EZTEC otimiza a venda de imóveis com o DocuSign eSignature

A EZTEC é uma empresa do ramo imobiliário com mais de quatro décadas de sucesso, atuando como incorporadora e construtora na região metropolitana de São Paulo. Com 157 empreendimentos em sua história, totalizando mais de 4,9 milhões de metros quadrados construídos e em construção, e mais de 35 mil unidades, é uma das mais lucrativas companhias de capital aberto do setor de incorporação e construção do país. E para se manter moderna e competitiva, a inovação exerce um papel fundamental. 

Foi a partir desta diretriz que o especialista em inovação corporativa, Caio Yamanaka, assumiu a missão de identificar e desenvolver soluções que otimizassem as operações da EZTEC, reduzindo custos e arestas e melhorando a eficiência operacional da Companhia. Este desafio foi a principal razão para, em janeiro de 2020, procurar a DocuSign e realizar um projeto piloto com o eSignature, solução de assinatura eletrônica, em um dos departamentos.

O projeto piloto teve início no setor de contratos de fornecedores de obras, onde havia uma demanda menor, mas ainda assim suficiente para avaliar a eficácia da plataforma. Os resultados iniciais foram positivos e a ampliação do uso foi iniciada na Companhia, priorizando o processo de vendas devido às restrições da pandemia, em meados de março do mesmo ano. Em um período de poucas semanas, Yamanaka coordenou, juntamente com representantes de diversas áreas da EZTEC, a implementação da assinatura eletrônica em vários processos.

“Com a pandemia, nos vimos diante de um grande desafio operacional, já que os plantões de vendas de imóveis tiveram que ser fechados, e assim os clientes não podiam mais frequentá-los para assinar seus contratos", explica Yamanaka. Inicialmente a empresa buscou por soluções como envio de contratos por portadores e postagem de documentos para compradores de outras cidades, mas logo perceberam que a assinatura eletrônica seria uma alternativa excelente. Confira:

O desafio

A maior complexidade estava no departamento de vendas de imóveis, ou seja, o core business da EZTEC. O processo de formalização de venda de um imóvel é particularmente desafiador por conta do grande volume de papel que necessita ser assinado. 

Cada negociação gera um contrato com mais de 90 páginas, que por sua vez se multiplica em segundas, terceiras vias e assim por diante - sendo estas repassadas ao cliente, à própria EZTEC, bancos e diversas outras partes envolvidas. Além disso, ao menos sete departamentos participam do processo de coleta de assinaturas e toda a jornada de compra, aprovação de crédito, etc. Em média, o processo era realizado em cerca de 60 dias até o cliente receber a versão final completamente assinada entre as partes.

Com as restrições e o fechamento dos plantões de venda, a previsão era que este tempo fosse aumentar ainda mais, podendo se estender por meses em casos de clientes no exterior. Contudo, com o uso do eSignature, isto não só foi evitado como o tempo médio para coleta de todas as assinaturas e conclusão do processo de compra de um imóvel reduziu para 20 dias. Em muitos casos percebemos que o cliente assina o contrato em até 2 dias após receber o link do envelope. Diversos departamentos também se beneficiaram da mudança, como o de contratos com fornecedores (projeto piloto), SAC, jurídico, recursos humanos, assistência técnica e entre outros.

Por que DocuSign?

A escolha foi feita através de uma análise comparativa com os concorrentes, levando em consideração a presença global, a credibilidade conquistada pelo trabalho com outros clientes de grande porte e a segurança da plataforma. “Saber que a DocuSign fornece soluções de assinatura eletrônica ao governo dos EUA e outras inúmeras corporações globais contribuiu na tomada de decisão. O resultado deste benchmark foi um fator determinante para nós” afirmou Yamanaka.

Implementação

A transição do papel para o digital no processo de vendas, a partir da implementação da assinatura eletrônica, ocorreu de forma rápida em parte devido às restrições da pandemia e por conta do projeto piloto que já estava rodando no departamento de contratos de fornecedores. 

Ao identificar a necessidade de expandir o uso da solução na companhia, montou-se um grupo de trabalho com os departamentos envolvidos visando entender qual seria a melhor abordagem do processo para adotar a solução de forma rápida e assertiva. Depois de testes, adaptações e correções, cerca de um mês depois o primeiro contrato com assinatura eletrônica foi enviado ao cliente, em abril de 2020. 

Receptividade e feedback 

A percepção de valor foi muito positiva, tendo como destaque a produtividade e agilidade oferecidas pela ferramenta. "Muito mais do que economizar papel, ganhamos em tempo, com processos sendo finalizados com maior agilidade e segurança", comenta o especialista em inovação. Em relação aos clientes da EZTEC, o feedback seguiu o mesmo caminho, já que dispensa o deslocamento até o plantão de vendas e ainda reduz significativamente o tempo gasto com a assinatura de papéis.  

Outra vantagem foi a possibilidade de compradores que estão no exterior concluírem suas aquisições remotamente. "O cliente hoje pode assinar do conforto da sua casa ou de qualquer outro lugar, e em poucos minutos." 

Além disso, há um consenso dentro da empresa de que a mudança proporcionada pelo DocuSign é um caminho sem volta para digitalização de processos, haja visto que a solução continua em expansão para novos processos de forma definitiva. A transformação digital da EZTEC segue em ritmo acelerado, preparando a empresa para o futuro e mantendo a competitividade de suas operações. "A DocuSign foi um marco para a empresa. A partir do momento que percebemos os benefícios que a DocuSign demonstrou na prática, esse movimento interno de digitalização, que talvez levaria mais tempo para escalar na empresa, foi agilizado", conclui Yamanaka.