Contratos são fundamentais em momentos importantes, seja para a abertura de uma conta bancária, início de um novo emprego, solicitação de uma licença para construção ou compra de uma casa nova e tantos outros momentos da nossa vida. No momento “pronta entrega” atual da economia, com dinamismo nas relações, as expectativas dos consumidores estão cada vez mais altas. Para conseguir suprir essa demanda, as empresas precisam aprimorar a eficiência nos processos de contratações para que suportem as interações de seus clientes.

Com essa mudança no ambiente dos negócios em mente, a DocuSign contratou a Forrester Consulting para entender como as empresas estão automatizando o modo como preparam, assinam, executam e gerenciam contratos. Com a contribuição de 605 líderes de negócios internacionais, responsáveis por processos que exigem o uso intensivo de documentos, obtivemos uma visão única de onde empresas de todos os portes e indústrias estão caminhando para um sistema moderno de contrato.

Embora muitas organizações já tenham dado o primeiro passo implementando a assinatura eletrônica para superar gargalos gerados pela exigência de assinaturas em papel, processos manuais antes e depois da assinatura ainda são fontes de despesas, riscos desnecessários, perda de tempo, experiências ruins e pouco estimulantes para clientes e colaboradores.

Antes de você ir a fundo no estudo The State of Systems of Agreements, então aqui vão três pontos essenciais que revelam o quão importante é modernizar os processos de contratações para alcançar o sucesso nos negócios:

1. Processos manuais e ineficazes impactam negativamente os negócios

Os entrevistados pela Forrester Consulting, durante o estudo, citaram como prioridades para as organizações nos próximos anos: melhorar a experiência do consumidor, fortalecer a segurança e compliance, além de aumentar a produtividade dos funcionários. Porém, documentações manuais são um problema, já que impedem esses tópicos e, por isso, se tornam ineficientes.

Empresas ao redor do mundo, com 250 a 20 mil colaboradores, descobriram que sistemas de contrato legados e desconectados levam a atrasos no início de projetos e reconhecimento de receita, experiências do cliente ruins, custos desnecessários de impressão, correspondência e envio de fax, além de operações abandonadas.

2. A oportunidade de automatização existe muito antes do momento de assinatura

Enquanto muitas empresas têm adotado a assinatura eletrônica como o primeiro passo na aceleração de processos, há espaço para melhorias antes do documento ser enviado para assinatura.

A pesquisa Forrester descobriu que 90% dos documentos ainda estão sendo preparados manualmente, mesmo quando as organizações já possuem alguma ou até mesmo todas as informações necessárias nos arquivos on-line.

Solicitar informações para consumidores, que já foram cedidas, gasta tempo e gera experiências frustrantes e impessoais. Empresas digitalmente avançadas preparam modelos de sistemas de registro automaticamente integrados às informações dos clientes, alavancando bibliotecas de clausulas legais para minimizar ciclos de revisões e coletar assinaturas com mais agilidade.

3. E isso continua na vida do contrato

O estágio final de um ciclo de vida de arquivos, que inclui armazenamento, gerenciamento e recolhimento, é repleto de fases que muitas instituições deixam de lado. As empresas dependem de vários sistemas para garantir um fluxo de trabalho completo e transparente, mas o resultado é que os acordos podem residir em qualquer número de repositórios.

As empresas devem ser capazes de encontrar e entender o que está em seus arquivos e, assim, responder a questionamentos, inquéritos e auditorias em tempo hábil, rastrear compromissos não padronizados e compreender riscos operacionais detectados em qualquer subcategoria. Além disso, executivos declaram se deparar com diversos desafios ao gerenciar e completar contratações.

Descubra onde sua empresa se encontra em relação a modernização de acordos fazendo o download do The State of Systems of Agreements, 2019.

Há mais de 15 anos, a DocuSign tem ajudado as organizações a acelerar e simplificar como eles realizam negócios, com a definição e liderança da categoria de assinatura eletrônica. Recentemente, ampliamos a nossa visão para ajudar a modernizar o System of Agreement mundial, com o DocuSign Agreement Cloud, que transforma digitalmente como você pode fechar negócios via contratos e outros tipos de acordos. Escolha entre uma dúzia de soluções e mais de 350 integrações, revestindo o processo completo de contratação – desde a preparação para assinatura, atuação e gerenciamento de documentos.

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Leia o estudo completo aqui.