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Faça da tecnologia sua maior aliada no setor jurídico

A relação direta entre a transformação digital e o sucesso das empresas não é uma eventualidade. As companhias precisam não só se preparar para o futuro usando novas tecnologias, mas também refletir sobre as possibilidades e oportunidades disponíveis para potencializar seus resultados hoje.

Quando consideramos uma mudança é normal haverem questionamentos e incertezas perante o novo. Porém, no caso da assinatura eletrônica de documentos, após a Medida Provisória 2.200-2/2001, os departamentos jurídicos já identificaram a possibilidade de mitigar eventuais problemas usando algumas plataformas tecnológicas e buscando se tornar cada vez mais digital.

Ninguém entende tanto sobre os pilares administrativos de uma empresa quanto seus advogados. Por isso, queremos proporcionar a esses guardiões do compliance inovações que possam alavancar a transformação digital da companhia com processos mais seguros e eficientes.

Elencamos aqui, então, algumas práticas que se tornam naturalmente possíveis com a adoção da plataforma da DocuSign, fazendo da tecnologia a maior aliada do seu setor.

Mobilidade e praticidade

Para começar, imagine uma rotina na qual sua pasta de contratos não precisa andar ao seu lado o dia inteiro – na verdade, não precisa nem existir fisicamente. A capacidade de assinar um documento usando qualquer dispositivo móvel em qualquer lugar do mundo não só facilita (muito) a execução do trabalho, mas também evita que você perca um tempo importantes no encalço dos signatários e que poderiam ser usados para outras atividades.

Além disso, ao invés de amontoar em sua mesa folhas de papel, todos os contratos que você precisa estarão a um clique de distância, armazenados na nuvem e acessíveis a qualquer momento. Com todos os documentos arquivados em uma única plataforma sob padrões bancários de criptografia e com um sistema intuitivo de categorização e busca, você garante toda a segurança e organização que uma pasta ou arquivo físico de documentos nunca poderia alcançar, seja antes, durante ou depois das assinaturas.

Rastreamento e controle dos documentos

Qualquer ação realizada com qualquer documento, desde a entrada de uma nova assinatura eletrônica até a adição de uma cláusula, pode ser mapeada. Com a DocuSign, é possível controlar a padronização de formulários e evitar edições não autorizadas de seus contratos.

Para cada processo, inclusive, é gerada uma cadeia virtual de custódia, garantindo a validez jurídica dos contratos e assinaturas. Os registros de auditoria possuem carimbos de data e hora, métodos de autenticação e certificados, e que garantem a autenticidade e integridade dos documentos.

Proteção de informações

De acordo com uma pesquisa recente da Association of General Counsel, a segurança das informações e violações de dados confidenciais são preocupações constantes para os diretores jurídicos e CLOs. Nossa plataforma, dentro deste retrato, limita as vulnerabilidades comuns dos processos tradicionais. Todos os documentos são abordados com padrões rigorosos de segurança da informação dentro da plataforma para atestar a segurança e confidencialidade do seu conteúdo, sejam dados de funcionários, clientes e parceiros ou informações sigilosas.

Aliás, considerando que os setores jurídicos são reputados como defensores da segurança de informações dentro das empresas, adotar tecnologias de criptografia de documentos ajuda não só a proteger dados confidenciais e sensíveis, mas a reforçar essa imagem do departamento.

Agilidade e eficiência

O ponto de partida para todos os passos dados pelo departamento jurídico sempre é a noção do prazo. Por isso, poder finalizar contratos e fechar processos mais rápido é crucial para alcançar e manter o sucesso neste contexto, principalmente quando se está envolvido em diversas tarefas e casos ao mesmo tempo (que certamente é um cenário comum).

A DocuSign te garante mais rapidez e produtividade, além de melhorar a experiência dos signatários ou outras partes envolvidas no processo, sem perder a formalidade e o valor jurídico de cada ação.

Quer saber mais sobre os métodos de gestão, as diversas funcionalidades, os benefícios imediatos ou a validade legal da plataforma? Clique aqui, leia nosso e-book e veja o que fazer para ter um departamento jurídico digital.

1 Comentário

  1. GILSON RAVAGNANI

    October 21, 2018 at 1:02 am

    Olá, sou estudante de Direito e gostaria que vcs. por favor me encaminhassem o E-Book de Processos de Gestão de Contratos Jurídicos, no e-mail mencionado abaixo.

    Grato!

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