Luandre aumenta em 20% a produtividade com a assinatura eletrônica

Com 50 anos de atuação no mercado, a Luandre, consultoria de Recursos Humanos, é referência em atração, seleção e gestão de talentos, com atendimento para diversos segmentos. A consultoria conta com mais de 400 pessoas na operação, em 11 filiais e sede em São Paulo, que cuidam de 10 mil a 16 mil prestadores de serviço temporários em todo o território brasileiro.

Em 2020, a Luandre se tornou a segunda empresa que mais contratou no Brasil entre os meses de março a junho, segundo os dados do Ministério da Economia. Essas contratações foram realizadas remotamente, mas nem sempre foi assim.

Burocracia e logística contra as admissões

A Luandre enfrentava muitos desafios logísticos para formalizar milhares de contratos de admissão. A burocracia atrapalhava o processo de contratação, principalmente pelo fato do registro em carteira ser feito obrigatoriamente de maneira física.

Com pilhas de papéis para lidar, preocupação com espaço para o armazenamento e toda a logística de envio de documentos entre as filiais e os colaboradores, a Luandre começou a mirar em tendências tecnológicas do mercado para aperfeiçoar seus processos. Contudo, não encontrava alternativas viáveis, principalmente devido às barreiras burocráticas.

“Começamos a analisar uma solução para os problemas assim que surgiu o certificado digital, mas por ser uma aplicação usada por poucas pessoas, inviabilizou o projeto naquele momento”, recorda Reginaldo Souza, gerente de Administração de Pessoal da empresa.

A consultoria dependia do colaborador para comparecer a uma das unidades para assinar os documentos, o que implicava na disponibilidade de agenda para atendê-lo em uma de suas 11 filiais. Além disso, haviam os exames médicos, que estendiam o prazo. Um simples processo de contratação levava no mínimo 5 dias úteis para ser finalizado.

Considerando as contratações realizadas nos seus pólos regionais, havia um processo trabalhoso ao lidar com papéis. Em média, eram impressas de 45 mil a 60 mil páginas de contratos por mês, sem considerar sazonalidades, nas quais esse número chegava a triplicar.

Porém, o processo tomou uma nova direção em 2019, devido a duas mudanças: 1) o crescimento da adoção da assinatura eletrônicas nas empresas multinacionais; e 2) a medida provisória (MP n. 2.200-2) que determinou a validade jurídica do uso da ferramenta no Brasil, inclusive para contratos trabalhistas.

Toda a questão de arquivo foi considerada, desde o custo dos materiais utilizados (papel, plástico, envelopes, entre outros), até a logística de arquivamento. Com a avaliação do custo benefício da mudança, foi decidido implementar a assinatura eletrônica em fases, começando pelas regiões onde não tinham operação física. “O foco inicial foi justamente o processo admissional, em paralelo com a contratação de prestação de serviço junto aos clientes”, conta Reginaldo Souza.

Remoto, veloz e tecnológico

Para escolher a melhor opção, a Luandre levou em consideração alguns aspectos importantes como aceitação do mercado, aceitação do colaborador, facilidade de implementação e usabilidade. A solução da DocuSign respondeu melhor às necessidades da consultoria.

O objetivo, desde o começo, foi tornar as operações 100% digitais. Porém, a novidade enfrentou barreiras e precisou de um trabalho de conscientização dos colaboradores e clientes. O principal receio era sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica, fato que foi superado rapidamente, não apenas em razão da crescente aderência de outras empresas, mas também pelos estudos de viabilidade que apontavam benefícios em forma de resultados práticos registrados desde o início do uso da aplicação.

"Atualmente, mostrar os benefícios da DocuSign, seja internamente ou para nossos clientes, é fácil. Até mesmo órgãos públicos, como Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho ou entidades como sindicatos, sugerem esse tipo de documento”, celebra Souza.

Uma mudança que veio para ficar

Com a adoção da assinatura eletrônica, foi possível eliminar a etapa de deslocamento do contratado, reduzindo até 48 horas no processo. Para o novo colaborador, agora não existe a despesa pessoal - um custo muitas vezes inviável, em especial para pessoas que antes estavam desempregadas. Algo que sempre foi motivo de preocupação para a Luandre.

Ainda de acordo com os dados da empresa a produtividade da equipe aumentou em 20%. Porém, o maior impacto foi na gestão e armazenamento de contratos, o que era feito por uma empresa terceirizada.

Agora, a empresa pode realizar uma contratação em questão de poucas horas. O processo admissional se tornou 100% online, assim como outras operações da empresa, como acordos com fornecedores, por exemplo. “Qualquer transação que requeira assinatura é feita por meio da tecnologia da DocuSign. Inclusive, quando um fornecedor não tem a tecnologia, nós enviamos por eles”, completa Reginaldo Souza.

13.000 admissões remotas na pandemia

Mesmo com o empecilho do distanciamento social em 2020 a Luandre não sentiu grandes impactos na operação devido à adoção da assinatura eletrônica. Por já estar pronta para as admissões remotas, mais de 13.000 novos contratos foram firmados durante a pandemia do COVID-19.

A Luandre apoiou os serviços essenciais para o combate à pandemia, contratando profissionais na linha de frente: enfermeiros, médicos, entre outras funções na área da saúde, assim como para o setor de alimentação. “Em apenas um dia, conseguimos colocar o profissional em campo. A demanda chega pela manhã e, após a conclusão de todas as fases do processo, desde o recrutamento e seleção, até a finalização dos documentos, são apenas poucos cliques para que o documento seja assinado e enviado para a empresa”, explica Reginaldo Souza.

A consultoria conseguiu proporcionar a velocidade necessária para a demanda do momento e a tecnologia da assinatura eletrônica foi a chave para que conseguissem fazer todas as entregas.