O caminho para a produtividade das equipes jurídicas

Em todas as organizações, a função do CLO está se ampliando. Eles têm cada vez mais autonomia para tomar decisões estratégicas em nome de suas empresas. Graças à sua posição interdepartamental privilegiada, os líderes jurídicos têm uma oportunidade incrível de gerar impacto, e os conselhos executivos estão abraçando esse potencial. Ao mesmo tempo, essa mudança torna o gerenciamento e a produtividade de equipes algo ainda mais importante para os CLOs. 

Para entender esse momento, conversamos com os diretores jurídicos de três empresas – desde startups em expansão até empresas globais – que compartilharam insights sobre formas de pensar a produtividade. Durante nossas conversas, descobrimos algumas medidas que são essenciais para o sucesso. 

Automatize tarefas repetitivas para maximizar a eficiência 

Em nosso mundo acelerado, a eficiência é um componente crítico da produtividade. Os CLOs atuais estão compreensivelmente ansiosos por otimizar suas operações. Ao automatizar e operacionalizar certas atividades manuais repetitivas de suas equipes, os CLOs permitem que seu pessoal se concentre em atividades de maior valor agregado.

Douglas Fischer, diretor jurídico da Advanced Vapor Devices, costuma refletir sobre as mudanças que ele pode realizar hoje para liberar seu tempo no futuro. Como único membro da equipe jurídica de uma startup global em rápido crescimento, Fischer sabe que os processos que ele implementa hoje impactarão a capacidade de crescimento da empresa.

"Eu faço uma quantidade considerável de trabalho manual porque ainda é viável, mas à medida que continuarmos a ganhar escala, essa será uma questão fundamental para mim", disse Fischer. "Como trabalhar de maneira mais eficiente e liberar mais tempo para as atividades de maior valor?"

Mesmo em empresas globais consolidadas, como a Ingredion, a eficiência continua sendo essencial para o foco contínuo em crescimento, bem como em fusões e aquisições. Tanya Jaeger de Foras, CLO da Ingredion, avalia constantemente a carga de trabalho de sua equipe jurídica de 56 pessoas e busca maneiras de automatizar tarefas administrativas necessárias, porém repetitivas, para que seus subordinados possam se concentrar em atividades estratégicas.

"Temos que mitigar o burnout", disse Jaeger de Foras. "A pressão para fazer mais com menos não é inspiradora para as pessoas, e isso não será tolerado por essa próxima geração de funcionários. Precisamos ser mais eficientes e produtivos quando se trata de desenvolver nosso pessoal."

Na DocuSign, onde Jim Shaughnessy supervisiona uma equipe jurídica de 70 pessoas, além de terceirizados, a produtividade é considerada em função do sucesso de toda a equipe. Mentoria, gerenciamento e liderança são componentes importantes, mas eficiência também significa estar atento ao orçamento. A exemplo de seus pares executivos de uma organização, diretores jurídicos e CLOs devem controlar custos.

"Não tenho conhecimento de um departamento jurídico que seja imune a preocupações orçamentárias em geral", disse Shaughnessy. "Em um período de alto crescimento, isso significa gerenciar um orçamento cada vez maior e a forma de alocar recursos."

As equipes jurídicas que pretendem promover maiores margens de lucro para suas organizações e otimizar suas operações podem se beneficiar da digitalização de diversas partes dos processos envolvendo contratos. A automação pode ajudar a fechar acordos mais rápido por meio do uso mais eficiente e acessível de modelos, acelerando o tempo de geração de receita, enquanto as análises de contratos podem explorar os acordos existentes para encontrar oportunidades de economizar custos, como ao sinalizar renovações automáticas e consolidar gastos redundantes de fornecedores. Usar tecnologia para agilizar essas tarefas não apenas maximiza orçamentos, mas também permite que as mentes da área jurídica se concentrem em suas atividades estratégicas e aumentem sua eficiência.  

