Buscando dar um passo importante para tornar-se pioneira numa era de inovações tecnológicas, que coexiste e interage com o trabalho nas propriedades rurais, a Souza Cruz, subsidiária brasileira da BAT (British American Tobacco), promoveu um projeto piloto que digitalizou o fluxo de contratos com todos os produtores rurais através da plataforma de assinaturas eletrônicas da DocuSign.

Desde 1918, a gigante do tabaco possui um sistema integrado de produção, prestando assistência rural aos fornecedores e acompanhando suas atividades, desde o plantio até a colheita e a compra. Portanto, existem dois grandes pilares para garantir a eficiência dessa gestão: o relacionamento com o fumicultor (assistência técnica, financeira e transporte do produto) e o controle e governança da empresa (planejamento adequado do volume da produção, qualidade e integridade da colheita e a garantia do fornecimento até o processo de vendas e exportação).

Neste contexto, Humberto Moisés, Global IT Leaf Manager AmSSa da British American Tobacco (BAT), dona da Souza Cruz, encabeçou a mudança da empresa na abordagem de seus processos tradicionais, um trabalho que envolveu um time multidisciplinar com Produção Agrícola, Sustentabilidade, Finanças  e Jurídico, trazendo a solução de assinatura eletrônica da DocuSign para reformular seu fluxo de documentos – a produção, impressão, transporte, coleta de assinaturas, digitalização e arquivamento – com mais praticidade, controle e mobilidade.

Souza Cruz asinatura eletrônica

Hoje, a companhia conta com 27 mil produtores de tabaco no Sul do Brasil que precisavam, anualmente, assinar à tinta um contrato e doze termos cada. O processo todo costumava levar um mês inteiro, desde a coleta até a validação. Além disso, um grande tempo da visita dos orientadores agrícolas da Souza Cruz ao produtor era direcionado para fazer a vistoria dos documentos e a coleta das assinaturas – e este posteriormente também era encarregado de fazer o envio de toda documentação à sede da empresa, a análise e autorização dos documentos e sua respectiva armazenagem física, por fim, dar um retorno para o produtor para que pudessem também ter seus documentos fisicamente.

Cada passo deste processo acontecia em pontos muito distantes, uma vez que as plantações estão em regiões interioranas e dispersas da região Sul do Brasil. Era preciso percorrer vários quilômetros para conseguir assinaturas de agricultores e retornar ao escritório. No fim das contas, então, além do tempo gasto indo e vindo com a papelada, muito dinheiro também era investido em transporte, segurança, monitoramento e manutenção de documentos e funcionários.

A medida proposta por Humberto, e esta equipe multifuncional, transformou a rotina da companhia, reduzindo o tempo de formalização dos contratos de 16 para 6 dias. Mas os reflexos e benefícios gerados não se limitam ao aumento da agilidade na formalização de contratos; se estendem também evitando gastos com impressão, logística e armazenamento, além de garantindo alta segurança em compliance com a governança corporativa da companhia e com legislações vigentes de órgãos reguladores.

Toda a gama de inovações na interação com documentos e processos tem integração com as soluções da SAP, que é cliente e parceira da DocuSign em todo o mundo.

Não é tão simples implementar uma solução como essa numa indústria que está sujeita a interagir com regiões sem cobertura de sinal celular. Há uma série de problemas de acesso à internet no campo que tornam imprescindível ter um sistema que permita aos orientadores agrícolas coletarem as assinaturas mesmo sem conexão, e que transmitisse as informações ao sistema da empresa os contratos assim que houvesse sinal. Também por isso a DocuSign foi escolhida para colaborar com o projeto, já que nossa plataforma permite assinaturas off-line na maioria dos dispositivos móveis.

Além disso, com o uso da assinatura eletrônica, foi possível reduzir esse tempo de assinatura para menos de 30 minutos, já que o processo eletrônico é mais simples e ágil do que as assinaturas no papel, já que as assinaturas são replicáveis em todas as vias necessárias. Os produtores também acabaram sendo impactados positivamente e impressionados com a experiência que reduziu a burocracia destes processos obrigatórios.

A Souza Cruz, então, se tornou pioneira no uso da assinatura eletrônica no agronegócio, e já contratou toda sua safra de 2019 de forma eletrônica, podendo controlar mais de 630 mil documentos (que somam mais de 1.700.000 páginas) com total eficiência. Como resultado dessa transformação digital, a companhia garantiu uma melhor gestão das etapas do processo de formalização e dos documentos já assinados e eliminou a possibilidade de extravios, danificações e perdas. Eliminando o papel dos processos de formalização e contratação, tanto o orientador agrícola quanto o fumicultor tiveram suas vidas facilitadas, gerando diferencial competitivo.

Segundo métricas da Docusign, um documento assinado eletronicamente pode economizar até 120 reais, enquanto o ciclo de coleta de assinaturas pode ser reduzido para 1h e segue sendo válido para os departamentos jurídicos, estando de acordo com as legislações.

Todas as empresas bem-sucedidas serão 100% digitais dentro de alguns poucos anos, por isso muitas delas já estão tomando a frente em seus respectivos segmentos atualmente. Este movimento não é só importante para que empresas menores ou mais tradicionais se espelhem nas mais recentes fórmulas de eficiência operacional, mas também para que funcionários, fornecedores e clientes comecem a se acostumar com a nova era do mercado.

Para seguir a iniciativa de sucesso da Souza Cruz, entre em contato conosco e saiba como a DocuSign pode ajudar sua empresa a fazer parte da transformação digital no país – ou faça um teste grátis de 30 dias para conhecer todo o poder da nossa plataforma.