Grupo Vamos impulsiona processos e escala negócios com DocuSign

Com o pilar da inovação em mente, o Grupo Vamos, líder em locação de caminhões, máquinas e equipamentos em diversas marcas, revelou uma aceleração exponencial de seus negócios e processos internos nos últimos anos. Para acompanhar e impulsionar ainda mais seu crescimento, desde 2019 vem investindo intensivamente em tecnologias e desenvolvimento de sistemas para escalar os negócios e ganhar agilidade. 

Como parte da digitalização de processos, o Grupo implantou a assinatura eletrônica da DocuSign nos sistemas da empresa, impactando direta e indiretamente diferentes cadeias de trabalho que envolvem contratos e assinaturas - e facilitando o trabalho junto aos clientes e parceiros do ecossistema do Grupo Vamos. 

Mais organização e escalabilidade

Antes da chegada da DocuSign, os contratos eram realizados de forma manual. No caso da locação de veículos e equipamentos, por exemplo, o envio de propostas para clientes era realizado por e-mail, com posterior impressão, assinatura e escaneamento para devolução do documento. De acordo com André Leal, Gerente Geral de Tecnologia do Grupo Vamos, os controles manuais podiam gerar a perda de histórico e erros operacionais, por isso "a ideia é tirar a caneta de todos os processos que exigem alguma oficialização manual e implantar um workflow totalmente digital", afirma. 

Foram aplicadas mudanças para evoluir a usabilidade e a personalização de seus sistemas e, assim, sentir ainda mais os efeitos positivos da solução. "Qualquer usuário que nunca teve contato com a ferramenta, ao receber o link da DocuSign, consegue facilmente entender o que precisa fazer: seja colocar um visto, rubrica, assinatura ou baixar uma cópia".

Além de organizar o processo, a vinda da assinatura eletrônica trouxe escala e velocidade. Processos que antes levavam 7 a 10 dias agora levam 24 horas. "A DocuSign agregou muito ao nosso objetivo de garantir a escalabilidade do negócio", comenta o gerente. 

Benefício econômico e sinergia da parceria

O impacto econômico se deu na redução drástica de uso do papel, com uma queda de 80% nos custos, além de ser observado o ganho de agilidade e desburocratização de processos em várias esferas do Grupo Vamos – incluindo tempo, poupado em 60% nas tarefas operacionais.  

O atendimento da DocuSign também foi um diferencial para a companhia optar pela solução entre as outras existentes no mercado. A decisão veio a partir de uma consultoria, que entendeu o negócio da empresa de ponta a ponta, fazendo a leitura correta dos processos e endereçando o necessário. 

A modelagem da DocuSign, de acordo com Leal, apresentou sinergia com a atividade operacional da companhia. O Grupo Vamos entende o “mobile-first” como um movimento inerente ao mercado e, portanto, se coloca à frente dessa iniciativa - o que conversou muito com o que a DocuSign oferece: aplicativos que permitem os registros via celulares e tablets, viabilizando a realização de uma assinatura à mão na tela de toque, a quem preferir esse caminho. 

Ademais, o processo de adoção foi relativamente simples e bem recebido, segundo Leal. As áreas internas da empresa aderiram exponencialmente. Há casos isolados de clientes que ainda exigem documentos físicos, mas o número é vertiginosamente baixo em relação à adesão ao modelo eletrônico. A ideia, de acordo com o executivo, é que o Grupo Vamos esteja na vanguarda dessa adoção e que todos girem a chave do amadurecimento dessa tecnologia.

Redução de impacto ambiental

Em sintonia com as boas práticas dos atuais modelos de trabalho, o Grupo Vamos vislumbrou, por meio dos benefícios do eSignature, uma redução drástica de impacto ambiental que o papel provoca: em pouco mais de 6 meses, foram reduzidos 9.166 quilos de madeira e 225.240 litros de água graças à adoção da assinatura eletrônica.