Gerencie riscos proativamente com inteligência artificial 

Obviamente, uma responsabilidade crucial de qualquer equipe jurídica é minimizar riscos e gerenciá-los de maneira eficaz. Prever riscos pode ser um desafio e levar muito tempo, mas fica mais fácil quando as informações são assimiladas e analisadas com o suporte da inteligência artificial. Por exemplo, a IA pode agilizar significativamente as análises e pesquisas de contratos, como quando as equipes precisam encontrar cláusulas definidas de maneira específica. Também pode ajudar as equipes jurídicas a reconhecer padrões mais facilmente e revelar insights sobre questões críticas que precisam ser decididas entre as partes.

"Fundamentar essas decisões em dados realmente permite que uma empresa tenha mais sucesso", disse Shaughnessy. "Isso pode evitar atrasos em negociações ou decorrentes de um foco em questões erradas, ou de coisas cujo progresso está sendo impedido por pequenos casos atípicos."

Fischer acredita que os riscos também aumentaram na era do trabalho remoto e híbrido devido a ambientes e tecnologias dispersos. "Temos pessoas espalhadas por toda parte", disse ele. "Precisamos gerenciar partindo de uma perspectiva de segurança. Há novas dinâmicas de risco nesse ambiente."

A conformidade representa mais um obstáculo para Jaeger de Foras e Fischer. "Uma parte muito significativa do meu tempo é dedicada a assuntos regulatórios", afirmou Fischer. "Este cenário está evoluindo em tempo real, com novas leis e padrões a serem seguidos constantemente."

"No caso de empresas globais, há o desafio de acompanhar um ambiente regulatório em constante mudança", acrescenta Jaeger de Foras. A automação, a inteligência artificial e as integrações estão desempenhando uma função importante em ajudar as empresas a acompanhar essas mudanças e minimizar os riscos associados.

Gerenciamento de ciclo de vida de contratos dá autonomia a equipes multifuncionais

Nesta nova era, os CLOs estão reconhecendo que as operações do ciclo de vida de contratos exercem um enorme impacto. Sem uma abordagem otimizada para gerenciar um elevado volume de contratos, os CLOs são afastados de suas principais responsabilidades e tarefas estratégicas, comprometendo a produtividade. Por meio da digitalização, da padronização e da automação de contratos, eles abrem caminho para uma maior eficiência e uma melhor colaboração.

Na Advanced Vapor Devices, Fischer entende que o gerenciamento efetivo de contratos está intrinsicamente atrelado ao gerenciamento de equipes interdepartamentais. "Pode haver uma tendência entre os departamentos comerciais de transferir os contratos para o lado jurídico, mas o gerenciamento de contratos é um esporte em equipe", explicou ele. "Os contratos envolvem todos nós, especialmente quando membros da equipe são especialistas do projeto em áreas específicas."

Ao expor uma expectativa de colaboração antecipadamente, Fischer está criando uma base sólida para um crescimento acelerado. No caso de uma recomendação de envio, operações pode contribuir. No caso de um contrato comercial, vendas pode apresentar o contexto necessário.

Ao gerenciar relacionamentos entre departamentos, envolvendo as principais partes interessadas no início do processo e dando a elas responsabilidade sobre suas áreas de conhecimento, os líderes jurídicos estão preparando suas equipes para o sucesso. "Se for exclusivamente o jurídico [que estiver envolvido], você terá um resultado abaixo do ideal, já que a pessoa do jurídico não saberá a que o contrato se refere", disse Fischer. "As ferramentas são tão boas quanto um processo e a adesão à responsabilidade. A melhor ferramenta não tem importância caso as pessoas não aderirem à sua função no processo." 

Desbloqueie uma maior produtividade e mais facilidade 

Conforme as responsabilidades de CLOs e equipes jurídicas evoluem, encontrar maneiras de reduzir o peso das rotinas diárias é essencial. Tecnologias que automatizam processos e aproveitam o poder da IA, combinadas com o elemento humano de uma liderança ponderada, ajudam a reduzir riscos e estimulam a produtividade em toda a organização. Longe de estarem isolados em silos, os CLOs atuais podem ser líderes de crescimento.

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