O Standards-Based Signatures, ou SBS, é um diferencial único da plataforma da DocuSign feito para simplificar as assinaturas em documentos digitais.

Ainda não existe um padrão universal para assinaturas eletrônicas e digitais — a legislação, as regras e a tecnologia adotada em cada país ao redor do mundo varia significativamente e pode ser trabalhoso aderir a todas essas normas.

Por essa razão, a DocuSign oferece o Standards-Based Signatures, que permite aos seus usuários utilizar todo tipo de assinatura eletrônica ou digital a partir de uma única solução na nuvem. Para entender melhor como isso funciona, elaboramos este artigo que explica todos os detalhes do SBS. Continue a leitura para saber mais!

Como funciona o Standards-Based Signatures?

Do ponto de vista do usuário, o Standards-Based Signatures funciona de forma extremamente simples. Em vez de precisar lidar com múltiplos softwares, arquivos e certificados digitais, é possível utilizar apenas a plataforma na nuvem da DocuSign para aplicar assinaturas eletrônicas ou digitais em documentos que cumpram os requerimentos legais de vários países.

Enviar documentos que precisam ser assinados com tipos de assinatura digital ou eletrônicas diferentes é bem fácil com a DocuSign, mesmo que em um único documento seja preciso aplicar assinaturas com tecnologias variadas, como em contratos que devem ser assinados por signatários de vários países.

O processo de envio do documento digital começa como sempre: o usuário seleciona um documento que precisa ser assinado e envia para o destinatário na própria plataforma da DocuSign. Na tela de definição dos receptores, é possível selecionar qual tipo de assinatura deverá ser utilizada e cumprir com outros detalhes técnicos, como a inserção de um código de acesso nas assinaturas digitais do padrão da União Europeia.

Se o envio já é rápido e bem intuitivo, a etapa seguinte é ainda mais simples, mesmo se o destinatário ainda não é usuário da Docusign. Ao abrir o e-mail com o envio do documento digital que requer a assinatura, tudo que precisa ser feito é aceitar os termos e condições da plataforma, ler o que ela vai assinar e clicar no campo destinado à assinatura.

Se for a primeira vez que a Docusign é utilizada, o novo usuário é convidado a adotar uma assinatura eletrônica, que já têm validade jurídica em boa parte das situações. O processo é extremamente veloz, o que impede que qualquer tipo de atrito prejudique a fluidez de uma transação ou acordo.

Se o documento exige algum tipo específico de assinatura, como a assinatura digital do ICP-Brasil ou a EU Advanced Signature, toda a parte técnica envolvendo os detalhes de cada uma dessas tecnologias é feita nos bastidores e, na maior parte das vezes, o signatário não precisa de nenhum tipo de intervenção externa para terminar de assinar.

Em alguns casos, pode ser preciso contar com certificados digitais para prosseguir com assinaturas digitais, mas caso já estejam disponíveis, isso também é feito sem nenhuma burocracia ou complicação para o usuário.

Para isso, a Docusign conta com a integração de múltiplas APIs e ajustes técnicos para cumprir com regulamentos de vários países e organizações. A plataforma já está preparada para esse tipo de situação e quase sempre o usuário não precisa fazer nada para que tudo funcione como deveria ser.

Qual a vantagem em adotar essa solução?

A principal vantagem do SBS para os usuários da Docusign é a agilidade na hora de lidar com documentos que precisam ser assinados com tecnologias e requerimentos diversos. A complexidade técnica do processo é totalmente simplificada e, do ponto de vista do usuário, o que poderia ser um grande obstáculo se torna algo imperceptível.

Para empresas, outra grande vantagem é que as Standards-Based Signatures garantem que os documentos sejam digitais de ponta-a-ponta e dentro de uma única plataforma. Não é preciso exportar contratos para formatos externos ou utilizar outros tipos de software para assinar.

E, claro, não é preciso imprimir o documento para que o signatário assine com caneta, o que quebraria o fluxo de digitalização total da organização.

Também vale a pena destacar que o SBS é especialmente importante em empresas que precisam lidar com documentos que envolvam signatários de múltiplas nações, que muitas vezes terão regras e tecnologias diferentes uma das outras.

Em vez de lidar com múltiplos sistemas e ajustes técnicos, tudo pode ser feito de forma simples e direta, pela plataforma da nuvem da Docusign. Essa praticidade é algo que faz com que a solução se destaque ante outras possibilidades no mercado.

Por fim, vale a pena destacar que não é preciso se valer de mais de um software ou plataforma digital para assinar documentos. A integração com múltiplas assinaturas garante que apenas a Docusign atenda todas as demandas da empresa.

Quais são as tecnologias de assinaturas que fazem parte do SBS?

O SBS está preparado para lidar com diversos tipos de assinatura, mas é interessante destacar alguns dos tipos mais usuais e importantes da plataforma.

Naturalmente, as assinaturas eletrônicas que são o padrão da Docusign são parte do SBS. Elas possuem validade jurídica e bastam para boa parte dos contratos e documentos que fazem parte do dia-a-dia de empresas e pessoas físicas.

Além disso, o SBS também tem a integração com as assinaturas digitais do ICP-Brasil, que são aquelas utilizadas em muitas operações que envolvem órgãos públicos no país e demandam certificados digitais para confirmar a identidade do signatário.

Outro tipo de assinatura digital que está integrado à plataforma da Docusign é a EU Advanced Signature, o padrão que a União Europeia passou a adotar a partir de 2016. Esse tipo de assinatura pode ser gerada dentro da plataforma, agilizando os processos e aumentando a competitividade de quem adota a solução da Docusign e faz negócios no continente europeu.

Outros tipos de assinatura digital incluem a US PIV Card, utilizada por funcionários do governo dos Estados Unidos, além da itAgile e IDnow, que também são utilizadas na União Europeia.

E agora que você já sabe como funcionam o Standards-Based Signatures e porque esse é um diferencial importante da Docusign, aproveite para entrar em contato e tirar todas suas outras dúvidas sobre a plataforma. Esperamos você!