Etapas essenciais da transformação digital no RH

Homem e mulher do RH em reunião trabalhando

A tecnologia está sempre evoluindo e proporcionando melhorias em todos os setores de uma empresa, e no departamento pessoal isso não é diferente. Ao apostar em softwares de automatização, é possível realizar uma verdadeira transformação digital no RH.

Quer entender melhor qual a importância de fazer essa transição e como implementar sistemas integrados para melhorar a performance da sua equipe? Então, confira mais sobre o assunto neste post.

O que é a transformação digital no RH?

Trata-se de uma mudança estrutural nos processos do RH que visa otimizar e integrar as atividades utilizando a tecnologia. Por meio da automatização, o departamento agiliza tarefas, minimiza burocracias e melhora a produtividade da equipe, fazendo com que o setor trabalhe com mais autonomia e liberdade.

Adotar a transformação digital, portanto, é mais do que inserir ferramentas e softwares no dia a dia do departamento: é fazer com que a tecnologia tenha um papel estratégico central dentro do setor.

Qual é a sua importância?

A transformação digital do RH é uma necessidade real, principalmente em cenários como o que estamos vivendo durante a pandemia do coronavírus. Isso porque o departamento de recursos humanos é um setor estratégico dentro de qualquer empresa e que precisa funcionar de forma eficiente mesmo que a equipe não esteja dentro do mesmo espaço físico.

Dessa forma, a tecnologia se apresenta como uma facilitadora das operações, possibilitando integração e otimização de processos e garantindo mais eficiência na tomada de decisões e na valorização do capital humano.

Quais são os principais impactos para o setor?

Apostar em ferramentas tecnológicas e serviços digitais gera diversos benefícios para o departamento, o que vai refletir diretamente nas demandas e nos processos da equipe. A seguir, listamos algumas das principais mudanças dessa transformação. 

Facilitação de recrutamento e seleção

Uma das demandas principais do RH é o recrutamento e a seleção de novos talentos para a empresa. Dessa forma, é fundamental que esse tipo de tarefa acompanhe as tendências de mercado e evolua junto ao negócio. Um bom exemplo dessa mudança de cenário são as entrevistas e contratações remotas. Apostando em ferramentas tecnológicas, é possível realizar todo esse processo de forma mais dinâmica e eficiente. Assim, o RH poderá:

  • selecionar candidatos utilizando plataformas de seleção ou mesmo as redes sociais;
  • fazer a triagem de currículos por meio de sistemas 100% automatizados;
  • realizar entrevistas e testes on-line sem que o candidato precise se deslocar até a empresa;
  • realizar a contratação de forma remota por meio de sistemas de assinatura eletrônica.

Diminuição de gastos

Você já parou para pensar nos gastos que sua empresa tem por ano com papéis e impressões? Além disso, é preciso ter um espaço físico disponível para o arquivamento dos documentos, o qual poderia ser utilizado para fins mais estratégicos.

Com a automatização e a integração em um sistema digital, é possível cortar gastos e minimizar o uso de papel, assinando e arquivando documentos diretamente na nuvem. Desse modo, sua equipe agiliza processos burocráticos e foca tempo e recursos em estratégias para treinar e engajar os colaboradores.

Melhora na produtividade

Apostar em tecnologia também torna os processos do RH mais ágeis e escaláveis, isso porque reduz o tempo com burocracias e tarefas repetitivas, melhorando a produtividade e a eficiência da equipe. Ao investir em um bom sistema de assinatura eletrônica, você acelera contratações e acordos, visto que não será preciso aguardar longos períodos para receber um retorno e dar prosseguimento à negociação.

Redução de falhas

O departamento pessoal está constantemente trabalhando com números e tabelas. Juntando isso a uma rotina atribulada e com variadas funções, a chance de pequenos erros é grande. Uma informação digitada de forma incorreta pode acarretar diversos prejuízos para a empresa.

Dessa forma, automatizar processos ajuda a diminuir a frequência de erros no departamento. Isso porque as ferramentas digitais apontam falhas e inconsistências e facilitam a visualização do processo como um todo.

Quais são as etapas essenciais da transformação digital no RH?

Antes de iniciar a transformação digital do RH, é preciso realizar uma análise de todos os processos feitos pelo departamento. Verifique quais práticas são ineficientes ou não geram resultados satisfatórios e substitua por recursos tecnológicos. Após analisar a jornada da equipe e entender o que pode ser automatizado, é preciso realizar alguns passos para garantir sucesso na transição.

Investimento em tecnologias

Existem diversas ferramentas que auxiliam em sua jornada de RH. Entre elas, estão:

  • sistemas de rastreamento de candidatos, como Greenhouse, JobVite e SmartRecruiter;
  • sistemas de fluxo de contrato e gerenciamento de funcionários, como a Workday e o Oracle;
  • sistemas de assinatura eletrônica, como o eSignature que pode integrar com todos os outros citados acima.

Por isso, determine quais são as prioridades em relação à automatização e comece a testar as ferramentas para entender quais oferecem melhores benefícios e auxiliam sua equipe no dia a dia.

Capacitação da equipe

Depois de investir nas ferramentas certas, é preciso capacitar sua equipe de RH para garantir que ela saiba como lidar com as tecnologias e aproveitar todas as soluções.

Para isso, converse com o time e deixe claro quais são os benefícios que a transformação digital trará para a jornada do departamento. Além disso, alinhe processos e garanta capacitação e treinamentos constantes de todas as ferramentas contratadas.

Acompanhamento de dados e indicadores de desempenho

Depois de implementar a transformação digital e investir nos softwares certos, é preciso acompanhar os resultados e avaliar o desempenho das mudanças. Assim, você vai entender quais ferramentas funcionam e quais demandam mais treinamento da equipe.

Como a DocuSign pode ajudar neste sentido?

Com o DocuSign Agreement Cloud para recursos humanos, sua empresa gerencia documentos e assinaturas, acelera processos e melhora a produtividade da equipe. Além disso, a suíte de soluções conta com integração nativa com ferramentas importantes como Successfactor, Workday e Oracle HCM. Isso quer dizer que, apostando nas soluções da DocuSign, você vai assinar documentos sem sair do HCM. Ou você pode integrar com o sistema que você já utiliza.

A transformação digital no RH é um processo necessário para que a empresa otimize a jornada de trabalho do departamento, minimizando burocracias e garantindo mais eficiência e produtividade. Para isso, é fundamental investir em boas ferramentas de automatização e capacitar a sua equipe para operá-las.

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