O gerenciamento de contratos aborda todo ciclo de vida do documento, de administrar, criar, executar até analisar. Conforme as empresas buscam pela redução de riscos e melhoria da eficiência operacional, a gestão de documentos passou de uma conversa tímida, para uma maneira de obter vantagem competitiva.

As soluções de gerenciamento de contratos oferecem uma oportunidade atraente ao automatizar os principais processos do ciclo de vida de documentos, capitalizando as inovações de geração, colaboração, assinatura eletrônica, fluxo de trabalho e análise.

Aqui estão as tendências em gerenciamento de contratos mais promissoras para ficar de olho em 2020:

Contratos inteligentes

A programação dos contratos inteligentes automatiza o desempenho dos principais aspectos encontrados em documentos, com base nas entradas de dados – seja de sistemas internos ou externos. Existe uma infinidade de casos de uso, que variam desde a aplicação automática de descontos por volume em compras de fornecedores importantes, confirmação rotineira de credenciais ou elegibilidade para funcionários e prestadores de serviços, até o cálculo e emissão de pagamentos com base em fatores condicionais, como requisitos de frete ou cumprimento de SLA.

O que é emocionante, à medida que avançamos para 2020, é o crescente reconhecimento de que a tecnologia do contrato inteligente não requer blockchain e pode ser incorporado em contratos legais tradicionais. A ascensão dos “contratos legais inteligentes” baseados em nuvem, significa que as empresas podem começar a colher hoje os benefícios da automação de contratos.

Privacidade de dados

Bem-vindo à década da Privacidade de Dados! A CCPA se tornou ativa no final de 2019, na Califórnia, a GDPR vai bem em seu segundo ano na Europa, começou uma colcha de retalhos nos EUA com as leis de privacidade e, aqui no Brasil, teremos a LGPD que entra em vigor em breve.

Diante de padrões inconsistentes e um risco maior na aplicação da procuradoria geral estadual e ações coletivas por violações da privacidade de dados, as organizações estão percebendo que o compliance não é um esforço único, mas um compromisso contínuo. Começa com o conhecimento do conteúdo nos contratos existentes com quem você compartilha os dados.

A partir daí ela se estende a uma infinidade de interações com clientes e funcionários – fornecendo notificações adequadas, obtendo consentimento comprovável e atendendo as solicitações de acesso de uma maneira que não esteja apenas em conformidade, mas também construa a confiança do cliente.

Como a maioria dos sistemas de contratos está mal equipada para enfrentar esses desafios, 2020 terá um forte foco em alavancar contratos com inteligência artificial (IA), assinatura eletrônica e gerenciamento do ciclo de vida de contratos digitais (CLM) para lidar com o compliance exigido pela privacidade de dados.

Contrato com Inteligência Artificial

Seja para estar em conformidade com a Privacidade de Dados, descobrir oportunidades de capital, informar negociações ou preparar para mudanças nas relações comerciais (por exemplo, o Brexit), as empresas, inegavelmente, precisam saber o que contém em seus contratos. A próxima década não terá muito tempo de tolerância para as equipes jurídicas e de compras que não conseguirem ter transparência em seu grande volume de documentos.

As inteligências artificiais que convertem automaticamente textos em cláusulas e conceitos, que podem ser pesquisados, filtrados e comparados, estarão eventualmente à frente no mercado. Porém, a mudança mais promissora é pensar nos contratos como modulares e digitais desde o começo, com informações de tudo que já foi feito antes.

Isso representa uma alavancagem das lições que vieram à tona com a IA para tornar mais inteligentes todos os documentos e processos de contratos das empresas.

Contratação e consciência do meio ambiente

De acordo com um relatório publicado em 2019 pelo CDP, 215 das maiores empresas globais estão reconhecendo a mudança climática como uma ameaça séria para os negócios. São quase US $ 1 trilhão em risco e 73% das empresas que respondem a questão, confirmando que têm fiscalização dos riscos relacionados ao clima no conselho de administração. Como a cadeia de suprimentos responde por cerca de 50 a 70% das emissões corporativas de carbono, a contratação de fornecedores com consciência do clima é uma tendência.

O primeiro passo para muitas empresas é, mais uma vez, saber o que há em seus acordos – identificar contratos e cláusulas que tratam (ou não) de CO2 e outras emissões que impactam o clima. As tecnologias de contrato digital também podem otimizar o processo de atualização, renegociação e execução com fornecedores, sem recorrer ao papel, reduzindo assim o impacto climático do próprio processo. Entre os muitos objetivos do gerenciamento de documentos, ajudar a descarbonizar os relacionamentos existentes pode ser o mais crítico e impactante.

Identificação Digital

Todos nós verificamos nossa identidade todos os dias – e às vezes mais do que isso – quando inserimos um PIN em uma máquina ou usamos o reconhecimento de impressão digital para desbloquear um smartphone. Porém, para contratos comerciais importantes, como abrir uma conta bancária ou mudar seu plano sem fio, os regulamentos do setor podem exigir uma verificação mais complexa, o que significa uma verificação de identificação pessoal.

As carteiras de motorista digital já estão em andamento e os esquemas de identificação digital (eID) estão ganhando força na Austrália, Reino Unido, Holanda, países nórdicos, entre outros e esperamos ver mais programas nacionais de identificação eletrônica evoluindo em 2020. Tecnologias de contrato, que podem influenciar essas empresas emergentes a realizarem a prova de identidade on-line, simplificarão a experiência das empresas e consumidores.

Notificação remota online

O registro em cartório é um dos processos mais comuns que requerem verificação de identidade. No passado, isso significava que o assinante teria que comparecer pessoalmente diante de um tabelião. O registro de cartório remoto e online, em inglês Remote Online Notarization (RON), talvez elimine a maior frustração que os consumidores têm com esse processo, o de precisar estar fisicamente no mesmo local que o tabelião. Agora, 22 estados nos EUA legalizaram o RON e mais estados estão preparados para aprová-lo em 2020.

Com essa novidade, você pode obter um documento autenticado em praticamente qualquer lugar, sempre que for mais conveniente para o consumidor, validar a identidade de um assinante digital com o tabelião, por meio da tecnologia audiovisual on-line, e carimbar eletronicamente para concluir o processo.

A ampla aceitação do RON nos próximos anos melhorará a experiência do cliente e aumentará a adoção digital para vários casos de uso de contratação.

As experiências dos consumidores e funcionários

As experiências continuarão a ser o principal fator de satisfação para clientes e funcionários. Sabemos que os clientes valorizam tanto as interações que mantêm com uma empresa durante o processo de compra, quanto o produto ou serviço que estão comprando. Em 2020, esperamos ter ainda mais ênfase na personalização de experiências e na antecipação das necessidades dos clientes. No mundo dos contratos, isso significa facilitar a conclusão da documentação necessária em um dispositivo móvel. Os PDFs que precisam ser baixados, impressos, preenchidos, assinados e digitalizados não serão mais suficientes.

No futuro do trabalho, os funcionários exigem experiências digitais semelhantes, tanto para os formulários que precisam ser preenchidos para o RH quanto para os processos que gerenciam como parte de seu trabalho. Liberar os funcionários dos processos manuais em papel permite que eles concentrem seu tempo em aspectos mais significativos e estratégicos de suas funções.

À medida que as empresas amadurecem, o número de partes interessadas envolvidas e a complexidade do processo de contrato aumentam dramaticamente. Os líderes digitais precisam acompanhar essas tendências no gerenciamento de contratos para fazer negócios mais rapidamente, com menos riscos, custos mais baixos e melhores experiências para clientes e funcionários.

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