DocuSign e COVID-19

Como estamos ajudando o negócio, a saúde e as empresas a responder

Carta de Dan Springer, CEO

Os produtos da DocuSign permitem o trabalho remoto, por isso estamos em posição de ajudar as organizações de todos os tipos a responder ao COVID-19, a doença causada pelo novo coronavírus de 2019. Reconhecemos que este é um momento para avançar, e estamos.

Mobilizamos-nos para acelerar acordos críticos necessários para assistência médica, serviços governamentais de emergência, educação, empréstimos para pequenas empresas, trabalho em Home Office e fechamento de negócios remotamente. Temos milhares de DocuSigners atendendo às necessidades do COVID-19 de nossos clientes em todo o mundo: representantes de vendas atuando como agentes de entrada para solicitações "Como podemos ...", profissionais que cuidam do sucesso dos clientes que aconselham sobre implementações de casos de uso, o pessoal de produtos e operações que reconfiguraram a infraestrutura para lidar com padrões de demanda exclusivos e membros da equipe de marketing coletando e comunicando o que todos estão fazendo, para que os aprendizados sejam compartilhados.

No espírito de compartilhar nossos aprendizados, desenvolvemos esta página COVID-19, que será atualizada regularmente como um recurso, uma ajuda. Abaixo, explicamos como apoiamos as respostas dos clientes ao COVID-19, organizadas por setor e função comercial. Os exemplos estão baseados em compromissos reais de cliente e devem ser ilustrativos - estamos fazendo muito mais do que está listado aqui.


Portanto, seja você um cliente ou não, se vir algo abaixo que sugira que podemos ajudar na resposta que a sua organização está dando à crise, entre em contato.

P.S. Se você é um desenvolvedor, administrador ou usuário avançado, também temos o COVID-19 Resources para DocuSign Developers. Onde temos links para templates importantes, documentos de suporte e outros recursos técnicos.

Nossas atividades sobre COVID-19

Os profissionais de saúde são os defensores da linha de frente contra o COVID-19. Estamos honrados em apoiá-los. Alguns exemplos:

  • Distanciar fisicamente o processo de admissão do paciente. Estamos ajudando hospitais, clínicas e outros fornecedores a evitar papel e pranchetas que circulam fisicamente entre pacientes e profissionais de saúde. Usando o DocuSign eSignature, os pacientes assinam formulários de entrada e consentimentos remotamente, com antecedência. Isso é especialmente relevante para os testes do COVID-19, onde a eliminação da burocracia e da papelada é fundamental. Por exemplo, um centro de testes COVID-19 foi beneficiado ao não porecisar colocar canetas no esterilizador após o uso de cada paciente; agora o processo de admissão do centro é mais rápido e sem contato. E, em um dos principais centros residenciais de tratamento de abuso de substâncias do mundo, todos os funcionários agora têm acesso a modelos pré-configurados para formulários digitais; os formulários preenchidos são armazenados automaticamente com os registros dos pacientes.
     
  • Habilitando a autorização de serviços de telemedicina. Os pacientes estão cada vez mais optando por consultar um médico ou outro profissional de saúde remotamente. Usando um aplicativo móvel ou site, o paciente pode consultar o médico por videoconferência. Estamos apoiando as organizações de saúde em seus esforços para oferecer essa opção. Por exemplo, uma das maiores cadeias de clínicas de atendimento urgente dos Estados Unidos está usando um PowerSign Form eSignature para permitir que os pacientes dêem consentimento ao uso dos serviços de telemedicina.
     
  • Treinamento remoto para o uso de dispositivos médicos pelos pacientes. Estamos ajudando uma das maiores empresas de dispositivos médicos do mundo a converter o treinamento em casa de pacientes em um treinamento em vídeo on-line. Por motivos de regulamentação e segurança, os pacientes precisam assinar o treinamento que receberam para seus novos dispositivos, como por exemplo para monitoramento da coagulação sanguínea. Estamos permitindo que o paciente assine após a conclusão do treinamento.
     
  • Reduzindo a necessidade de aprovações físicas nos negócios internos pela equipe médica. Dentro dos hospitais, são necessárias assinaturas para muitas atividades - por exemplo, designações de camas e mudanças de tratamentos. Estamos vendo demanda para fazer a transição dessas assinaturas dos processos em papel para os eletrônicos, geralmente em dispositivos móveis.

Com os exemplos acima, não estamos apenas trabalhando para ajudar os prestadores de serviços de saúde a se mover rapidamente, mas também para apoiar sua conformidade com todos os regulamentos que protegem os dados dos pacientes.

