AstraZeneca agiliza a oferta de tratamentos que salvam vidas com o DocuSign eSignature

Uma das três prioridades estratégicas da AstraZeneca é "acelerar a inovação em ciência". Para a empresa biofarmacêutica de 26 bilhões de dólares e seus 57 mil funcionários, isso significa desenvolver medicamentos prescritos que têm potencial para mudar a vida das pessoas com mais agilidade. Segundo Dave Smoley, CIO (Chief Information Officer) da AstraZeneca, introduzir um produto no mercado com mais rapidez não representa apenas aumentar as receitas em dezenas de milhões de dólares, mas também agilizar a oferta dos tratamentos essenciais de que os pacientes precisam. Um componente fundamental para acelerar a inovação, de acordo com a AstraZeneca, é usar a tecnologia digital para "viabilizar novos insights, processos mais ágeis e uma melhor experiência para os pacientes".

Por isso, em 2014, a AstraZeneca embarcou em uma iniciativa de transformação e identificou processos obsoletos em seu negócio que precisavam de uma renovação digital. No entanto, para conseguir apoio e adoção em toda a organização, a AstraZeneca decidiu começar devagar, usando o DocuSign eSignature para digitalizar um único processo determinante de compras: obter assinaturas em formulários de pedidos para fornecedores. O sucesso desse primeiro caso de uso levou à criação de um Centro de Excelência DocuSign que impulsionou a ampla expansão global do DocuSign eSignature dentro da AstraZeneca, aos departamentos de RH e de compras e vendas.

Desenvolvendo uma abordagem mais atual para lidar com contratos

Mas antes de seguir adiante com o DocuSign, a AstraZeneca precisava avaliar não apenas como a assinatura eletrônica poderia aprimorar seu fluxo de trabalho e gerar ROI, mas também se a solução cumpriria as rigorosas exigências regulatórias do setor da saúde. Para isso, a AstraZeneca contou com a ajuda do programa Customer Success Architect (CSA) da DocuSign, e com os serviços de validação para a Seção 11, uma exigência regulatória do FDA, prestados pela UDSM Life, um parceiro da DocuSign.

Após confirmar que a DocuSign cumpria seu conjunto de exigências em relação à segurança, privacidade e conformidade, o CSA da AstraZeneca ajudou a definir uma série de casos de uso que apresentariam os melhores resultados, começando pela digitalização dos formulários de fornecedores para seu departamento de compras.

A empresa logo começou a ver resultados. Ao digitalizar os contratos com fornecedores e recorrer a assinaturas eletrônicas em vez de documentos assinados fisicamente, a AstraZeneca reduziu de forma significativa a quantidade de tempo necessária para concluir seus contratos. Com a assinatura eletrônica, 85% de seus contratos são assinados em menos de um dia atualmente, um processo que costumava levar dias ou semanas.

"Somos muito voltados para a agilidade e a assinatura eletrônica da DocuSign é um produto que nos proporciona agilidade", disse Smoley. 

Além disso, como os contratos foram assinados mais rapidamente e de uma forma mais simples, a experiência do cliente melhorou. A empresa assistiu a um aumento de 16% nas pontuações de satisfação dos clientes. "A AstraZeneca simplificou as operações clínicas, diminuiu os custos de desenvolvimento e reduziu o risco em segurança e conformidade para levar os tratamentos ao mercado mais rapidamente e com mais eficiência", comenta Smoley.

Ampliando o uso da assinatura eletrônica e garantindo um sucesso a longo prazo

Depois da bem-sucedida integração do DocuSign eSignature ao seu departamento de compras, a empresa identificou uma oportunidade para ampliar seu uso em toda a organização.

Para agilizar a adoção internamente, a AstraZeneca criou um Centro de Excelência DocuSign, uma estrutura central de governança para administrar a utilização do DocuSign, dar treinamento e acesso aos funcionários, oferecer suporte para desenvolver novos casos de uso e monitorar o ROI do projeto.

A AstraZeneca também criou dois cargos novos: um de gerente de projetos e um de gerente de serviços. O gerente de projetos fez o treinamento do DocuSign para obter a certificação CSA e se tornar um especialista em assinatura eletrônica, capaz de identificar casos de uso promissores e ajudar novos usuários em seus primeiros passos. Enquanto isso, o gerente de serviço se tornou um gerente de fluxo de trabalho certificado, responsável por treinar outras pessoas da organização em relação a DocuSign.

Como consequência de seus esforços para tornar o DocuSign eSignature acessível e útil para sua grande equipe, a AstraZeneca obteve sucesso com a implantação da assinatura eletrônica para suas equipes de RH e vendas, além de compras, e continua a ter resultados promissores. Com o robusto ecossistema de parceiros da DocuSign e APIs flexíveis, a AstraZeneca pode integrar o DocuSign eSignature aos investimentos em tecnologia existentes, permitindo que a empresa melhore a experiência das partes interessadas, internas e externas.