Vale a pena usar a assinatura eletrônica?

 

Se adaptar às mudanças é característica fundamental das empresas que querem sobreviver nos próximos anos. Elas não irão parar de ocorrer e pode demorar algumas décadas até que seja atingida alguma estabilidade nesse sentido. Eliminar o uso desnecessário do papel é medida importante para abrir as portas da transformação digital. A assinatura eletrônica ajuda nesse processo, tornando as transações muito mais seguras e ágeis.

A primeira vantagem que a assinatura eletrônica oferece e que pode ser percebida mais facilmente é a redução de tempo para fechar negócios. Em vez de esperar dias, semanas ou até meses para ver um documento assinado e ter retorno, com a assinatura eletrônica é possível que este tempo seja cortado para horas ou, até mesmo, minutos. Com isso, é possível ver a receita entrando mais rapidamente na empresa. Sejam documentos pessoais ou de uma empresa, as distâncias se encurtam para que todas as partes envolvidas possam se beneficiar, melhorando a experiência do cliente.

Com validade legal e aceita mundialmente, a assinatura eletrônica é uma importante ferramenta que esta cada vez mais presente nas transações de micros, pequenas, médias e grandes empresas. Ao utilizar a assinatura eletrônica da DocuSign, por exemplo, além da certificação brasileira garantida pelo ICP, também há a garantia de conformidade com a Lei ESIGN dos EUA e da Diretiva 1999/93 EC da UE em uma Estrutura de Comunidade para Assinaturas Eletrônicas, incluindo a Lei de Comunicação Eletrônica do Reino Unido.

Outro grande fator é a possibilidade de monitoramento total das atividades que envolvem qualquer documento. A partir do momento em que um arquivo é colocado na plataforma, tudo sobre ele fica registrado. Quem abriu, em que lugar, em qual data e hora, por qual dispositivo etc. Todas essas informações ficam registradas e podem ser facilmente acessadas para consultas jurídicas, certificando a integridade de todas as etapas.

Os custos também diminuem com a adoção da assinatura eletrônica no dia a dia. Se antes era necessário usar muitas folhas de papel, tinta para impressora, fax, fotocópias e envio de documentos, tudo pode ser eliminado com processos muito mais simples. Nessas contas também entram pastas, envelopes, armários e espaço – cada vez maior conforme a empresa vai crescendo – para armazenar todos os papéis. Adiciona-se ainda cuidados especiais para evitar problemas como incêndios e o valor do papel aumenta muito mais. No entanto, com a adoção da assinatura eletrônica e, consequentemente, digitalização de todas essas informações, a segurança e autenticidade são garantidas.

Além disso, todos os documentos podem ser criados digitalmente e assinados eletronicamente sem passar pelo processo de impressão e com valor legal. Com essa medida, é possível atingir 100% compliance e garantir que não haverá perda de dados importantes. Para acessá-los, apenas alguns cliques são necessários e todas as informações estarão à mão.

As inúmeras vantagens da assinatura eletrônica envolvem redução dos custos, melhoria na experiência do cliente, mais eficiência, aceleração e aumento da receita, monitoramento total das etapas, segurança, integridade, autenticidade, agilidade, validade legal e a possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar do mundo, através de smartphones, tablets ou computadores. Para fins pessoais ou negócios, com apenas alguns cliques, qualquer um pode desfrutar dos benefícios.

Acesse nossa plataforma para realizar um teste grátis por 30 dias e enxergue os benefícios da assinatura digital de documentos.

Publicados
Temas relacionados