Conheça os 3 erros que mais atrasam o seu negócio

O primeiro passo para crescer é entender quais são os pontos e processos que acabam interrompendo ou atrasando o fluxo de trabalho. Como documentos e contratos são o sangue que corre pelas veias das empresas, vamos focar em quais são os 3 erros que mais atrasam o seu negócio.

De acordo com 1.000 líderes globais, que foram ouvidos para a realização de uma pesquisa da Forrester Consulting, os maiores erros cometidos em um processo de acordo que intensificam a ineficiência do negócio são:

1) Adicionar informações manualmente;

2) Copiar e modificar um acordo já existente; ou

3) Criar documentos do zero todas as vezes. Essas atividades, além de atrasarem o fluxo de trabalho, também são mais propensos a erro, como o de digitação, por exemplo.

O primeiro passo para qualquer redução de atraso - e erros - em um processo de finalização de contrato é implementar a assinatura eletrônica. Porém, mesmo se essa parte já for digital, vemos que existem outras etapas que ainda podem deixar o processo mais lento. Isso mostra mais uma vez como a transformação digital precisa ser completa para trazer resultados que englobem 100% do negócio.

Pode-se perceber que pequenas tarefas do dia a dia, em um fluxo de trabalho, acabam afetando inclusive a experiência do cliente, que hoje quer tudo de forma rápida e digital. Essa é uma das maiores preocupações demonstradas pelos executivos que participaram da pesquisa da Forrester Consulting:  79% deles acreditam que melhorar a experiência do cliente é prioridade na empresa, entre outros pontos como fortalecer a segurança e conformidade (79%) e aumentar a agilidade da empresa (71%).

Falha no processo

Para conquistar todos esses objetivos, é necessário se atentar aos 3 erros que mais atrasam o seu negócio e focar na resolução deles de uma vez por toda. De fato, cada vez mais ferramentas digitais estão sendo implementadas nas empresas, mas o maior problema continua sendo que elas não estão necessariamente conectadas.

Um exemplo bastante comum com documentos é a empresa oferecer a assinatura eletrônica, mas gerar o documento de forma unitária, sem integrações e com uso de um ser humano realizando todas as etapas de workflow de aprovação ou até mesmo armazenar de maneira manual, sem automatização de processo. Isso acaba atrasando as outras etapas do processo e, além de gerar lentidão, também traz mais espaço para erros, como de digitação ou até de perda de documentos.

Tempo precioso na hora de inserir os dados

Vamos fazer um cálculo rápido. Hipoteticamente, se cada espaço de um formulário para fazer um contrato precisar de 20 segundos para ser preenchido e esse documento tiver 15 espaços para completar, ao todo serão gastos 5 minutos para cada um. Em uma empresa que lida com 30 contratos ao dia, serão perdidas 2h30.

Com essa conta rápida, podemos avaliar que é gasto um tempo precioso preenchendo formulários, que poderia ser gasto com algo muito mais importante, como atendimento ao cliente, negociações e vendas. 48% dos líderes que participaram da pesquisa da Forrester Consulting dizem que sofrem com atrasos devido a um processo demorado da preparação de contratos. Ainda mais quando ocorrem erros, 61% também relataram terem retrabalho devido à erros na transferência manual de dados, como informações do cliente ou produto nos acordos.

Tudo o que você precisa é de uma ferramenta que se integre a assinatura eletrônica e complete automaticamente os dados corretamente, com importação de dados de uma plataforma que você já utilize, com possibilidade de salvar as versões e de ter campos variáveis. Ou seja, bastaria digitar o nome do cliente que todas as informações passariam para o documento em seus respectivos lugares. Isso é muito fácil, já que as empresas, na maioria das vezes, têm contratos padrão.

Alterações apesar de pequenas, demoram

Mesmo com contratos padrão, às vezes, é necessário fazer pequenas mudanças para personalizar o serviço para um cliente. O problema é a demora para fazer pequenas alterações. Apenas para procurar já é gasto um tempo grande, além de entender e aprovar cada nova inserção.

59% dos participantes da pesquisa afirmaram que existe uma falta de um sistema fácil para pesquisar o texto completo de todos os contratos com eficiência. A melhor solução seria que essas alterações que são muitas vezes reincidentes já estivessem em um banco de dados e as pessoas pudessem buscar por alterações semelhantes. Isso deixaria o processo mais fácil e rápido.

Criar do zero é um grande problema de desperdício de tempo

O terceiro problema - e não menos importante - que abordamos nesse texto é a criação de acordos do zero. Assim como falamos anteriormente, as empresas, geralmente, têm contratos padrão para facilitar e agilizar a finalização. Esse processo quando é manual acaba com mais propensão a erros.

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