Tokio Marine digitaliza mais de 7 mil modelos de documentos com DocuSign

A Tokio Marine é uma seguradora japonesa com 141 anos de existência. No Brasil, opera desde 1959 e é uma das 10 maiores seguradoras do mercado. A empresa oferece produtos e serviços para pessoas físicas e jurídicas, processando mais de 7 mil modelos de documentos todos os meses.

Com um grande número de etapas no seu fluxo de trabalho, a seguradora enfrentava um processo muito burocrático para formalizar novos negócios. O processo básico envolvia simulações de propostas em um sistema próprio, geração delas em PDF e o envio do documento para o cliente, que os imprimia, assinava, digitalizava e devolvia para o corretor. O cliente podia também entregar o documento em mãos em um dos mais de 250 postos da seguradora.

Todo este processo - desde a análise até a aprovação de apólices - levava, em média, mais de 30 dias para ser finalizado. Ou seja, um período longo para fechar negócios, uma experiência longa e morosa para o cliente, além de envolver os riscos legais do uso de assinaturas digitalizadas.

Menos burocracia para os segurados

As etapas de geração dos documentos para os clientes, como as apólices, demandavam um grande volume de trabalho dos corretores. Por isso, um dos principais objetivos da empresa passou a ser desburocratizar seus negócios.

“Uma das nossas linhas de pensamento é: como ser digital com tanta burocracia?”, comenta afirma Daniel Ramos, Diretor de Operações da Tokio Marine.

Por isso, a Tokio Marine decidiu transformar seus processos com a adoção da solução de assinatura eletrônica da DocuSign, parte da suíte de ofertas DocuSign Agreement Cloud, e passou a ser utilizada em minutas de propostas, acordos de confidencialidade e diversos outros tipos de documentos.

A solução da DocuSign se integra com o portal de propostas da Tokio Marine, permitindo que o corretor crie propostas com mais agilidade. Com a integração, os dados do cliente são inseridos automaticamente nos contratos, diminuindo a ocorrência de erros no processo. Além disso, ao invés de gerar o documento em PDF e enviá-lo fisicamente, a proposta ou o contrato do seguro são incluídos no sistema e enviados em tempo real para o cliente, para sua assinatura em qualquer dispositivo. Ao final, todos os envolvidos recebem uma cópia do documento já assinado e validado. Agora esse processo demora apenas algumas horas para ser finalizado.

“Desde o começo da relação com a DocuSign vemos uma grande desburocratização de nossos processos. Tudo isso com um respaldo legal, alinhado às melhores práticas e com muita segurança”, afirma Ramos.

Experiência mais rápida e eficiente

A Tokio Marine teve também um grande ganho de eficiência na assinatura de contratos internos, nas áreas de TI e Operações. Esse processo, que levava, em média, uma semana para ser finalizado, hoje se completa em um dia ou menos. Isso melhorou a rotina dos corretores, permitindo utilizar seu tempo para a realização de mais negócios. No Brasil, a experiência promoveu o uso da assinatura eletrônica em 138 áreas.

“A adoção da DocuSign vai além de somente simplificar processos – traz um ganho incrível de agilidade. Também leva a uma melhor experiência para o cliente, além de automatizar os processos dentro das corretoras e entre os clientes”, afirma Ramos.

Assim, a experiência do cliente fica mais barata e sustentável, como também muito mais rápida e eficiente. “Além disso, a solução ajuda a antecipar receitas, já que o processo é todo online, o que permite que a receita entre mais rapidamente. Outro ganho é na mitigação de erros, pois não é mais necessário alguém redigitando ou copiando informações”, finaliza Ramos.