Se adaptar às mudanças é característica fundamental das empresas que querem sobreviver nos próximos anos. Elas não irão parar de ocorrer e pode demorar algumas décadas até que seja atingida alguma estabilidade nesse sentido. Eliminar o uso desnecessário do papel é medida importante para abrir as portas da transformação digital. A assinatura eletrônica ajuda nesse processo, tornando as transações muito mais seguras e ágeis.

A primeira vantagem que a assinatura eletrônica oferece e que pode ser percebida mais facilmente é a redução de tempo para fechar negócios. Em vez de esperar dias, semanas ou até meses para ver um documento assinado e ter retorno, com a assinatura eletrônica é possível que este tempo seja cortado para horas ou, até mesmo, minutos. Com isso, é possível ver a receita entrando mais rapidamente na empresa. Sejam documentos pessoais ou de uma empresa, as distâncias se encurtam para que todas as partes envolvidas possam se beneficiar, melhorando a experiência do cliente.

Com validade legal e aceita mundialmente, a assinatura eletrônica é uma importante ferramenta que esta cada vez mais presente nas transações de micros, pequenas, médias e grandes empresas. Ao utilizar a assinatura eletrônica da DocuSign, por exemplo, além da certificação brasileira garantida pelo ICP, também há a garantia de conformidade com a Lei ESIGN dos EUA e da Diretiva 1999/93 EC da UE em uma Estrutura de Comunidade para Assinaturas Eletrônicas, incluindo a Lei de Comunicação Eletrônica do Reino Unido.

Outro grande fator é a possibilidade de monitoramento total das atividades que envolvem qualquer documento. A partir do momento em que um arquivo é colocado na plataforma, tudo sobre ele fica registrado. Quem abriu, em que lugar, em qual data e hora, por qual dispositivo etc. Todas essas informações ficam registradas e podem ser facilmente acessadas para consultas jurídicas, certificando a integridade de todas as etapas.

Os custos também diminuem com a adoção da assinatura eletrônica no dia a dia. Se antes era necessário usar muitas folhas de papel, tinta para impressora, fax, fotocópias e envio de documentos, tudo pode ser eliminado com processos muito mais simples. Nessas contas também entram pastas, envelopes, armários e espaço – cada vez maior conforme a empresa vai crescendo – para armazenar todos os papéis. Adiciona-se ainda cuidados especiais para evitar problemas como incêndios e o valor do papel aumenta muito mais. No entanto, com a adoção da assinatura eletrônica e, consequentemente, digitalização de todas essas informações, a segurança e autenticidade são garantidas.

Além disso, todos os documentos podem ser criados digitalmente e assinados eletronicamente sem passar pelo processo de impressão e com valor legal. Com essa medida, é possível atingir 100% compliance e garantir que não haverá perda de dados importantes. Para acessá-los, apenas alguns cliques são necessários e todas as informações estarão à mão.

As inúmeras vantagens da assinatura eletrônica envolvem redução dos custos, melhoria na experiência do cliente, mais eficiência, aceleração e aumento da receita, monitoramento total das etapas, segurança, integridade, autenticidade, agilidade, validade legal e a possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar do mundo, através de smartphones, tablets ou computadores. Para fins pessoais ou negócios, com apenas alguns cliques, qualquer um pode desfrutar dos benefícios.

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