Software de departamento pessoal: por que usar?

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O avanço da tecnologia permitiu várias vantagens ao mundo corporativo. Os setores mais impactados pela inovação foram os que trabalham com processos burocráticos e que exigem maior atenção. Por isso, a implementação de software de departamento pessoal tem simplificado bastante o setor de RH das empresas.

Esse tipo de aplicação é uma ótima ferramenta que visa a otimizar o tempo gasto pelos colaboradores de departamento pessoal, seja qual for a atividade a ser realizada. Afinal, o segmento lida com registros, burocracias, documentações, assinaturas, entre outros processos, que antes exigiam bastante tempo para ser completados.

Preparamos este texto para que você conheça um pouco mais sobre aplicações de RH que podem ser utilizadas em sua empresa. Confira, agora!

O que é possível fazer com um software de departamento pessoal?

O trabalho do departamento pessoal não é nada fácil. São diversas tarefas essenciais para que a empresa se mantenha de pé no seu dia a dia. É por isso que a tecnologia é um insumo muito importante ao setor. Veja, a seguir, o que é possível realizar com o uso desse tipo de ferramenta.

Gestão de documentos

Um dos pilares da execução do departamento pessoal é a gestão de documentos. Atualmente, lidar com pilhas de papéis é bastante estressante para qualquer profissional. Além disso, saber como otimizar documentos em pastas descentralizadas, sem backups recorrentes e nenhum nível de segurança pode ser o fator crucial para uma péssima administração.

Assim, com o uso de um software de departamento pessoal, esse tipo de problema é erradicado. A solução permite a centralização de toda documentação, com organização e níveis de acesso e edição. Além disso, você pode ter um serviço de assinatura eletrônica integrado, para permitir que todos os documentos sejam assinados de forma eletrônica, evitando a impressão e digitalização.

Desse modo, o compliance é seguido e a equipe evita problemas de comunicação. Além de ser um modelo mais eficiente para não ocorrer vazamento ou mesmo a perda de informações de algum profissional.

Controle de admissão e demissão

A seleção, a contratação e o desligamento de trabalhadores são alguns dos processos mais confusos a cargo do setor de departamento pessoal. Os novos mecanismos tecnológicos permitem automatizar também essas tarefas.

Com a admissão digital, é possível substituir a validação e o armazenamento de documentos pessoais do profissional, além de efetuar um constante acompanhamento em tempo real de todo o processo.

Controle financeiro

Esse modelo de sistema faz com que haja maior eficiência e precisão no controle financeiro do RH. A gestão manual da folha de pagamento, por exemplo, é bastante trabalhosa e exige muito mais atenção e cuidado do que o processo automatizado.

São diversos os encargos e taxas que devem ser considerados, e um software de departamento pessoal pode ajudar muito nesse processo. Além da precisão e da segurança, outro benefício de automatizar a gestão do controle financeiro é poder concentrar os dados e documentos dos colaboradores em um só ambiente. Isso simplifica o acesso e o armazenamento dessas informações.

Quais as vantagens de ter um software para o departamento pessoal?

Muitos gestores ainda têm dúvidas sobre investir em um software de departamento pessoal. Eles têm resistência em aderir a novas tecnologias, mas é fato que esse tipo de ferramenta somente proporciona vários benefícios para a empresa. Confira alguns, a seguir.

Redução de custos

Um dos benefícios propiciados pelo software de departamento pessoal é a diminuição dos custos com o setor. Isso, pelo fato de que existe redução nas papeladas do escritório, o que retrai os gastos com materiais que antes eram usados para os processos feitos de modo manual.

Além disso, não se pode esquecer de outra questão importante: a diminuição desses materiais faz com que a empresa seja mais sustentável, ponto que auxilia para a sua imagem positiva no mercado. 

Otimização de processos

A maneira de lidar com as rotinas de uma companhia passa por uma grande transformação, atualmente. A digitalização de processos é somente o início dessa alteração.

Tecnologias modificam não só a forma de conduzir atividades repetitivas nas corporações, mas também, os modelos de negócios. As empresas passam a atuar de modo virtual, sempre procurando alcançar escalabilidade e maior eficiência em suas atividades.

É a situação do uso de softwares de recrutamento e seleção, entrevistas feitas por meio de tecnologias de videoconferências e a customização de treinamentos de times com base em análise de informações.

Maior capacidade de gestão de pessoas

Além do ponto eletrônico online, outras responsabilidades do departamento de recursos humanos podem ser efetivadas pelo uso de ferramentas tecnológicas. Plataformas e programas ajudam no recrutamento dos perfis corretos para cada função.

O benefício sobre o trabalho humano nessa atividade está na falta de subjetividade. Um trabalhador realizando tarefas que ultrapassem seus reais talentos e confrontando desafios apropriados ao seu perfil será mais produtivo e motivado.

A inovação também pode preencher velhos hábitos de treinamento e otimização de trabalhadores, proporcionando, assim, resultados melhores para a sua empresa.

Como escolher um software de departamento pessoal?

Na hora de escolher o software ideal, é preciso levar alguns fatores em conta para que isso seja feito corretamente. Veja, agora, alguns deles.

Analisar as necessidades da empresa

O primeiro ponto é mapear o cotidiano do departamento pessoal e detectar quais são as precisões do segmento. Nessa fase, é necessário avaliar os problemas encontrados nas atividades feitas pelos profissionais e procurar por um software que tenha ferramentas que atendam a essas obrigações.

É essencial buscar uma solução que realmente tenha as funcionalidades fundamentais para alcançar resultados eficientes. 

Analisar o custo-benefício

Direcionar a escolha somente no preço é um problema! Muitos sistemas mais em conta têm poucas funcionalidades e são insuficientes no dia a dia. Além do mais, contam com um suporte inseguro e que nem sempre disponibiliza a assistência. Então, nesse caso, o barato sai caro.

Mas dar destaque somente à qualidade pode se tornar um futuro problema. Existe uma grande quantidade de sistemas, e alguns são custosos para o orçamento de pequenos e médios negócios.

Sendo assim, o mais correto é pautar pela relação custo-benefício. O software perfeito deve ser acessível financeiramente e contar com eficiência superior à média. Para isso, avalie seus fornecedores e escolha aquele que melhor atenda ao seu negócio.

São várias ferramentas disponíveis no mercado que são capazes de otimizar totalmente o seu departamento pessoal e todas podem ser integradas ao DocuSign para o RH, para realizar a assinatura eletrônica dos documentos. Vale destacar que a solução é completa para Recursos Humanos, podendo também ser aproveitada pelo DP, ajudando na gestão de documentos e integrando a assinatura automática e eletrônica dos arquivos.

Enfim, contar com um software de departamento pessoal é imprescindível nos dias de hoje. A tecnologia tende somente a ajudar, e utilizá-la de maneira correta pode ser a chave para que a sua empresa alcance o sucesso esperado e saia à frente da concorrência.

Gostou deste texto? Entre em contato conosco e saiba como nossas soluções podem ajudar o seu departamento pessoal!

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