Strategic sourcing é um método de aquisições que avalia o custo total dos insumos (e não somente o menor preço) antes da efetivação de cada compra. Entre outras variáveis, são analisados o poder de negociação com fornecedores, a importância dos materiais para a empresa e os níveis de serviço. Estamos falando, portanto, de uma visão sistêmica.

Por meio dessa metodologia, cada item a ser adquirido é minuciosamente analisado sob o ponto de vista de seus custos externos, que impactam seu preço final, e também custos internos, ligados ao armazenamento e uso. Nos dias de hoje, é fundamental entender o que é strategic sourcing para garantir vantagens competitivas a partir da área de procurement.

No passado, o setor de compras funcionava basicamente como uma central de pedidos. Ordens de compra solicitadas apenas com base em cotações superficiais, à procura do menor preço por item, insistiam em se acumular. Percebeu-se com o tempo que, muitas vezes, um produto de baixo custo unitário acabava saindo caro para a empresa — pelas despesas de armazenamento, por exemplo.

Era preciso, assim, criar uma estratégia sistemática, que avaliasse em 360º as consequências da aquisição de cada produto. Surgiu aí o strategic sourcing.

A complementação do Supply Chain Management

A internet chegou para derrubar de vez as barreiras que limitavam o raio de ação das empresas em busca de clientes. Na prática, com o novo perfil do público consumidor, mais bem provido de informações e cercado de soluções de baixo custo, os negócios precisam praticamente se digladiar para se mostrar sedutores ao mercado. Mas o que isso tem a ver com strategic sourcing no mundo dos negócios? Simples: tudo!

A constante pressão para reduzir custos e melhorar a qualidade da produção levou as companhias a repensarem seus processos, sua estrutura organizacional e sua política de suprimentos. Aliás, como a aquisição de matérias-primas é responsável por boa parte do custo total de produção, é fundamental otimizá-la para ganhar espaço em segmentos mais competitivos.

Sabia que o valor total despendido com a compra de insumos para a produção impacta de 50% a 80% do total das receitas brutas de um negócio? Não é difícil concluir, portanto, que pequenos ganhos promovidos por um setor de compras de excelência já podem fazer uma enorme diferença para a organização.

É nesse contexto que entra o strategic sourcing, também conhecido como matriz estratégica de abastecimento. Muito mais que um mero substituto, trata-se de um complemento da abordagem baseada em Supply Chain Management.

O funcionamento da matriz estratégica de abastecimento

Na prática, o que é strategic sourcing? Essa metodologia representa uma forma completamente diferente de trabalhar o processo de avaliação de aquisições. Tal sistema sugere a implementação de 7 passos (que veremos mais à frente), sendo um de seus produtos finais a formação de uma matriz, um gráfico de círculos em que o tamanho de cada insumo reflete seu custo total no ano.

Esses círculos flutuam dentro de um sistema cartesiano em que o eixo y (ordenada) se refere ao grau de impacto no negócio e o eixo x (abscissa) diz respeito aos níveis de dificuldade de obtenção da mercadoria. Estamos nos referindo à criticidade e à complexidade do mercado.

O gráfico é dividido internamente em 4 quadrantes:

  1. alavancados (estimular concorrência), na parte superior esquerda;
  2. estratégicos (estreitar relacionamentos), na parte superior direita;
  3. não críticos (simplificar aquisições), na parte inferior esquerda;
  4. gargalos (garantir fornecimento), na parte inferior direita.

Conseguir posicionar cada produto em um gráfico como esse ajuda os gestores a terem mais conhecimento sobre as necessidades de suprimentos da empresa e seus respectivos impactos sobre a organização. Pode acreditar: essa consciência na área de procurement resulta invariavelmente em redução de custos e compras com melhor custo-benefício.

A implementação do strategic sourcing na empresa

Já adiantando, podemos dizer que implementar essa visão sistêmica sobre o processo de compras não é nada simples. Antes de mais nada, é preciso colaboração. Em segundo lugar vem a importância da coleta de dados — até porque, por incrível que pareça, muitas áreas de sourcing ainda trabalham com registros em planilhas do Excel e assinatura de contratos no papel.

Guarde desde já: um setor de suprimentos que quer dar lucro à empresa precisa de inteligência operacional. E isso começa com um bom sistema de Business Intelligence, além de uma plataforma de assinatura eletrônica. Tendo a empresa condições de agregar e processar informações eletronicamente, será necessário seguir para outras etapas. Confira!

Análise dos gastos do negócio

Temos aqui o entendimento dos custos com compras e a avaliação das reais necessidades dos clientes internos.

Importância estratégica dos itens

Está lembrado da matriz que descrevemos há pouco? Pois essa é a etapa que divide os itens a serem adquiridos em estratégicos, alavancáveis, não críticos e gargalos.

Inteligência de mercado

Aqui entram as avaliações externas e internas. Enquanto a análise SWOT deve ser usada para mensurar os pontos fortes e fracos do processo de aquisições da organização, a aplicação das 5 forças de Porter foca em melhorar o entendimento do mercado. Nessa fase, avalie também a quantidade de fornecedores de cada produto, a pressão competitiva sofrida por eles e o grau de importância para a empresa.

Poder na relação com fornecedores

Análise do quanto a empresa representa no faturamento do fornecedor, o que pode mudar a relação de poder nas negociações.

Formulação de estratégias de relacionamento

Aqui são formuladas as estratégias de abordagem aos fornecedores considerando os resultados obtidos nas etapas anteriores — importância do produto, representatividade da empresa e assim por diante.

Efetiva implementação das estratégias

Planejamento estratégico de compras devidamente formulado, entramos na fase de execução, com ordens de aquisição dos itens relacionados em seu ponto ótimo (em termos de quantidade e timing) e mediante negociação com fornecedores.

Monitoramento e controle

Por fim, temos a etapa de avaliação de indicadores de desempenho, análise de SLAs e melhoria contínua.

A tecnologia como propulsora de vantagem competitiva

A otimização do desempenho da área de procurement também demanda mecanismos tecnológicos aptos a reduzir o lapso entre cada fase do processo de aquisição. Uma plataforma de assinatura eletrônica, por exemplo, já ajuda bastante. Na era dos negócios digitais, perder dias ou mesmo semanas para fechar um negócio porque os contratos tramitam em papel simplesmente não faz sentido.

Lembre-se de que toda a sistemática do strategic sourcing que descrevemos há pouco só é potencializada se a organização está provida de ferramentas tecnológicas que deem agilidade e flexibilidade aos processos burocráticos. Aliadas à tecnologia, metodologias modernas resultam em um setor de compras eficiente, que reduz de forma significativa os custos dos produtos ou serviços da empresa.

Pense bem: no papel, determinados contratos demoram acima de 45 dias para serem consolidados. Já mediante a assinatura eletrônica, toda a tramitação desses documentos passa a ser virtual, o que reduz significativamente o tempo de validação, além de permitir seu rastreamento durante todo o ciclo.

Por fim, agora que você entendeu o que é strategic sourcing, aproveite para saber mais sobre a experiência do cliente B2B e como melhorá-la!

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