Vindi diminui em 75% o tempo de preparo e envio de novas propostas

Líder em negócios de pagamentos recorrentes, a Vindi é uma fintech de pagamentos online, que ajuda pequenas e médias empresas de diversos segmentos a simplificar a gestão de faturamento por meio da tecnologia SaaS. Em 2018, com um time de vendas de 12 funcionários e 200 a 300 novas contas por mês, a rotina era bastante agitada e demandava ferramentas que acompanhassem esse ritmo.

Problemas e mais problemas em um sistema sem API

Com uma demanda intensa de propostas e contratos para lidar diariamente, o time de vendas dedicava 1 hora por dia para preparar e gerenciar os documentos em duas plataformas diferentes: o CRM e a ferramenta de assinatura, que não tinham integração. Por isso, enfrentavam erros de informações e dados estratégicos, que também acarretavam no engessamento das ações de marketing, principal meio de identificação de prospects.

“Pode parecer pouco preparar uma proposta em 10 minutos. Porém, se considerarmos que a equipe precisa atender 20 oportunidades por dia, para converter 30%, é gasto muito tempo nessa etapa apenas”, comenta Alexandra Papangelacos, Head de Vendas SMB da Vindi. Por semana, a equipe ocupava cerca de 16,5 horas apenas para preparar e enviar propostas. Um tempo precioso, que poderia ser aproveitado em outras funções.

A Vindi também enfrentava riscos de segurança, tanto pela falta de certificações como porque os documentos eram enviados para o cliente por um aplicativo de mensagens. Além disso, também existia uma dificuldade por parte dos gestores em acompanhar o andamento das negociações, já que não existia um sistema unificado com as informações, acarretando em problema interno de comunicação e, por consequência, no atendimento não assertivo.

O fator decisivo para mudança de tecnologia foi a Black Friday de 2018, época em que o volume de vendas é mais alto. Em apenas um dia são fechados até 200 contratos. A plataforma de propostas não sustentou o volume de pedidos e ficou indisponível, comprometendo as metas projetadas pela equipe de vendas. Foi então que a fintech decidiu substituir os dois sistemas que não se integravam.

Tudo dentro da Salesforce

Em 2019 a Vindi migrou para o CRM da Salesforce para resolver o problema do fluxo de vendas. No princípio, usavam uma ferramenta de assinatura que não se integrava com a nova plataforma. Porém, depois de problemas com a perda de contratos, decidiu encontrar uma ferramenta de assinaturas que solucionasse suas dores no processo de assinatura dos contratos.

“Procurávamos por algo que resolvesse tanto a questão de volume e segurança, quanto a eficiência do ponto de vista do vendedor. Além disso, precisava ser algo fácil de implementar, que não demandasse tanto tempo da minha equipe interna”, diz Alexandra.

Para definir qual seria a ferramenta ideal ao trabalhar com o novo CRM, a fintech procurava por automação de marketing, um melhor fluxo para acompanhamento de dados, funcionalidades escaláveis para o negócio, assertividade no acompanhamento do lead no funil inteiro, e legalidade dentro dos padrões jurídicos e obrigatórios. Então, optou pela assinatura eletrônica da DocuSign, que tem integração nativa com o CRM da Salesforce e exigia um investimento factível em relação as outras opções, que já eram utilizadas, mas não atendiam a demanda.

“O processo foi excelente. Em dois dias a ferramenta da DocuSign já estava rodando. Não foram necessários grandes esforços para o treinamento, na mesma plataforma da Salesforce já foi adicionada a parte de documentos”, compartilha a Head de Vendas. Com a segurança dos acordos em dia, os clientes aderiram logo a nova ferramenta, que já atende outras áreas da empresa, como o Comercial, RH e Jurídico.

Os benefícios de um fluxo de documentos sem barreiras

Com um processo integrado, que prepara e envia documentos em poucos cliques, agora os vendedores conseguem preparar e enviar novas propostas em segundos. O que demandava cerca de 16 horas por semana, agora chega a no máximo 4 horas. Com a redução de 75% do tempo com atividades repetitivas, o time consegue negociar mais e, com isso, houve um aumento de 10% na conversão de vendas.

Outro grande avanço foi que a assinatura eletrônica da DosuSign permite um controle maior, aumentando a visibilidade de todo o processo: em qual etapa está o documento, se faltam assinaturas, entre outros detalhes.  

Hoje, 100% dos documentos da Vindi são digitais, inclusive, contratos e demissões no RH e outros documentos que o Jurídico necessita. Mas o grande impacto é para o setor de vendas. “Minha equipe não precisa mais sair do Salesforce para preparar e enviar uma proposta. Com alguns cliques, as informações da plataforma são automaticamente passadas para o documento e com um único clique é enviado para o assinante. Hoje, o vendedor consegue trabalhar com mais oportunidades porque ganhou mais tempo e diminuiu o trabalho manual. Isso nos rendeu um aumento de conversão em 10%, o que é um nível expressivo no mercado SMB”, finaliza Alexandra.