Veja quais são os primeiros passos para assinar com a DocuSign

Homem de óculos lendo um documento em um tablet

Assinar com a DocuSign pode ser uma novidade para muitos usuários. É comum surgirem dúvidas, questões e objeções relacionadas a esse novo jeito digital de se conduzir um negócio, assinando eletrônicamente  os documentos.

Nossa empresa é pioneira no desenvolvimento da tecnologia de assinatura eletrônica e, atualmente, auxiliamos as organizações a se conectarem e automatizarem a forma como preparam, assinam, agem e administram seus contratos. Como parte da nossa suite de soluções chamada DocuSign Agreement Cloud, nossa empresa disponibiliza a assinatura eletrônica.

Essa é considerada o modo número 1 do mundo de assinar eletronicamente documentos em praticamente qualquer dispositivo, de todos os lugares, a qualquer momento. Se você quer fazer parte dessa transformação digital, mas ainda tem dúvidas e medos, preparamos este artigo com o objetivo de demonstrar quais sãos os primeiros passos para você assinar com a DocuSign. Confira agora!

O que é a DocuSign?

Para começar, a DocuSign é a primeira companhia do mundo a oferecer um serviço de assinaturas eletrônicas simples, intuitivo e totalmente armazenado em nuvem, além de ser eficiente sob pontos de vista de segurança e economia. Desde que foi fundada, em 2003, a empresa se mantém como a líder mundial em assinaturas eletrônicas.

Atualmente, mais de 700 mil empresas e organizações ao redor do mundo usam e confiam na DocuSign para fazer suas transações eletrônicas e enviar documentos para serem assinados. Milhares de documentos são assinados por meio de nossos serviços diariamente.

Como o serviço de assinar com a DocuSign funciona?

Como já foi falado, é tudo bem simples e intuitivo. Se você receber um documento para ser assinado via DocuSign, saiba que não há custo algum para um usuário assinar um documento, nem há necessidade de se inscrever. Veja quais são os passos a serem seguidos por quem vai assinar um documento:

  • você vai receber um e-mail contendo um botão “Analisar documento”, em que é possível clicar usando qualquer dispositivo com conexão à internet;
  • se é a primeira vez que você está assinando um documento com a DocuSign, você precisa concordar com um termo, acordando que há um consenso em fazer negócio eletronicamente;
  • depois, basta clicar em “Continue” e as abas de navegação vão guiar você exatamente para os lugares do documento que você precisa ver, preencher ou assinar;
  • para assinar o documento, é possível escolher entre desenhar uma assinatura (caso você esteja usando um dispositivo touchscreen) ou ‘adotar’ uma assinatura, que será usada como uma representação eletrônica da sua intenção legal de assinar aquele documento;
  • assim que você tiver assinado todos os campos necessários, é só clicar em “Finalizar”.

Você vai ver um botão “Outras opções”, que inclui ações que você pode realizar, como “Concluir mais tarde”, “Atribuir para outro” (se você não tiver a autoridade delegada) ou “Negado”. Na última, você será questionado pelo motivo.

No caso de quem deseja enviar um documento para ser assinado, ai sim você precisa possuir uma conta na DocuSign, se você ainda não testou, pode se cadastrar aqui e testar a plataforma gratuitamente por 30 dias.

O serviço é legal e válido juridicamente?

As assinaturas eletrônicas da DocuSign são legais e válidas para praticamente todas as transações (comerciais ou pessoais) em quase todos os países do mundo. Elas estão de acordo com leis britânicas, com a Regulação n° 910/2014 da União Europeia sobre identificação eletrônica e com diversas leis e estatutos internacionais.

Aqui no Brasil, nossa solução tem força legal, incluindo a aceitação do Certificados Digitais ICP-Brasil, que estão totalmente em conformidade com a legislação brasileira. Isso atendendo, mas não se limitando, à Medida Provisória 2.200-2, ao Código Civil Brasileiro, às Resoluções do Comitê Gestor do ICP e às Instruções Normativas do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) que regulam a matéria.

Combinada com os registros de auditoria, selos de segurança, autenticações exigentes e segurança de nível bancário, uma assinatura com DocuSign é consideravelmente mais “válida” do que uma assinatura à tinta, graças à enorme gama de evidências possíveis de serem coletadas e levadas a júri. A DocuSign tem um histórico positivo no que diz respeito a prover dados e evidências a seus usuários na hora de defender seus documentos contra repúdio.

Tudo bem se a assinatura adotada no serviço não for a minha assinatura real?

Se você tem uma conta na DocuSign, você pode fazer upload de uma imagem escaneada da sua assinatura feita à caneta, no papel, para utilizar em seus contratos. Caso você prefira, também pode criar uma assinatura usando um dispositivo touchscreen (celular ou tablet, por exemplo).

