Wilson Sons acelera processos portuários com adoção de DocuSign

Maior operador integrado de logística portuária e marítima do Brasil, a Wilson Sons nasceu em Salvador há mais de 180 anos e atua em todos os portos brasileiros, sendo líder de mercado na área de rebocagem portuária. A Companhia está presente nos principais portos da costa brasileira, e seu portfólio inclui soluções especializadas nas áreas de terminais portuários, rebocagem marítima, logística, agenciamento marítimo, apoio a exploração e desenvolvimento da indústria de óleo e gás e indústria naval. 

Oferecer soluções completas para apoiar o comércio doméstico e internacional por toda a extensão do litoral brasileiro, com 7.491 quilômetros, não é uma tarefa fácil. Para a Wilson Sons, o desafio de lidar com um volume muito alto de contratos físicos refletia em dificuldades com a gestão dos documentos, como também na logística de envios. Documentos enviados entre suas unidades no país, por exemplo, demoravam cerca de 3 semanas para serem assinados. Já para clientes estrangeiros, demoravam no mínimo 30 dias. 

Além do longo tempo de espera, ainda existia o gasto com impressões (cada via de contrato incluía, em alguns casos, cerca de 100 páginas), que aumentava devido a problemas com extravios e erros de digitação. Muitas vezes, o trabalho tinha que recomeçar do zero.

Com a expansão da empresa, a previsão era de que o desafio com as pilhas de papel e sua gestão se intensificasse, exigindo mais agilidade na finalização de contratos. “Normalmente, as demandas chegam com prazos apertados e, muitas vezes, temos que finalizar o contrato em uma semana, por exemplo. Mas já chegamos a ter casos que era necessária a assinatura de um dia para o outro e, com um processo manual, isso era impossível. Acabávamos até correndo riscos jurídicos”, conta Isabel Viana, Advogada de Contratos​ da Wilson Sons.

Navegando mais rápido com a assinatura eletrônica

Em 2018, o setor jurídico decidiu implantar a assinatura eletrônica como solução para os problemas referentes ao ciclo de vida dos documentos. Na busca pelo melhor fornecedor, a característica que tornou definitiva a contratação foi a aceitação no mercado. “Precisávamos de uma solução que nos atendesse em âmbito global, com a qual poderíamos enviar um documento para um cliente na Europa e ele conhecesse e confiasse na ferramenta. Por isso, optamos pela DocuSign, que já era reconhecida em outros mercados fora do Brasil”, explica Isabel Viana.

O papel do jurídico foi essencial para liderar a adoção da ferramenta e para esclarecer sua validade e funcionamento, pois existia uma certa resistência interna. Para resolver isso, foram realizados treinamentos com as equipes, iniciando com área de Suprimentos, responsáveis pelo contato com os fornecedores, bem como a orientações para a área comercial, responsáveis pela comunicação com o cliente, já que muitos desconheciam a possibilidade de assinar um contrato de forma eletrônica com o simples envio de link por e-mail. Quanto mais a tecnologia era integrada aos processos, mais a companhia compreendeu os benefícios no uso da assinatura.

“A nossa virada de chave começou em 2019. A partir daí passamos a rodar praticamente todos os documentos do jurídico tudo por meio eletrônico através da DocuSign: contratos, aditivos, notificações, distratos”. A Wilson Sons definiu uma meta para que 75% de seus contratos fossem finalizados de maneira eletrônica até o final daquele ano. 

No início de 2020, 77% dos contratos já eram feitos e concluídos via plataforma. Quando a pandemia do COVID-19 eclodiu, a Wilson Sons já estava preparada para manter negócios na nova realidade de distanciamento físico. 

Mesmo com alguns setores da empresa ainda reticentes, o isolamento promoveu a busca pelo uso da solução em outras equipes. Hoje, áreas como Financeiro, Relações institucionais, RH e Seguros já utilizam a DocuSign. 

Até mesmo a resistência de parceiros e clientes acostumados com o papel diminuiu. O momento oportunizou uma mudança de comportamento, que resultou em uma maior adesão de clientes e parceiros.

Documentos finalizados em apenas 7 dias

Com a assinatura eletrônica da DocuSign sendo usada tanto para documentos internos quanto externos, hoje a Wilson Sons já formaliza 96% dos contratos de maneira totalmente eletrônica. 61% dos documentos são finalizados em até 7 dias. Poucos modelos de contratos são mantidos em papel, devido a requisitos de legislação ou cultura ainda resistente de alguns clientes.

“Só vimos ganhos com o uso da DocuSign. Consigo me comprometer a discutir um contrato até com mais calma, pois, mesmo se houver algum problema, conseguimos ajustar, assinar e finalizar de um dia para o outro”, conta a advogada. A companhia ainda aponta uma economia de tempo e recursos financeiros ao reduzir postagens em 83% e transações em cartório em 46%.

Além disso, de janeiro até junho de 2020, 24% dos documentos eletrônicos foram finalizados em menos de 1 hora. Com tanta economia de tempo, a produtividade das equipes aumentou, oferecendo uma melhor experiência aos clientes da Wilson Sons.