Moura Dubeux aprimora experiência do cliente e reduz tempo de assinaturas com o DocuSign CLM e o eSignature

Há 39 anos, a Moura Dubeux atua na construção de empreendimentos imobiliários no Nordeste brasileiro, sendo reconhecida em premiações pela sua excelência no atendimento. 

Com a missão de entregar imóveis de qualidade e melhorar a experiência dos clientes, desde agosto de 2021, a incorporadora de capital aberto gera, negocia, assina e armazena a maioria de seus contratos de forma digital - utilizando as soluções da DocuSign para isso. A parceria trouxe diversos benefícios operacionais. Confira: 

Os desafios da incorporadora

Ao analisar estrategicamente suas operações, a construtora diagnosticou que para aprimorar a experiência dos consumidores ao adquirir um novo imóvel, era preciso ser mais dinâmica e ágil. “A nossa inquietação era o vai e vem da documentação, que demorava em média 30 dias, mas em alguns casos, chegava a 60 dias para ser finalizada”, explica o responsável pelo departamento jurídico da Moura Dubeux, Adriano Baptista.

Além disso, como a incorporadora possui obras em andamento espalhadas por praticamente todo o Nordeste, havia bastante personalização das minutas para cada localidade, já que possuem cláusulas e fluxos distintos. "Quando tínhamos grandes lançamentos, por exemplo, a equipe jurídica tinha de parar o que estava executando para gerar contratos", comenta Baptista.  Isso sem contar o deslocamento dos corretores aos locais de vendas para formalizar a assinatura de documentos.

Era preciso, portanto, investir em uma solução que permitisse a criação de modelos de contrato padrão, centralizasse os documentos e facilitasse o acompanhamento dos fluxos contratuais.

Os benefícios do DocuSign CLM e do eSignature

Após pesquisar diferentes players que ofereciam softwares de gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM) e assinatura eletrônica, a incorporadora optou pelos produtos da DocuSign. A escolha pela companhia se deu pela segurança e credibilidade da marca no mercado, além da robustez técnica e a possibilidade de integração com o Microsoft Dynamics, plataforma já utilizada no dia a dia da Moura Dubeux. Foi uma decisão conjunta da equipe jurídica e de T.I.

Com a criação de fluxos digitais de minutas no CLM e a capacidade de assinar de qualquer dispositivo através da assinatura eletrônica, os documentos que demoravam cerca de um mês para serem concluídos hoje levam poucos dias. "Na época que implementamos, tínhamos a meta arrojada de reduzir para quatro dias o tempo para um contrato ser concluído. Hoje, em dois dias úteis, o contrato já está finalizado", o responsável jurídico explica.

Não só observaram maior agilidade no fluxo contratual, como também aprimoramento na experiência do cliente. Para que a transição do analógico ao digital fosse feita sem fricções entre seus consumidores, a Moura Dubeux elaborou uma série de materiais educativos e iniciativas para os consumidores que tivessem dúvidas sobre como assinar digitalmente, além de exaltar a maior segurança, eficiência e agilidade gerada por documentos digitais.

"Diversos clientes logo viram as vantagens, porque é prático, intuitivo e eles podem assinar contratos de qualquer lugar, a qualquer hora". Atualmente, 90% dos fluxos contratuais na área de vendas da Moura Dubeux são totalmente digitais. Há uma parcela de clientes que prefere o modelo analógico, porém é uma minoria.

Outro ganho operacional importante foi o aumento da rastreabilidade. A equipe jurídica agora consegue acompanhar com facilidade o status dos documentos, ter visibilidade de alterações de cláusulas, armazenar contratos e pesquisá-los rapidamente no caso de auditorias, por exemplo. 

Expansão para outros departamentos

Com o sucesso do CLM na área comercial e jurídica, a equipe de suprimentos - que já utilizava a assinatura eletrônica - também incorporou o CLM às suas atividades. Todos os contratos do departamento possuem fluxos configurados na plataforma, facilitando também a revisão de cada contrato por parte da equipe jurídica. "Com a digitalização, ganhamos mais eficiência em diversos segmentos da empresa, e a ideia é aprimorarmos cada vez mais", conclui Adriano.