Dez dicas para uma implementação ágil do software de gerenciamento de contratos
Se sua empresa passou anos tentando agilizar seu processo de elaboração de contratos, é fácil ficar animado ao ouvir sobre a facilidade de implementação ou a capacidade de obter ROI rapidamente por meio de uma ferramenta de gerenciamento de ciclo de vida de contrato (CLM). Mas depois que sua organização selecionou uma ferramenta de CLM, como você transforma essas promessas em realidade durante a implementação?
É totalmente possível para sua organização implementar um CLM de forma eficiente, eficaz e com sucesso comprovado de implementação. Aqui estão dez dicas para uma implementação ágil do gerenciamento de ciclo de vida de contratos:
Dicas a seguir antes de lançar um projeto de CLM
- Documente seu processo atual. Seja na parte de trás de um guardanapo ou em um diagrama de raia codificado por cores, começar com uma visualização do seu processo de contrato atual ajuda sua equipe a entender o ponto de partida para desenvolver um processo dentro do CLM. Mesmo que todo esse processo acabe sendo descartado, começar do mesmo ponto ajuda sua equipe a se alinhar.
- Conheça as partes interessadas. Se o seu processo é "o quê", os participantes do processo de contrato são o importantíssimo "quem" (jurídico, por exemplo). Se você espera projetar um processo melhor em seu sistema de CLM, será necessário não apenas a opinião deles, mas também sua adesão.
- Designe um ponto de contato único executivo (SPOC) para decisões de construção. O que acontece quando há um desacordo sobre o caminho a seguir entre a equipe jurídica e a de vendas? Para agilizar o processo, você precisará de alguém para resolver impasses para evitar atrasos. Delegue um líder envolvido para dar o voto final caso essas situações ocorram.
Dicas a seguir antes de iniciar a criação do CLM
- Concentre-se nas etapas principais antes de se aprofundar nos detalhes. Se sua equipe trabalha em um processo manual há anos (ou décadas), ver os recursos avançados das soluções da CLM pode ser revelador. Mas um bom processo é mais importante do que qualquer sino ou apito que um sistema ofereça. Alinhe as etapas principais do processo antes de se aprofundar nas funcionalidades diferenciadas.
- Engaje seus especialistas (SMEs). Durante os workshops de projeto, é extremamente importante que a equipe principal do projeto permaneça envolvida. A equipe principal deve priorizar o envolvimento interno de especialistas interdisciplinares para garantir que o projeto do processo não apenas seja simplificado, mas também inclua todos os participantes necessários. Um ponto positivo desse engajamento é que esses especialistas estarão mais capacitados para se tornar futuros usuários avançados e divulgadores do sistema em seu departamento ou função exclusiva.
- Formalize seu processo de assinatura. Depois de concluir seu projeto, embrulhe-o para presente com uma assinatura formalizada. Este ato pode parecer simbólico, mas é uma forma de garantir que sua equipe esteja totalmente engajada e adepta. Um escopo de trabalho claramente definido que é acordado entre sua equipe, o fornecedor e o parceiro de implementação é fundamental para evitar um "redesenho" precoce no meio da construção, ou pior, depois que a construção foi totalmente concluída.
Dicas para seguir durante a implementação do CLM
- Treine: estilo sala de aula. Se sua solução de CLM formalizou ofertas de treinamento, o melhor momento para fazer esses cursos é durante a construção. Dessa forma, conforme sua equipe conclui os componentes técnicos da construção, você terá o treinamento em mente e estará bem preparado para os testes e a implementação subsequentes.
- Treine: aprendizado prático. Independentemente de sua equipe utilizar um consultor de implementação de solução, o aprendizado prático durante a construção é uma boa pedida. Reserve um tempo durante a parte técnica da construção para facilitar a transferência de conhecimento. Dessa forma, você será capaz de alinhar seu conhecimento dos conceitos do sistema ao exemplo do mundo real que sua organização usará nos próximos anos.
Dicas para o teste de aceitação do usuário
- Tente dividir tudo. Se você seguiu as dicas até agora, terá um bom entendimento de seu processo, sua equipe, a ferramenta de CLM e sua configuração de CLM específica. É aqui que tudo toma forma: reúna uma equipe interdisciplinar para testar todas as funcionalidades do seu sistema configurado. Se a sua equipe quiser fazer o UAT certo, não teste apenas o caminho padrão: teste as nuances, as exceções e os eventos pontuais. Os melhores sistemas de CLM foram fortalecidos por um UAT robusto com participantes engajados.
Dicas para a implementação do CLM
- Defensores = Adoção. Parabéns! Sua equipe fez a implementação em tempo recorde. Agora como fazer para sua equipe começar a usar o sistema imediatamente? Se você engajou suas equipes interdisciplinares ao longo do processo, utilize-as como instrutores de departamento e defensores do sistema. O gerenciamento de mudanças é crucial para um início eficiente do CLM. Quanto mais sua equipe faz a divulgação e se mantém envolvida, maior a probabilidade de sua organização adotar a nova ferramenta de CLM.
Quanto mais você investir antecipadamente nessas práticas recomendadas e durante a implementação de CLM, mais sucesso você terá no longo prazo. As implementações de CLM mais bem-sucedidas incluem um parceiro integrador de sistema experiente e uma equipe de contas de fornecedor dedicada, incluindo gerentes de sucesso de clientes que ajudaram centenas de clientes a trabalhar nesses projetos com sucesso.
Embora essas 10 dicas possam ser utilizadas em qualquer solução de gerenciamento de contratos, a seleção da ferramenta correta aumenta a probabilidade de que você tenha um início eficiente e efetivo no gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Saiba mais sobre como o DocuSign CLM ajuda a automatizar tarefas de contratos manuais, simplificar fluxos de trabalho e reduzir erros e riscos no processo do contrato.
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