United Airlines otimiza fluxos de trabalho de RH integrados com DocuSign eSignature para ServiceNow

A história da United começa cerca de um século atrás com o primeiro voo comercial de correio aéreo nos EUA. Desde então ela cresceu para se tornar uma das maiores companhias aéreas do mundo, operando mais de 4.500 voos todos os dias. Durante a longa história da companhia, algo sempre permaneceu igual: as pessoas estão no coração do seu sucesso.

Mais de 87 mil pessoas trabalham para a United. Espera-se que mais algumas milhares delas entrem para a empresa em um futuro próximo. À medida que as viagens começam a retomar o volume pré-pandemia, fazer a integração de novos funcionários tão rápida e facilmente quanto possível se tornou uma grande prioridade. Mas a papelada manual permaneceu sendo um obstáculo para o RH, especialmente nas verificações de antecedentes de funcionários.

“Precisávamos de processos intuitivos, juridicamente imutáveis e confiáveis”, disse Stefan Josephson, Gerente Sênior de Desenvolvimento de Aplicações de TI. O DocuSign eSignature preencheu todos esses requisitos ao criar uma experiência de funcionário integrada.

Conectando ferramentas digitais para integrar novos contratados mais rápido

“Ambientar as pessoas desde o primeiro dia sempre foi um desafio,” disse Josephson. Regulamentos do governo dos EUA requerem várias autorizações para determinados funcionários aeroportuários antes que as credenciais possam ser expedidas. Isso inclui verificações criminais com impressão digital que os funcionários precisam assinar. Historicamente, os formulários de autorização eram preenchidos a papel e caneta e circulavam fisicamente pelo aeroporto. Se algo estava faltando ou ilegível, então começava tudo do zero de novo.

“Nosso desafio era encontrar uma forma mais eficiente de fazer com que esses formulários fossem devidamente assinados, devolvidos à equipe para processamento, e seguramente armazenados para fins de auditoria”, disse Josephson. O DocuSign eSignature auxiliou tranquilamente nesses três pontos enquanto integrado com a plataforma de RH que utilizam: a ServiceNow.

Com a inovadora integração do DocuSign com ServiceNow, a equipe da United conseguiu lançar uma solução atualizada imediatamente. Agora, todos se beneficiam de um processo mais rápido e transparente que está centralizado no portal do funcionário no Hub de Ajuda da United.

Por exemplo:

1. Os funcionários podem solicitar um histórico de verificação de antecedentes criminais (CHRC) no Help Hub, onde são fornecidas informações e instruções detalhadas.
2. Então, um formulário CHRC eletrônico é gerado no DocuSign, e pré-preenchido com os dados do funcionário armazenados no ServiceNow, poupando tempo e reduzindo erros.
3. Depois que for assinado eletronicamente, o formulário completo é devolvido ao ServiceNow para revisão e armazenamento.

Unindo métricas fundamentais em uma visão única

Antes de digitalizar o processo com o ServiceNow e o eSignature, as verificações de antecedentes podiam levar semanas. Hoje, a maioria dos CHRCs novos são processados em 15 dias. As renovações são processadas no mesmo dia e requerem significativamente menos esforço do que antes quando eram tratadas como novos envios.

“Como estávamos lidando com pilhas de papéis, não tínhamos uma boa forma de rastrear essas coisas antes”, disse Josephson. “Um dos benefícios que ganhamos ao fazer isso com DocuSign e ServiceNow é saber onde as coisas estão a qualquer momento no processo .”

Por meio de tudo isso, o RH tem visibilidade em tempo real de valiosos dados operacionais no ServiceNow, incluindo o tempo médio de processamento e o número de envios na fila ou incompletos por divisão ou local.

A integração também ajudará a United a evitar um pesadelo de auditoria. Os documentos DocuSign concluídos vão diretamente para o módulo Employee Document Management no ServiceNow, onde as políticas de segurança e retenção são automaticamente aplicadas. “Em vez de precisar encontrar folhas de papel que correspondam a cada funcionário sendo auditado, podemos apenas fazer uma busca rápida e imprimir documentos sob demanda”, comenta Josephson.

Daqui para frente com DocuSign

Otimizar o processo de CHRC foi só o começo, disse Josephson. A United também está aproveitando da integração para um de seus processos de desligamento: pesquisas e formulários de despensa para determinados funcionários terceirizados. Neste caso, o processo é iniciado pela equipe de RH como um caso ServiceNow, que automaticamente aciona uma tarefa DocuSign para contratados segmentados no portal do Help Hub.

“Conseguimos pegar o que criamos antes e modificar isso para este novo caso de uso em cerca de duas semanas”, disse Josephson. Mais oportunidades estão no horizonte, incluindo digitalizar cartas de oferta, solicitações de viagem, formulários de saída e várias outras tarefas de integração. “Minha equipe está sempre procurando formas de modernizar processos.”