Uma alternativa pode ser usar a opção “Adotar uma assinatura” a partir de um painel com 20 assinaturas pré-criadas contemplando seus dados. O fato é que não é necessário ter uma imagem de sua própria assinatura feita à tinta: uma assinatura nada mais é que um conceito legal usado para demonstrar seu “interesse jurídico” em um documento.

Assim que um usuário consente em assinar um documento eletronicamente, no ato da assinatura, ele se compromete em declarar sua intenção legal perante aquele documento. É dessa forma que o processo se torna válido juridicamente.

No mais, os métodos de autenticação de assinar com a DocuSign (como códigos SMS e outros), e registros de auditoria com selos de segurança, garantem todas as provas que uma corte precisaria em caso de repúdio jurídico.

É seguro usar o serviço da DocuSign?

A DocuSign segue as práticas mais valorizadas do mercado para garantir a segurança de dados e conteúdo de transações. Cada assinatura eletrônica é única, documentável, encriptada e auditada com selos de segurança.

Fazemos questão de assegurar a confidencialidade de todas as transações e de manter os registros de auditoria de todas as assinaturas. A segurança de nível bancário oferecida pela DocuSign conta com:

  • altos padrões de compliance com fortes diretrizes de segurança;
  • encriptação total de documentos;
  • acesso altamente seguro baseado em opções robustas de autenticação;
  • o nível mais forte possível de exigências e anti-repúdio de suas transações.

Como assinar documentos com a DocuSign em 7 passos?

É muito comum o uso de PDFs para documentos profissionais que não devem ser modificados, mas a DocuSign garante que o arquivo que você der upload (seja ele um PDF, um word ou qualquer outro tipo de documento, após assinado, nunca será editado). Para assinar um documento, você pode achar que precisa imprimir, assinar à caneta, digitalizar e enviar de volta. Aqui, entra o nosso serviço totalmente seguro, pois a DocuSign facilita a assinatura eletrônica do documento e preserva a segurança do arquivo e a integridade.

Assinar documentos eletronicamente economiza muito tempo. Caso alguém envie um deles para você, é preciso apenas realizar esse procedimento de forma eletrônica e, em instantes, estará apto para remetê-lo de volta. Essa assinatura pode ser feita, até mesmo, por um tablet ou outro dispositivo móvel como um celular com acesso a internet.

Quando alguém mandar um documento da DocuSign para sua assinatura eletrônica, você recebe primeiro um e-mail enviado em nome do remetente. Veja, a seguir, como funciona esse processo de assinatura de documentos.

1. Ler o e-mail da DocuSign

Primeiramente, você deve ler a mensagem do remetente. Assim, abra o e-mail e clique em “ler documento” para iniciar o processo de assinatura.

2. Concordar em assinar o documento

Depois do recebimento do e-mail, é preciso revisar a declaração do consumidor para, assim, marcar a caixa de seleção que diz: “concordo com o uso de assinaturas e registros eletrônicos”.

Com isso, basta clicar em “continuar” para iniciar o processo de assinatura eletrônica. Para exibir e assinar documentos, você deve concordar em conduzir o negócio de forma eletrônica. Além disso, para mostrar as opções adicionais, clique em “outras ações”.

3. Criar a assinatura

Essa é a fase em que você cria sua assinatura de forma digital. Assim, clique na marca “iniciar” no lado esquerdo para começar esse processo. Você será levado para a primeira marca que exige sua ação e, após isso, clique na marca “assinar”. Aqui você será solicitado para adotar sua assinatura digital.

4. Verificar as informações

Nessa etapa, a plataforma pede para você verificar suas informações, para saber se o nome e iniciais estão corretos. Caso não estejam, modifique de acordo com o que for necessário.

5. Adotar uma assinatura

Nessa fase, é preciso seguir algum desses procedimentos:

  • aceite a assinatura padrão e estilo de rubrica e vá para a próxima etapa;
  • clique em “alterar estilo” e selecione uma opção diversa de assinatura;
  • clique em “desenhar”. Nessa opção, você deve desenhar sua assinatura ou rubrica utilizando um mouse, o dedo ou uma caneta em tela que seja sensível ao toque.

6. Salvar assinatura

Clique em “adotar e assinar”, a fim de confirmar e salvar os dados de sua assinatura para, assim, retornar ao documento.

7. Confirmar assinatura

Quando você terminar de clicar em todas as marcas de assinatura no documento, confirme a assinatura clicando em “concluir”.

Uma mensagem surgirá declarando que você finalizou o seu documento. Agora, você pode baixar o PDF e o certificado de conclusão do documento. O remetente envia um e-mail com o documento assinado anexado e ele aparece na conta da DocuSign.

Enfim, contar com essa tecnologia de assinar com a DocuSign ao seu favor é fundamental para manter seus dados seguros. Essa solução oferece várias vantagens, além de ser o futuro, quando o assunto são as transações entre pessoas e empresas.

E aí, gostou deste texto? Deseja conhecer nossa solução? Faça agora nosso teste gratuito e saiba como essa ferramenta é essencial pra você!

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