Nos Estados Unidos, a Administração de Pequenas Empresas (SBA) do governo federal está administrando empréstimos bancários a pequenas empresas por meio de credores aprovados. Enquanto a solicitação de um empréstimo da SBA tradicionalmente envolvia uma visita a um banco, estamos permitindo que os bancos - desde os maiores bancos nacionais às cooperativas de crédito locais - aceitem os pedidos de empréstimo da SBA pela Internet.

Os bancos podem usar o DocuSign eSignature para assinatura eletrônica do pedido de empréstimo, geralmente em conjunto com o DocuSign Identify para autenticação extra da identidade do solicitante. Muitos bancos estão usando as APIs da DocuSign para incorporar a assinatura eletrônica e identificar a funcionalidade em portais e fluxos de trabalho de empréstimos.

Temos orgulho de ter recebido este e-mail do CIO de um banco regional no oeste dos Estados Unidos:

“O que o [banco] conseguiu criar com a DocuSign em cerca de 4 dias é absolutamente incrível e nos permitiu modificar dinamicamente nossa solução ao longo do caminho para atender aos requisitos em constante evolução do Programa de Empréstimos de Proteção de Pagamento SBA da CARES Act. A solução da DocuSign que desenvolvemos nos permite processar milhares de pedidos de empréstimo da SBA e fornecer financiamento para pequenas e médias empresas para reter seus funcionários, fazer folha de pagamento, pagar aluguel, etc. Trata-se de salvar empresas e salvar empregos - nós não poderíamos ter feito isso sem os incríveis recursos da plataforma da DocuSign e o ótimo suporte dos funcionários da DocuSign. ”

Embora muitas empresas estejam em espera, outras estão contratando e integrando funcionários para responder à crise. Aqui está um grande exemplo: para manter milhões de famílias abastecidas com mantimentos e suprimentos durante a crise, um dos maiores varejistas do mundo contratou e integrou mais de 100.000 funcionários de lojas e atendimento on-line. O uso do DocuSign eSignature pelo varejista permitiu que quase toda a papelada embarcada fosse sem papel e executada por meio do dispositivo móvel do novo funcionário.

Ajudamos um programa semelhante para o serviço nacional de saúde de um país europeu, que precisava integrar rapidamente milhares de enfermeiros e assistentes de saúde em resposta à crise.

Além de oferecer suporte a programas especiais de contratação, estamos ajudando as empresas a virtualizar sua contratação e integração normais do dia a dia, para que isso possa ser feito remotamente. Temos ajudado os clientes a ativar nossas integrações com seus sistemas HCM como Workday e SAP SuccessFactors, bem como sistemas de rastreamento de candidatos como Greenhouse e Jobvite.

Por fim, para ver exemplos de organizações que usam os recursos Envio em lote e PowerForms da nossa eSignature para atender às necessidades do COVID-19, consulte Trabalho de casa.

 

Em resposta às necessidades de trabalhar em casa, apoiamos lançamentos mais amplos de assinatura eletrônica nas organizações, permitindo que mais trabalhadores em casa conduzam remotamente negócios que exijam assinatura de contratos e documentos.

Além disso, o trabalho Home Office trouxe a necessidade de alterar as políticas legais e de RH - por exemplo, sobre como o equipamento será usado, o tempo de trabalho monitorado e assim por diante. Essas alterações podem exigir um reconhecimento assinado pelos funcionários.

Para ajudar nessas situações, treinamos clientes de assinatura eletrônica no envio em lote, um recurso que muitos clientes já têm em seus planos. O envio em lote permite que você faça o upload de uma lista de destinatários que receberão uma versão única e assinável de um documento. Por exemplo, uma das maiores empresas de terceirização profissional do mundo está usando o Bulk Send para atualizações de políticas de RH. Com um único clique, a empresa pode distribuir em massa uma atualização para milhares de funcionários, cada um dos quais pode assinar eletronicamente de onde quer que esteja, com todas as assinaturas necessárias rastreadas e com trilha de auditoria.

Outro cenário é o suporte a solicitações de funcionários relacionadas ao trabalho em casa. Por exemplo, uma agência do governo dos EUA precisava de um meio para os funcionários solicitarem e assumirem a responsabilidade pelo equipamento. Em resposta, a agência implantou um eSignature PowerForm. Ele permite que um funcionário preencha um formulário, que gera o documento necessário, que por sua vez pode ser assinado eletronicamente. Todo o processo é de autoatendimento.

