Messer ganha escalabilidade e eficiência operacional com a assinatura eletrônica da DocuSign

Com seus mais de 120 anos de atuação no segmento de gases industrial e medicinal, a alemã Messer é uma das mais tradicionais e importantes empresas do ramo em todo o mundo. No país, a Messer Brasil foi eleita uma das melhores empresas para se trabalhar, é tetracampeã na certificação Great Place to Work. Além disso, por 4 anos consecutivos é destaque entre as empresas mais inovadoras do setor químico, a mais inovadora do segmento (Valor Inovação) e nos últimos 2 anos também foi destaque na premiação Época Negócios.

Tendo a inovação em seu DNA, em meados de 2018, a Messer Brasil passou a procurar novas soluções e ferramentas para digitalizar seus processos e, assim, tornar as operações mais ágeis, menos custosas e alinhadas ao objetivo de ser uma organização paperless. 

Neste contexto, a assinatura eletrônica da DocuSign surgiu como uma alternativa ideal e viável, solucionando desafios importantes em diversos departamentos, em especial o de vendas, visto que a equipe é responsável por gerar grande parte dos contratos da Messer. Confira a história de sucesso a seguir:

Processos lentos e caros

Com cerca de 30 filiais espalhadas pelo Brasil, antes a empresa tinha uma grande questão quanto aos custos gerados por contratos físicos. Cada documento implicava em despesas com papel, postagem, encargos cartorários, além de gastos com deslocamento em trajetos curtos. “Nós calculamos que, em média, cada contrato físico custava em torno de R$ 60 em 2019. Com a inflação recente, este número com certeza aumentou”, afirma Mary Egoshi Previato, gerente de Performance e Vendas da Messer Brasil.

Outro ponto importante era o tempo necessário para cada processo de validação e assinaturas. Como os acordos são assinados por Executivos alocados em São Paulo, documentos de diferentes filiais obrigatoriamente passavam pela capital paulista, o que demandava custo de postagem e tempo mínimo para o recebimento do envelope - o que poderia variar de acordo com o estado de origem do cliente. 

No cenário mais otimista, cada contrato levava ao menos duas semanas para ser validado e assinado, sem levar em consideração extravios ou eventuais correções e alterações que poderiam prolongar ainda mais este prazo. Por fim, conforme abordado, os documentos físicos também eram um entrave para os objetivos de sustentabilidade da Messer. Cada minuta da equipe de vendas tem, em média, 12 páginas, que podem se multiplicar em segunda e terceira vias. Ou seja, gerar até 36 páginas de papel por documento.

Resistência inicial e alternativa para tempos de pandemia

Diante desses desafios operacionais, foi implementada a assinatura eletrônica da DocuSign como solução. A digitalização dos contratos e uso do eSignature proporcionaram a redução nos custos de postagem quase que em sua totalidade, enquanto o tempo médio de duas semanas para a conclusão de um contrato diminuiu para questão de minutos ou horas - ou em casos com mais ajustes, uma média de dois dias. 

A princípio houve naturalmente um receio inicial quanto à novidade, principalmente por parte do departamento jurídico de alguns clientes, que tinham dúvidas sobre a legalidade da assinatura eletrônica. “Eram questões que surgiam tanto em relação à usabilidade da ferramenta quanto a sua legalidade. Vale ressaltar também que, na época, os documentos eletrônicos ainda não eram amplamente conhecidos no mercado brasileiro como são hoje.”

Contudo, em 2020, com o advento da pandemia de Covid-19 e o crescimento exponencial da demanda por gases medicinais em todo país, os contratos digitais e a assinatura eletrônica foram essenciais para que a operação da Messer pudesse acontecer com a rapidez e produtividade necessárias. O aumento de utilização da ferramenta foi relevante. "Então, à medida que esclarecíamos as dúvidas de nossos executivos de vendas bem como dos nossos clientes, nos primeiros seis meses de uso da solução de assinatura eletrônica, o número de contratos digitais aumentou em 40%", afirma a gestora.

De 2020 para 2021, os acordos digitais aumentaram em 79%, superando a normalidade de documentos físicos, que foi de 25%. A tendência de crescimento do uso continua com uma média mensal de 68% dos acordos comerciais assinados eletronicamente. Essa mudança possibilitou à organização fornecer gases medicinais e industriais em um cenário extremamente sensível no país, como nunca foi visto.

Aceitação e ganhos em todas as áreas

O uso da assinatura eletrônica da DocuSign em um período de demanda sem precedentes derrubou quaisquer resistências internas, bem como de clientes, e gerou resultados quantitativos importantes para a operação da Messer. 

Processos contratuais de vendas que antes levavam 20 dias, agora são finalizados em dois, em valores médios, liberando tempo para que funcionários possam focar em outras atividades. Calcula-se também que 19.500 folhas de papel são poupadas anualmente, refletindo o volume de impressões e, por consequência, o consumo de cartuchos de tinta. Houve uma redução significativa de postagens mensais e serviços de cartórios no mesmo período, representando uma economia financeira relevante para a empresa. 

Além disso, a gerente ainda afirma que a solução fornece maior visibilidade e controle de todas as etapas dos contratos, pois é possível acompanhar em tempo real o fluxo de assinaturas e garantir que documentos importantes possam ser assinados e acessados, de forma segura, a partir de qualquer dispositivo conectado. 

Por fim, com o DocuSign eSignature, a Messer deu passos importantes para se tornar mais sustentável, reduzindo significativamente a produção de resíduos e emissões de carbono. Iniciaram na área de Compras, Vendas e Finanças. Em seguida estenderam a utilização em RH, TI, Operações e na área Jurídica para formalizar eletronicamente seus documentos. "A assinatura eletrônica vem nos ajudando de forma contínua. Ganhamos confiabilidade, não temos problemas com extravios, erros ou falta de assinaturas", finaliza Mary Egoshi Previato.