que o que você gasta com ele. A assinatura eletrônica elimina a necessidade de papel, o que gera custos de material, de transporte e de armazenamento.

Portanto, é uma tecnologia especialmente vantajosa para PMEs, que buscam, na eficiência financeira, a competitividade com empresas maiores.

Para MEIs, o impacto é ainda maior. Poder assinar eletronicamente seus contratos abre as portas de mercados maiores e mais diversos, acabando com limitações que antes impediam empreendedores individuais de crescerem.

Pessoas Físicas podem usar assinatura eletrônica?

Esta é outra dúvida frequente entre as pessoas em um período de transição para a era digital. Sim, Pessoas Físicas também podem contar com assinatura eletrônica, um processo rápido, simples e barato.

O que a tecnologia traz nesse caso é praticidade para a rotina. Assim como empresas, indivíduos podem assinar contratos e lidar com documentos legais sem precisar sair de casa, no computador ou celular.

A tendência para o futuro é de uma realidade em que cada cidadão tenha a sua forma de validação digital, com a firma em punho se tornando coisa do passado. É um cenário que ainda pode demorar um pouco para chegar a todos, mas que você já pode ter hoje mesmo.

Qual é a grande vantagem em optar por assinatura eletrônica?

Seja empresa, seja Pessoa Física, investir em assinatura eletrônica é investir em comodidade, praticidade e segurança. Eliminando os contratos e documentos em papel, você economiza no material, não precisa se deslocar presencialmente e não arrisca perder registros importantes ou ser vítima de falsidade ideológica.

Principalmente para quem gere um negócio, a tecnologia permite que você customize seu processo para clientes e integre o fluxo de firma virtual em centenas de aplicações comuns na rotina empresarial.

Resumindo, o objetivo é simplificar processos com segurança. Dentro desse mote, a pergunta não é mais quem pode usar uma assinatura eletrônica, mas como qualquer pessoa, Física ou Jurídica, se beneficia de suas vantagens.

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