Unilever reduz 50% do tempo de conclusão de contratos com o DocuSign Agreement Cloud

 

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Você certamente já consumiu algo da Unilever. São mais de 400 marcas, como Dove, Lipton e Ben&Jerry, entre outras, em 190 países. Para atender todo esse mercado, a empresa gerencia dezenas de milhares de fornecedores e isso tudo é formalizado por meio de contratos. Imagina o vai e vem de e-mails e papéis que precisam ser organizados, fora os erros, perdas e extravios. Para deixar todo esse processo mais eficiente, a Unilever adotou as soluções do DocuSign Agreement Cloud.

Antes de dar esse passo decisivo, os processos de contratos eram manuais em alguns escritórios, o que trazia muita ineficiência. As equipes – que são distribuídas em vários países – faziam todo o processo por meio de uma mistura de recursos, desde trocas de e-mails, com PDFs e Words, impressão, digitalização, fax, acompanhamento telefônico e alguns aplicativos de escritório.

Levando em consideração o volume de documentos que circulavam em todas essas ferramentas, o custo, tempo e força de trabalho demandavam muito. Como sabemos, isso afeta na produtividade e até em oportunidades de negócios.

"As pessoas pesquisavam suas caixas de entrada no e-mail procurando a última mensagem com um contrato anexo e precisavam garantir que era a cópia certa", explica Wei Ling Lim, Diretora Jurídica de Aquisição da Cadeira de Suprimentos e Uni Ops. Por isso, era latente a necessidade da empresa em encontrar soluções que harmonizassem, simplificassem e aumentassem a eficiência do processo. Então, encontraram a DocuSign e a suíte de soluções DocuSign Agreement Cloud.

Iniciativa Smarter Conctracting: mais rapidez e eficiência para a Unilever

Para suprir as necessidades da empresa em relação as demandas de acordos, a Unilever organizou a iniciativa Smarter Contracting. O programa visa, além da economia de tempo e recursos, a facilidade para o dia a dia dos funcionários e clientes. A proposta é digitalizar todo o processo, para que, no lugar de copiar, colar e enviar papéis manualmente, as informações corretas sejam acessadas em um só lugar, com tudo pronto.

Como solução, foram implementadas dentro da empresa as soluções da DocuSign em todo o ciclo de vida do contrato. Com ferramentas do DocuSign Agreement Cloud, desde a fase de preparação, assinatura eletrônica, análise e gerenciamento dos contratos é feita na mesma plataforma. Isso não só melhorou a organização do processo, como também as relações com os terceiros.

Veja os resultados dessa implementação:

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Contratos finalizados 50% mais rápidos

A iniciativa foi lançada em mais de 70 países e diferentes idiomas, como inglês, espanhol e português, para 2 mil usuários. "O sucesso da minha equipe depende de nossa capacidade de oferecer suporte a diferentes idiomas e diferentes países da cadeia de valor", diz Wei Ling. Isso só foi possível com a implementação do DocuSign Agreement Cloud, que reúne as etapas com todas as ferramentas da suíte.

O tempo médio de conclusão do contrato foi reduzido pela metade. E, no programa piloto inicial lançado na Índia, a plataforma Smarter Contracting reduziu o tempo de elaboração de contratos em 80%.

Com o uso do DocuSign CLM (gerenciamento de ciclo de vida dos contratos), a empresa aumentou a velocidade em todo o processo de contratação para portfólios de gastos, que anteriormente não eram integrados no fluxo de trabalho de gestão de documentos.

Então, com a ferramenta, quando um contrato precisa ser iniciado, basta inserir os dados principais da transação. Com base nessas informações, o documento é gerado automaticamente com as cláusulas corretas. Também é fácil encaminhar para as pessoas certas a tarefa de revisão e acompanhar o status, aproveitando o fluxo de trabalho do CLM.

Depois, basta usar a assinatura eletrônica para enviar e assinar de modo eficiente e intuitivo. Os fornecedores e parceiros conseguem assinar com poucos cliques o documento. “Nossos colegas em diferentes partes do mundo e funções, viram o sucesso das ferramentas disponíveis para promover a eficiência e satisfação do usuário”, conta Wei Ling.

NDAs com apenas um clique

A Unilever também utiliza o DocuSign Click para aceitação de NDAs (contratos de confidencialidade), finalizadas com apenas um clique. Basta enviar um hyperlink, com algumas perguntas, o destinatário preenche, clica em aceitar e pronto, documento concluído! A ferramenta oferece uma alternativa para acordos que não tem necessidade de assinatura, como contratos padronizados que só precisam da aceitação.

A inovação transformou o jeito como a Unilever realiza contratos e as interações internas e externas da empresa. Comece agora a mudança na sua empresa, conheça o DocuSign Agreement Cloud, fale com a nossa equipe de vendas.

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