Como as MPEs administram contratos no Brasil?

A gestão de documentos em um negócio é indispensável para garantir a organização interna e, inclusive, a longevidade. Por esse motivo, caprichar na administração de contratos faz toda a diferença para o sucesso dos empreendimentos e as Micro e Pequenas Empresas (MPEs) apresentam diversos desafios na otimização desses processos.

Atualmente, as MPEs movimentam quase 30% do PIB brasileiro e geram mais da metade dos empregos no Brasil. Sendo assim, representam uma parcela importante de negócios na economia do país. Por conta disso, a administração de seus processos internos não é apenas fundamental para a continuidade das atividades, como também para o desenvolvimento econômico nacional.

Pensando nisso, a DocuSign, ao lado do Sebrae, fez uma pesquisa chamada “Gestão de Contratos 2023” para avaliar o contexto das MPEs no país. Acompanhe este artigo e confira alguns resultados interessantes!

A importância da gestão de contratos para MPEs

A maior parte das empresas, independentemente do setor em que atuam, precisam de documentos para nortear ou registrar as atividades que acontecem cotidianamente. Sendo assim, a otimização dos processos se torna uma peça-chave para a organização interna.

Uma boa administração de documentos é capaz de influenciar desde a tomada de decisão até a delegação de tarefas aos funcionários. Por essa razão, a gestão de contratos para MPEs se torna fundamental para atingir os objetivos de crescimento do negócio.

Entre as principais vantagens de otimizar a gestão de contratos em uma empresa, é possível mencionar:

• melhora da competitividade no mercado;
• redução de custos;
• simplificação da rotina organizacional;
• otimização de tempo;
• aumento da produtividade;
• alinhamento dos procedimentos internos.

O estado da gestão de contratos nas micro e pequenas empresas

Uma das maiores aliadas da otimização de gestão de contratos é a transformação digital. Com o uso de ferramentas tecnológicas, é possível aproveitar diferentes recursos e técnicas para manter os documentos em ordem, fazer um armazenamento seguro e agilizar a assinatura.

Por conta disso, a digitalização é um processo importante para as MPEs que desejam se alinhar às tendências do mercado e ter uma atuação otimizada. Por outro lado, o contexto atual não indica uma boa adaptação das Micro e Pequenas Empresas a essa realidade.

A seguir, entenda qual é o estado das MPEs no que diz respeito à digitalização da gestão de contratos!

Ausência de descentralização

Atualmente, 46% das empresas não usam um software específico, segundo o relatório da DocuSign com o Sebrae. Esse número é bastante alto, uma vez que a digitalização é um dos fatores essenciais para garantir a competitividade no mercado.

Junto a esse achado, a pesquisa mostrou que a maioria das MPEs usa recursos digitais de forma descentralizada. Logo, a maior parte das empresas brasileiras não faz uso de um software específico para a gestão de contratos. Com isso, há um maior tempo gasto na elaboração, na assinatura e no armazenamento de documentos. 

Além disso, 26% dos gestores das empresas declararam dificuldade em controlar os conteúdos dos contratos. Sendo assim, há uma queda na produtividade e na eficiência dos processos na organização.

Vale destacar também que a transferência entre diferentes plataformas pode gerar uma série de problemas e confusões. Alguns exemplos disso são atrasos no treinamento dos funcionários, perdas de arquivos e falhas na comunicação interna e/ou com os clientes.

Redução do uso de papéis

Um ponto positivo no gerenciamento de contratos das MPEs brasileiras é a redução do uso de papéis. Diminuir a circulação de documentos físicos ajuda a elevar a segurança dos processos e alinhar as atividades da rotina organizacional ao conceito de ESG.

Desse modo, com a redução do uso de papéis, as empresas têm a oportunidade de implementar etapas mais modernas no cotidiano, ao mesmo tempo em que investem em práticas mais sustentáveis. Tudo isso é um passo adiante no processo de digitalização.

Altos custos operacionais

Uma das consequências da ausência da digitalização dos contratos e dos documentos em uma empresa é o gasto desnecessário de recursos. Cerca de 15% das MPEs têm custos elevados com armazenamento, insumos e envios de papéis.

No entanto, com a centralização dos processos em um único software e a implementação da assinatura digital, boa parte dos custos operacionais seria diminuída ou cortada. Nesse caso, a partir de um investimento inicial, é possível ter uma economia considerável ao longo do tempo.

Atrasos constantes

Outro desafio apontado entre as empresas são os atrasos para fechar negócios, contratar funcionários e negociar com fornecedores. Mais de 25% das MPEs têm uma demora considerável para concluir o processo de assinatura de contratos com os clientes, enquanto 15% têm dificuldade de finalizar a contratação.

Além disso, o relatório aponta que 20% das empresas contam com problemas na renovação de contratos, o que pode ser um desafio para melhorar o CLM. Ainda, 17% dos negócios também têm altos riscos de não conformidade e problemas em auditorias. 

Todos esses dados contribuem para a interpretação de que a ausência de uma boa estratégia de administração de contratos leva a potenciais prejuízos à empresa. Não é à toa que 15% dos negócios relatam ter experiências ruins em, pelo menos, uma das partes envolvidas com a contratação.

Boas práticas de gerenciamento de contratos

Conhecer as melhores práticas de gestão de contratos faz toda a diferença para melhorar a experiência do cliente, dos colaboradores e dos fornecedores com os processos internos do negócio. Com isso, é possível desfrutar de uma série de vantagens e gerenciamento de riscos.

Para aprimorar o gerenciamento de contratos, é fundamental:

• investir em softwares integrados;
• implementar a assinatura eletrônica;
• contar com um bom planejamento de gestão de contratos;
• reduzir, ao máximo, o uso de papéis;
• definir prioridades nos contratos;
• investir no treinamento dos colaboradores.

Comece a aprimorar a gestão de contratos agora!

Ter o apoio de soluções especializadas na gestão de contratos pode ser o diferencial que o seu negócio precisa para se destacar no mercado e otimizar os processos internos. Com isso, é possível lidar com os documentos de maneira eficaz e legal, com o suporte necessário para tirar dúvidas e elevar a segurança dos processos.

Quando o assunto é administração de contratos em MPEs, a DocuSign surge com as melhores soluções. Com uma plataforma de assinatura eletrônica e gestão de ciclo de vida de contratos, é possível melhorar o controle das atividades internas e ter mais produtividade, economia e agilidade nos processos.

Quer conhecer um novo mundo de gestão de contratos? Entre em contato com a DocuSign e saiba como as soluções podem ajudar o seu negócio!