Grupo Sabará reduz em 90% o tempo de assinatura de documentos e aprimora experiência do colaborador

Com mais de 60 anos de história, o Grupo Sabará é referência em inovação e adaptação. Atuando em todo território nacional e em mais de 40 países ao redor do mundo, é especializado no desenvolvimento de tecnologias, soluções e matérias-primas de alta performance - voltadas aos mercados de saneamento básico, cosméticos, nutrição, saúde animal e às indústrias de alimentos e bebidas. 

Seu compromisso com o bem-estar da sociedade vai além de oferecer produtos e serviços inovadores, levando em consideração as futuras gerações com soluções sustentáveis em suas várias frentes de atuação. Não foi por acaso que se tornou a primeira empresa brasileira a ter metas de emissões de gases de efeito estufa (GEE) baseadas na ciência, reconhecidas pelo Science Based Targets Initiative (SBTi), em 2020. 

Com uma mentalidade totalmente voltada para a sustentabilidade, o departamento de RH do Grupo Sabará não poderia deixar de usá-la dentro da própria empresa. A assinatura eletrônica da DocuSign tornou-se uma das soluções que atende a este importante pilar, e tem auxiliado na redução do uso de papel, otimização de processos internos, além de proporcionar uma melhor experiência para o colaborador. 

Desafios: grande volume de papel e falta de tempo

De acordo com Maíra Freiria, gerente de Recursos Humanos do Grupo Sabará, a área de RH é a que mais consome folha sulfite. Somente nos processos admissional e demissional se utilizam cerca de 15 a 20 páginas. “Além destes procedimentos, contando com as outras unidades, somos cerca de 300 colaboradores, cada um contabiliza mais duas páginas só para emissão de férias, resultando num alto volume de papelada, operação e trânsito de envelopes e, inclusive, custos elevados”. 

Freiria ainda explica que se gastava muito tempo para enviar malotes para suas unidades espalhadas pelo Brasil, o que geralmente levava em média 10 dias entre idas e vindas. Além disso, em cada uma das unidades do Grupo, era necessário contar com responsáveis administrativos, que auxiliavam no recebimento dos documentos e na coleta das assinaturas. “Com a assinatura eletrônica, não foi mais preciso se preocupar com isso, reduzindo nosso tempo de assinatura de documentos para 1 dia”, afirma. 

Pandemia acelera processo de transformação digital

Durante o estopim da pandemia na primeira metade de 2020, foi necessário um estudo no corpo operacional, sensibilizando desde a presidência até a operação para alinhar quais seriam as melhores formas de se trabalhar de forma remota e sustentável, considerando aspectos geográficos e sociais. No início de 2021, os estudos se tornaram projetos importantes de transformação digital do RH. 

Foi implementado um aplicativo de uso interno, que digitaliza as informações como holerites, férias, memorandos, entre outros documentos dos colaboradores - com o objetivo de avaliar a aceitação e adaptação dos funcionários em relação ao digital. “Quando percebemos a aceitação dos funcionários com a nova plataforma digital, decidimos digitalizar 100% e iniciar a implantação da assinatura eletrônica”, aponta Maíra. 

Para suprir essa demanda, a escolha da DocuSign não foi uma decisão difícil. Segundo a gerente, a empresa atendia todos os seus requisitos e já possuía uma boa reputação entre parceiros e clientes de longa data do Grupo. “Após explicarmos para os funcionários que a assinatura eletrônica possui respaldo jurídico e que é segura para todas as partes, a aceitação foi quase imediata." 

Outro diferencial DocuSign foi a funcionalidade SMS Delivery, que envia notificações importantes sobre documentos via celular. Isso foi importante principalmente no caso de quem trabalha em unidades fabris do Grupo Sabará, pois muitas vezes não acessam seu email com tanta frequência quanto colaboradores que operam em escritórios. 

Otimização de operação, experiência do funcionário e sustentabilidade

Desde a adesão da assinatura eletrônica e digitalização dos processos internos, a executiva afirma que houve uma economia de tempo de 90% e também de custos com insumos de escritório. Por não ter mais que lidar com processos burocráticos como a impressão e deslocamento dos contratos, a equipe de RH conseguiu focar ainda mais no colaborador.

“Parece pouca coisa, mas essa proximidade é muito importante para o funcionário, uma vez que quando recebe algum comunicado e surge alguma dúvida, ele se sente mais à vontade em nos consultar e conseguimos nos dedicar ainda mais para isso, para receber sugestões, e estamos tendo um ótimo feedback”, aponta Maíra. “Mesmo estando distantes, ficamos mais próximos dos colaboradores”.

Além disso, como parte das metas internas de sustentabilidade, foi estimada a economia de cerca de 5.280 folhas por ano, um impacto ambiental positivo, alinhado aos valores de uma das empresas mais comprometidas com o meio-ambiente. “Não era possível imaginar como nós, referência em sustentabilidade, ainda possuíamos pilhas e pilhas de papel. Com DocuSign foi possível alcançar essa meta”, conclui.