 

Nos Estados Unidos, há uma necessidade particularmente urgente de educadores continuarem apoiando milhões de estudantes com deficiências, cumprindo leis como FERPA, COPPA, Lei dos Indivíduos com Deficiências e Lei de Reabilitação. Por exemplo, estamos ajudando os educadores do ensino fundamental e médio a permitir a assinatura remota dos planos do Programa de Educação Individualizada (IEP) por pais, funcionários distritais e especialistas externos, como psiquiatras, psicólogos e fonoaudiólogos.

Aqui estão outros exemplos de como estamos ajudando as instituições educacionais a responder ao COVID-19:

  • Compromissos dos alunos para estudo independente
  • Formulários para programas de almoço para estudantes, onde as refeições são entregues a famílias carentes no local
  • Transição de RH da escola e operações comerciais para trabalho remoto
  • Matrícula em um novo curso
No último caso, onde "os negócios da escola" precisam ser conduzidos remotamente, estamos ajudando a estabelecer ou expandir a disponibilidade da assinatura eletrônica para vários funcionários da escola.

As organizações sem fins lucrativos fornecem serviços vitais nas comunidades de todos os lugares. Populações carentes correm um risco particular de COVID-19, portanto, as organizações sem fins lucrativos não podem pausar suas missões. Em resposta, com o DocuSign eSignature, estamos ajudando as organizações sem fins lucrativos a operar virtualmente, mantendo a conformidade com os requisitos do financiador e os regulamentos governamentais. 

Aqui estão alguns exemplos:

  • Apoio aos refugiados. Estamos apoiando as iniciativas de uma organização humanitária mundial para combater a disseminação do COVID-19 entre refugiados e pessoas deslocadas internamente. Os imigrantes que precisam de assistência com moradia, comida, documentação e apoio à família podem assinar documentos oficiais para solicitar ajuda com a ajuda de responsáveis ​​pelo caso. Em muitos casos, podemos acomodar o idioma nativo.
  • Assinatura de contrato sem contato. Em uma das maiores cidades do mundo, estamos ajudando uma organização de moradias sem teto a permitir a assinatura de contrato sem contato físico para a transição de pessoas para moradias permanentes.
  • Mentoria para Jovens à distância. Estamos lidando com as isenções de consentimento para uma nova ONG baseada na Internet que combina mentores em idade universitária com jovens em risco para orientação remota durante o abrigo no local COVID-19.
  • Concessão. Permitimos que organizações sem fins lucrativos solicitem subsídios de emergência on-line com isso aceleramos o processo de obter ajuda para as comunidades carentes.

Além disso, estamos ajudando as operações internas das organizações sem fins lucrativos a se adaptarem ao trabalho remoto, usando a assinatura eletrônica para contratos, formulários de emprego, acordos de subvenção e uma infinidade de outros documentos do dia-a-dia para funcionários e para quem eles atendem.


 

Uma das maiores seguradoras do mundo acelerou a implantação da assinatura eletrônica para dar suporte aos agentes de campo, que agora estão trabalhando com clientes remotamente. Trabalhando com os Diretores Administrativos, ajudamos a criar novos modelos para documentos comuns. Também definimos os caminhos de aprendizado autoguiados da DocuSign University para capacitar os agentes.

De maneira mais geral, as empresas de seguros precisam oferecer suporte ao trabalho remoto em todas as funções de negócios. Em resposta, estamos ajudando na disponibilidade e treinamento expandidos da assinatura eletrônica nas organizações.

 

Em muitos países, certas atividades financeiras possuem regulamentos especiais. Por exemplo, eles podem estar sujeitos às regras de lavagem de dinheiro. Ou por outros motivos, eles podem exigir autorização e identificação especiais das partes. Em um mundo bancário sem filiais, a DocuSign está ajudando os bancos a apoiar essas atividades financeiras altamente regulamentadas.

Uma solução importante é o DocuSign Identify. Ele oferece opções para identificação aprimorada das partes de uma transação, incluindo a verificação de documentos com foto do documento feitos remotamente.

Por exemplo, em resposta ao COVID-19, estamos trabalhando com um dos maiores bancos do mundo para digitalizar seus formulários de gestão de patrimônio em bancos privados em um grande número de países. Esses formulários são sobre transferências e designações de beneficiários que podem estar sujeitos a regulamentação extra para identificar as partes, com especificidades variando por país.

