Aprenda como automatizar tarefas usando a tecnologia

Quando uma empresa sabe como automatizar tarefas, é possível obter ganhos expressivos em produtividade. Isso contribui para a companhia poder visualizar um futuro de grande transformação digital, com a conquista de novos clientes e concepção de novos produtos e serviços, por exemplo.

Dito isso, existem muitos exemplos de automação que deram certo. Um deles é o da Amazon, que usa algoritmos de aprendizado de máquina para analisar o histórico de compra dos clientes e, assim, recomendar produtos personalizados.

Outro exemplo famoso é o do Mc Donalds, que passou a usar quiosques de autoatendimento, reduzindo as falhas operacionais de atendentes humanos e melhorando a experiência dos consumidores.

Quer saber o que a automatização de tarefas pode fazer pelo seu negócio? Então, continue lendo este conteúdo completo até o final!

O que é automatização de tarefas?

Automatizar tarefas nada mais é do que executar uma atividade repetitiva em menos tempo. O conceito sempre existiu ao longo da história, logo, nem sempre esteve atrelado ao uso de um software.

Todavia, o presente e o futuro são digitais, e as empresas precisam ser ágeis e eficientes em seus processos. Somente assim é possível superar os concorrentes e promover uma comunicação e experiência de qualidade com os clientes.

Quais são as vantagens da automatização de tarefas?

Tomando por base um software, este pode ser configurado para executar várias rotinas que antes eram feitas por humanos. Na prática, é possível, entre outras coisas, criar fluxos de trabalho mediante o uso dos chamados "gatilhos" ou eventos.

Desde o envio de um grande volume de e-mail até demandas mais complexas, a automação existe para as empresas se concentrarem mais no seu core business, ligado à geração de valor de toda marca. A seguir, confira as principais vantagens da automação de tarefas!

Redução de erros

Trabalhos manuais, mesmo executados por pessoas competentes, são passíveis de erros. Palavras digitadas incorretamente são um dos principais exemplos disso, mas a automação pode permitir o preenchimento automático de diversos documentos, como formulários e notas fiscais. Assim, possíveis inconsistências e retrabalhos são eliminados, tornando as atividades mais fluidas na empresa.

Redução de custos

Com a automação de tarefas é possível economizar dinheiro para investir em áreas deficitárias do negócio. Uma das razões de isso acontecer é que a companhia passa a depender menos da contratação de novos funcionários para fazer uma tarefa específica, tendo em vista que o software já faz esse trabalho com mais rapidez e precisão.

Da mesma forma, deixa de ser necessário gastar com treinamentos da equipe na hora de lidar com rotinas manuais.

Mais velocidade de execução

Dependendo da atividade, algo que costumava levar dias ou semanas pode agora ser entregue em minutos ou horas. Essa velocidade de execução contribui para a empresa poder atender mais clientes em menos tempo, por exemplo, aumentando o potencial de faturamento e lucro do negócio.

Melhor experiência do cliente

Independentemente da demanda, o cliente espera ser atendido com agilidade e qualidade. Dito isso, a automação pode tornar ciclos de venda mais curtos, principalmente quanto conta com softwares de gestão integrada, capazes de armazenar os dados do cliente em um histórico.

Assim, não há mais a necessidade de acessar múltiplos sistemas na hora de responder a uma solicitação. Isso elimina um entrave importante na experiência do cliente: a fricção. Quanto menos burocrático for o processo — seja de pré ou pós-venda, maior a chance de esse cliente fazer negócios recorrentes com a empresa.

Mais produtividade e eficiência

Muitas vezes, a empresa sabe que precisa otimizar certos processos, como o atendimento ao cliente. Todavia, quando as atividades são feitas manualmente, fica difícil se concentrar naquilo que pode aumentar a percepção de valor dos consumidores.

Dado o cenário, a automação fica com a parte repetitiva e manual, liberando os profissionais para usarem mais a criatividade e desenvolverem suas expertises estratégicas, na intenção de aumentar a qualidade dos produtos e serviços prestados e a experiência dos clientes.

O que fazer para automatizar processos com tecnologia?

Toda empresa lida com contratos e documentos que requerem assinatura. Hoje em dia, ainda se gasta muito com impressão de papel e deslocamento, sendo não só uma fonte de custos, como também atrapalha o desenvolvimento de uma atmosfera sustentável no negócio.

Uma solução capaz de assinar documentos é bastante plausível. Essa solução existe e pode resolver muitos dos seus problemas, inclusive a comunicação com clientes, parceiros e fornecedores. Na prática, não é mais preciso manter documentos físicos na estante, tendo em vista que eles podem ser compartilhados na internet de forma segura e livre de falsificações.

Algumas tarefas que podem ser automatizadas com uma solução de assinatura são:

• contratos de vendas;
• acordos de não divulgação;
• formulários de inscrição;
• pedidos de compra;
• acordos de serviços.

Agilizando a liberação de documentos e pedidos junto a fornecedores, por exemplo, é possível tornar mais rápido o contato com os clientes. Outro ponto que não podemos deixar de mencionar é a integração com outros sistemas, pois isso contribui para a automação ser ainda mais efetiva.

Em outras palavras, quando um software se comunica com outro, é possível coletar dados com muito mais rapidez do que um humano. Por consequência, o preenchimento de documentos ocorre com mais agilidade, cabendo ao colaborador apenas fazer uma conferência das informações e corrigir eventuais erros e inconsistências.

Quais são as soluções e produtos DocuSign para automatização?

A DocuSign tem uma plataforma completa de gestão de contratos, que ajuda o negócio a se comunicar melhor com clientes, pois tem mais de 400 integrações e agiliza vários processos, incluindo a assinatura de documentos e gestão de contratos. Outros produtos que merecem ser citados são:

• eSignature — com este produto, é possível concluir contratos em poucos minutos, com formulários compatíveis em vários dispositivos;
• CLM — produto voltado para a gestão de contratos, incluindo etapas como negociação, armazenamento e renovação;
• Click — permite capturar o consentimento com termos de contratos-padrão com um único clique.

Neste artigo, vimos como automatizar tarefas ajuda o negócio a agilizar processos, aumentando a competitividade e o potencial de elevar a base de clientes. Com os produtos e soluções DocuSign, sua empresa vai se transformar digitalmente, aumentando seus números de faturamento e receita!

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