CEBDS otimiza o gerenciamento de acordos e acelera negociações com o CLM Essentials

O CEBDS - Conselho Empresarial Brasileiro para o Desenvolvimento Sustentável - é uma associação civil sem fins lucrativos que promove o avanço econômico, social e ecológico em empresas brasileiras por meio da articulação junto a governos e a sociedade civil. 

Atualmente o conselho reúne cerca de 90 dos maiores grupos empresariais do país, cujo faturamento representa cerca de 40% do PIB e são responsáveis por mais de 1 milhão de empregos diretos em todo território nacional.

O conselho é representante no Brasil da rede do World Business Council for Sustainable Development (WBCSD), que conta com quase 60 conselhos nacionais e regionais em 36 países e de 22 setores industriais, além de 200 grupos empresariais que atuam em todos os continentes.

Desafios do CEBDS 

Durante a pandemia, a instituição enxergou a necessidade de implantar um sistema que permitisse que assinaturas de contratos em geral pudessem ser feitas à distância. Na época as iniciativas do CEBDS ganharam impulso e o número de empresas associadas dobrou, o que levou a organização a precisar rever seus processos e os otimizar. 

Além disso, a ONG enxergava desafios no controle e armazenamento de documentos. Era preciso ter uma tecnologia que auxiliasse, por exemplo, com lembretes de vigência de contratação. "Já aconteceu de um contrato com uma empresa associada vencer e passar despercebido por nós e então termos de correr atrás da renovação", explica Leonardo Thomé, Assistente Administrativo, Financeiro e RH.

A escolha por soluções da DocuSign 

O primeiro passo tomado pelo CEBDS foi contratar, no meio do período pandêmico, a assinatura eletrônica da DocuSign. Um dos fatores decisivos para a escolha, inclusive, foi a capacidade de integração da solução com os diversos sistemas legados da ONG. 

No início o uso foi dedicado a termos e processos internos e contratos com novos colaboradores, mas com o tempo, a solução passou a ser utilizada como um todo nos fluxos contratuais da ONG. "O eSignature ajuda muito nas nossas operações. Não conseguimos sequer pensar em voltar a assinar contratos manualmente", afirma Leonardo. 

Destaca-se que, em meio aos desafios, a pandemia desempenhou um papel catalisador nesse movimento de adoção, impulsionando a necessidade de soluções digitais e fortalecendo a importância de processos de contrato ágeis e remotos. 

Com o sucesso da assinatura eletrônica, no início de 2023 a ONG deu mais um passo em rumo à digitalização ao implantar o DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) Essentials para aprimorar a gestão e armazenamento de todos os documentos.

Mais agilidade e controle

A equipe administrativa enxergou benefícios significativos com a implementação do eSignature e do CLM Essentials. Além do ganho de agilidade e praticidade, os contratos ficam alocados em um repositório central, facilitando a busca e análises. Hoje a instituição também tem acesso rápido ao histórico de negociações e consegue comparar as versões de contratos sem dificuldades. 

Antes do uso do CLM Essentials, o tempo médio para a conclusão de um contrato era de 5 dias. Passados seis meses de uso, a média já reduziu para 4,8 dias. “Temos um controle preciso dos fluxos de negociação e os acordos vigentes, e conseguimos monitorar vencimentos também. Essa funcionalidade não apenas proporcionou maior transparência e organização no processo, mas também otimizou a renovação e renegociação”, completa o assistente.

Ademais, segundo a calculadora internacional de papel, o CEBDS já economizou 29 mil folhas de papel com as soluções da DocuSign. Isso equivale a uma economia de 11 mil litros de água, 78 kg de resíduos sólidos e 1.1 tonelada de emissões de CO2 que deixaram de ser emitidas com a produção desta quantia de papel.