Pioneiros no setor, Mitre Realty digitaliza 100% dos seus contratos com DocuSign eSignature

Com mais de 59 anos de mercado, a incorporadora e construtora paulistana Mitre Realty opera de forma totalmente verticalizada, atuando diretamente em todas as etapas do negócio, que vão desde a aquisição de terrenos até as fases de construção e vendas. Em 2020, ao abrir capital na Bolsa de Valores de São Paulo, a Mitre Realty alcançou uma oferta superior a R$1 bilhão.

Focada em empreendimentos de médio e alto padrão, a Mitre Realty mantém constantes investimentos em recursos que ajudam a solucionar as mais diversas questões que envolvem todo o ecossistema do negócio, de maneira totalmente digital. O principal objetivo é aliar a eficiência da empresa a práticas que proporcionem melhorias significativas na experiência de clientes, parceiros, e colaboradores.

Pioneirismo no uso de assinatura eletrônica

Enquanto diversos negócios tiveram de se reinventar e investir na assinatura eletrônica do dia para a noite nos últimos dois anos por conta da pandemia da Covid-19, a Mitre Realty já mantém 100% de seus contratos assinados digitalmente desde 2019. “O fato de a pandemia ter alcançado o Brasil em um momento em que já lidávamos com a coleta e o armazenamento de contratos de forma digital nos trouxe uma boa vantagem competitiva”, conta Rodrigo Cagali, CFO da companhia. 

Segundo ele, a contratação da assinatura eletrônica ocorreu em 2017 e foi basicamente impulsionada pela busca de melhorias na eficiência interna, diante de um elevado volume de contratos, especialmente com fornecedores. “Não importa se o produto ou serviço adquirido envolve R$5 mil ou vários milhões de reais; tudo requer um contrato. E tínhamos pilhas de papéis, impressões e reimpressões a cada alteração jurídica, por exemplo. O que, consequentemente, gerava custos elevados.”

Cagali conta que o processo era lento e ainda consumia muito tempo dos procuradores que precisavam gastar até duas horas por dia para assinar contratos em papel - o tempo dedicado a tarefas operacionais repetitivas comprometia parte do período que poderia ser dedicado a funções mais estratégicas para o negócio.

Quando a Mitre Realty decidiu fazer uma imersão em busca de melhorias internas, chegou ao entendimento legal da aplicação de assinaturas eletrônicas e, ao entender que havia o necessário amparo jurídico, decidiu implementar a tecnologia em todos os contratos firmados com seus fornecedores.

Assim, a companhia partiu em busca de um fornecedor e optou pela adoção do DocuSign. “Hoje, com o uso do DocuSign eSignature, essas mesmas tarefas podem ser executadas pelos procuradores em cerca de 20 a 30 minutos”, calcula. 

Digitalização além do ambiente corporativo 

Diante do sucesso da implementação do DocuSign eSignature junto aos fornecedores, somado à visível redução de custos e à economia de recursos naturais, a Mitre Realty decidiu avançar mais uma etapa no processo de digitalização de assinaturas, estendendo o uso da ferramenta aos contratos firmados com colaboradores e clientes. “Chegávamos a receber reclamações de clientes que, por exemplo, compravam um imóvel e demoravam muitos dias para receber toda a documentação por correio. E isso não acontece mais, pois tudo é feito de forma instantânea; basta apertar um botão e todos os envolvidos já estão com o contrato em mãos.”

Sob o ponto de vista dos colaboradores, a transição de assinaturas em papel para o modelo digital foi muito bem aceita e gerou resultados bastante positivos às equipes. “Levando mais eficiência ao dia a dia das pessoas, garantimos que nossos colaboradores gastem menos tempo com tarefas operacionais e tenham tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas. Este é o principal ponto”, analisa. Atualmente, a estimativa é que o tempo de conclusão dos contratos tenha reduzido em 75%. E vale destacar que o meio ambiente também agradece pela adoção da solução. Dentre os recursos naturais preservados, apenas nos últimos 12 meses, a solução DocuSign eSignature auxiliou na preservação de 134,6 toneladas de madeira, 3,3 milhões de litros de água, 21,8 toneladas de lixo e evitou a emissão de 316 toneladas de carbono na atmosfera.

Implementação simples e integrada

Dentre os benefícios que levaram a Mitre Realty a optar pela adoção do DocuSign eSignature, em 2017, um dos importantes pontos foi o fato de a solução utilizada pelo departamento de vendas já ter um projeto piloto de integração rodando com a DocuSign.

De acordo com Cagali, o processo de implementação foi tecnicamente simples e, hoje, a assinatura eletrônica se integra a outros importantes sistemas da companhia, como o de vendas. Dessa forma, é possível gerar uma proposta financeira que, integrada ao DocuSign eSignature, gera a documentação que precisa ser assinada e, após essa etapa, automaticamente, o contrato fica salvo no sistema de ERP da incorporadora. “Toda a documentação contratual que envolve nossos clientes também fica disponível automaticamente para consultas em nosso aplicativo Mitre Experience”, finaliza.