 

Os tribunais costumam confiar na documentação ordenada pelo tribunal para ser feita pessoalmente ou por outros meios não eletrônicos. No atual cenário de COVID-19, os tribunais estão procurando maneiras melhores. Por exemplo, estamos ajudando o Departamento de Serviços de Apoio à Criança (DCSS) de um estado dos EUA a pilotar um programa com os tribunais do condado. Disponibilizando on-line os formulários judiciais mais comuns relacionados ao DCSS para preencher e assinar eletronicamente via eSignature.

Além disso, estão trabalhando com os tribunais federais dos EUA para permitir assinaturas eletrônicas nos negócios internos dos tribunais - por exemplo, documentos de encaminhamento dos funcionários para assinaturas de juízes.

 

Para as muitas organizações de vendas que já estavam usando o DocuSign eSignature, a transição para a venda remota teve um obstáculo a menos. Para outros, o COVID-19 trouxe novos desafios onde podemos ajudar. Como exemplo, os revendedores de automóveis agora estão entregando carros novos para as pessoas que estão de quarentena em casa. Enquanto antes o representante de vendas precisava concluir a papelada com o cliente no momento da entrega, permitimos que a assinatura fosse feita digitalmente, remotamente e com antecedência. Isso permite uma entrega simples, seja de um caminhão de transporte de carro ou de um motorista, seguindo as regras de não contaminação.

Muitas das organizações que usam o eSignature para vendas remotas o fazem por meio de nossa integração com o Salesforce. Por exemplo, uma companhia de seguros tem mais de mil agentes que usam o Salesforce. Eles normalmente fazem negócios localmente, pessoalmente com os clientes. Porém, considerando o COVID-19, a companhia de seguros permitiu que seus agentes combinassem o Salesforce e o DocuSign eSignature, permitindo que eles fechassem os negócios e prestassem assistência remota aos clientes.

Grupos jurídicos corporativos geralmente estão envolvidos no uso do DocuSign por outras unidades de negócios, como quando o departamento jurídico precisa aprovar alterações em um contrato de vendas por meio de fluxos de trabalho no DocuSign Negotiate ou no DocuSign CLM. Com o COVID-19, os grupos jurídicos estão adotando cada vez mais essas ferramentas e a assinatura eletrônica para seu próprio trabalho, como acordos corporativos sob medida. Por exemplo, a equipe jurídica de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo ampliou a autorização para usar a assinatura eletrônica em outros 50 países.

Além disso, temos clientes usando nossa ferramenta de análise de contratos chamada Intelligent Insights para identificar riscos legais relacionados ao COVID-19. A ferramenta usa a IA para "entender" conceitos legais. Por exemplo, possui machine-learning para localizar muitas variantes de "força maior", o que significa circunstâncias imprevistas que podem impedir uma parte de cumprir suas obrigações contratuais. Em resposta ao COVID-19, ajudamos uma empresa de telecomunicações líder a analisar milhares de contratos de fornecedores - não apenas por motivos de força maior, mas por variantes que referenciavam especificamente pandemias, doenças e afins.

 

Um grande centro de pesquisa precisava inscrever pacientes com COVID-19 em um ensaio clínico, minimizando o risco de contaminação do paciente para a equipe. Ajudamos a habilitar uma solução na qual os pacientes usam seus próprios telefones para discutir o estudo com o coordenador da pesquisa. Ainda em seus telefones, os pacientes usam a assinatura eletrônica para assinar os formulários de consentimento e inscrição.

Também ajudamos um grande centro de sangue dos EUA a iniciar um programa usando plasma de pacientes com COVID-19 recuperados para extrair os anticorpos para uso por pesquisadores de vacinas.

Além disso, atualmente estamos trabalhando com várias empresas para acelerar a conformidade com processos internos e regulatórios, no contexto do distanciamento social. Por exemplo, estamos ajudando uma das principais empresas de biotecnologia do mundo a reduzir drasticamente o tempo necessário para validar a conformidade com os regulamentos 21 CFR Parte 11 da FDA dos EUA.

De maneira mais geral, as empresas farmacêuticas e de biotecnologia precisam apoiar o trabalho remoto em todas as funções de negócios. Em resposta, estamos ajudando na disponibilidade e treinamento expandidos da assinatura eletrônica nas organizações. Por exemplo, para dar suporte à continuidade dos negócios em meio a requisitos de trabalho em casa, uma das maiores empresas farmacêuticas do mundo acelerou o lançamento global do eSignature e CLM.

 

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