Sabia que 75% das empresas que adotam o trabalho remoto reportam aumento de produtividade? Deve ser por isso que estudos indicam que, até 2020, 90% das organizações devem ter ao menos um funcionário em home office. Mas e você, está preparado para essa consequência das novas tecnologias em mobilidade digital? Não sabe nem quais são essas ferramentas? Pois conheça agora mesmo 7 tipos de solução para o trabalho a distância!

1. Ferramenta para a gestão de projetos

Basecamp é um exemplo de software de gerenciamento de projetos desenvolvido especialmente para quem trabalha com home office ou precisa fazer esporadicamente um trabalho remoto — durante uma viagem, por exemplo. Trata-se de uma ferramenta paga cujo objetivo é ajudar diferentes pessoas, situadas em localizações físicas distintas, a chegarem a um mesmo objetivo.

Compartilhar arquivos, definir prazos em conjunto, listar tarefas e centralizar feedbacks: essas são algumas variáveis que podem ser manuseadas na plataforma, permitindo a visualização de todos a partir de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.

Outro bom exemplo de solução para o gerenciamento de projetos é o Neotriad, que permite ao gestor delegar tarefas, gerir prazos e entender o que cada colaborador está fazendo em determinado momento. Essa solução ainda emite relatórios de produtividade, organiza o trabalho em equipe e facilita o uso de metodologias ágeis — como Scrum. Por sua riqueza de recursos, o Neotriad é superindicado a quem faz home office.

2. Plataforma para compartilhamento em nuvem

Aplicações como o Google Docs são verdadeiros instrumentos de criação, colaboração e compartilhamento, permitindo salvar arquivos em nuvem e compartilhá-los com seus contatos. E pode acreditar: isso é imprescindível para quem trabalha a distância. Vale ressaltar que uma virtude fundamental dessas plataformas é o fato de que qualquer alteração feita pelos usuários fica registrada com nome, data e horário da modificação, beneficiando tanto a atuação conjunta como uma eventual auditoria.

3. Software de acompanhamento e delegação de tarefas

Trello funciona como uma solução de monitoramento de atividades e delegação de tarefas para quem faz trabalho remoto. Embora originalmente seja uma ferramenta de gestão de projetos, sua capacidade de otimizar o workflow nas empresas justifica um tópico exclusivo.

Com acesso a partir de qualquer navegador e sem exigência de instalação, o Trello é formado por cardsque podem ser fixados como post-its no layout da aplicação (board). É possível compartilhar esses boards, bem como marcar as pessoas em múltiplos cartões, facilitando o controle de quem faz home office e as atividades de supervisão remota.

4. Aplicativo para a gestão de compromissos

Imagine que você está aguardando o embarque no saguão de um aeroporto quando se dá conta de que tem algumas tarefas para fazer assim que chegar ao destino. Como você se organiza? Anotando na agenda? A verdade é que, em uma era de alta complexidade dos negócios e em que quase tudo é digitalizado, usar métodos manuais é incitar a falha, o esquecimento e o estouro de prazos.

Especialmente em casos que exigem agilidade e rapidez para gerenciar tarefas e horários, o ideal é contar com uma ferramenta de layout simplificado, em que você consiga ver, em uma única tela, todos os seus compromissos.

Uma solução bastante adequada para quem está em viagem é usar o Remember the Milk, um app disponível para Android e iOS que não só organiza listas facilmente como permite que você gerencie seu tempo com foco totalmente voltado para a produtividade.

5. Recurso para monitoramento de tempo

Se você pretende colocar parte da sua equipe para fazer home office ou trabalho remoto esporádico, precisa ter uma ferramenta de time tracking. Esse recurso é útil tanto para os gestores, para acompanhar as horas efetivamente trabalhadas, como para os colaboradores, que precisam gerenciar o tempo dedicado a cada tarefa para alcançar suas metas.

Nesse espectro, um software interessante é o Toggl, que possui até disparo de alertas programáveis para quando o tempo de execução de uma atividade se encerra. De interface simples e organizada, esse aplicativo assegura também a exportação de dados para planilhas, além da criação de gráficos para mostrar quais tarefas estão demandando mais tempo. Vale lembrar, entretanto, que as melhores funcionalidades se fazem presentes apenas na versão paga.

Caso você queira uma aplicação gratuita com maior rol de opções, o Bitrix é mais indicado — tanto para home office como para trabalho remoto eventual. Essa ferramenta oferece relatórios, controle de tempo gasto em cada atividade, além de configuração de perfis diferentes — administrador, observador e assim por diante. Que tal um teste?

6. Plataforma de assinatura eletrônica

Por mais que todas as ferramentas citadas até aqui sejam importantes para gerenciar suas equipes remotas, nenhuma delas terá grande efeito se você não proporcionar a seu time os recursos certos para otimizar processos. Nesse contexto, é essencial cobrir a assinatura eletrônica e a gestão de documentos.

Aí, o principal nome no mercado mundial é DocuSign. Trata-se da mais conhecida plataforma de assinatura eletrônica do planeta, com mais de 200 milhões de usuários. É preciso ressaltar que um documento assinado eletronicamente tem o mesmo valor jurídico de qualquer outro assinado no papel, ainda assegurando muito mais segurança à empresa, uma vez que:

  • todos os dados são criptografados;
  • o acesso aos arquivos é feito após validação — seja via biometria, senha ou autenticação de 2 fatores, por exemplo;
  • há captura de geolocalização e verificação de IP.

Outro grande benefício da adoção da DocuSign para gerenciar documentos está na mobilidade, sendo possível acompanhar a assinatura de contratos, ordens de serviço e outros documentos a partir de qualquer dispositivo móvel, desde que tenha acesso à internet. Isso sem falar na velocidade para colher assinaturas de pessoas que se encontram em localizações diferentes.

Evidentemente, todas essas facilidades facilitam (e muito) a rotina de quem atua em trabalho remoto eventual ou home office permanente.

7. Aplicativo de comunicação via internet

Hoje em dia, não dá para sequer pensar em fazer teletrabalho sem um aplicativo VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), sob o risco de que os custos com telefonia inviabilizem o trabalho a distância. Essa tecnologia permite a transmissão de voz por IP, transformando sinais de áudio analógicos em dados digitais, que podem ser recebidos pela internet.

A explicação parece complicada demais? Então vamos falar em Skype para facilitar a compreensão. Ter uma conta no Skype (ou um aplicativo de mensagens instantâneas, como o WhatsApp) para se comunicar gratuitamente com os colegas de trabalho que estão fisicamente longe é preponderante para não fazer da comunicação um obstáculo a quem atua remotamente.

E se você quer ter opções para além do Skype, podemos indicar o WebEx e o Appear.in como ferramentas também bastante interessantes — veja aqui uma comparação entre as 2 primeiras soluções!

Agora que você já conhece ótimas ferramentas para se preparar para o home office e o trabalho remoto, o que acha de compartilhar este conteúdo em suas redes sociais para ajudar outros colegas?

(Visited 142 times, 1 visits today)