Pecege acelera e otimiza a apresentação de bancas do MBA ESALQ-USP

O Pecege é uma associação sem fins lucrativos que tem como propósito compartilhar conhecimento de qualidade para melhorar a realidade das pessoas. Uma instituição que atua no segmento da educação e também desenvolve ferramentas de tecnologia que proporcionam crescimento de indivíduos e organizações em ambientes digitais.

Com mais de 1200 profissionais associados e especializados nas áreas de educação, comunicação, tecnologia, negócios, economia e gestão, o Pecege traz ao mercado cursos livres com certificação própria que permitem a imersão imediata em temas relacionados à gestão de negócios, agronegócio, economia, marketing, finanças e mais. 

O principal desafio

Até 2019, o núcleo de MBA e Pós-graduação da ESALQ-USP - cujo Pecege apoia como parceiro, desenvolvendo soluções e tecnologias - organizava as apresentações de tese de maneira presencial. Cada apresentação levava em média uma hora e contava com uma parte burocrática: formalizar um documento entre aluno e professor sobre a participação na defesa de tese.   

Eram cerca de 3 mil apresentações por semestre, o que demandava muito do time da secretaria da instituição, pois era preciso intermediar as documentações necessárias (e assinadas à mão) entre alunos e avaliadores, e devido ao enorme volume de defesas, era frequente o encaminhamento de laudas com assinaturas pendentes. 

"Imagine que às vezes os professores participavam de até 100 bancas durante o período de apresentações, e o time da secretaria tinha que se certificar de que todos os documentos foram assinados. Dava bastante trabalho", diz Paulo Oliveira, responsável de TI do Pecege. O problema se agravava quando se notava tarde demais que algum orientador ou docente de outro estado, que havia vindo especialmente para a validação da banca, havia deixado de assinar alguma via e retornado a sua cidade de origem. 

O sistema Linka e a implementação do Docusign

Durante a pandemia as sessões presenciais foram canceladas e foi adotado o formato virtual para as bancas. Para isso, o Pecege desenvolveu o sistema Linka – uma plataforma virtual de apresentação de conteúdos - que permitiu que alunos e docentes interagissem sem a necessidade de suas presenças físicas em um mesmo local. Porém as sessões virtuais demandavam também uma ferramenta escalável, que garantisse assinaturas eletrônicas com validade legal. 

Para isso, a equipe de TI do Pecege avaliou diferentes fornecedores de assinatura eletrônica, e enfim optaram por Docusign. Um dos principais motivos para a escolha, inclusive, foi a capacidade de integração via API com o Linka. Além disso, a SDK (kit para facilitar o trabalho de desenvolvedores de software) da Docusign tornou a integração dos sistemas uma tarefa fácil e intuitiva.  

Quando o Linka começou a ser usado para apresentações de monografias e TCCs do MBA da USP, portanto, o Docusign já 100% estava integrado, permitindo que avaliadores e alunos pudessem dar continuidade a todo o processo online, e ainda assinar o termo de participação de defesa sem sair da plataforma. "O time de secretaria está muito satisfeito, acabou com o problema de se certificar das assinaturas ou guardar um monte de papel. Os professores também enxergaram muito mais facilidade", comenta Paulo.  

A migração para o digital otimizou o fluxo de defesas na instituição em diversos aspectos. Foi observada uma redução de 17% no tempo de apresentação da tese desde a implementação da assinatura eletrônica, provavelmente devido à redução na burocracia. Além disso, devido ao ganho de escalabilidade com o online, houve um aumento na quantidade de defesas por semestres, subindo de 3 mil para 10 mil.

Vale também ressaltar os ganhos de sustentabilidade ao evitar o uso de papel para os documentos. Desde a implantação do Docusign, o Pecege economizou cerca de 63.7 mil folhas de papel, o que equivale a cerca de 25.8 mil litros de água poupados, além de 2.6 toneladas de gás carbônico e 171 quilos de resíduos sólidos que deixaram de ser emitidos.