Sistemas home office: como eles ajudam o meio ambiente?

Como sabemos, a produtividade no trabalho remoto depende da tecnologia. É por meio de softwares, plataformas e ferramentas que os profissionais realizam funções com velocidade, segurança e organização. Por isso, elaboramos este post especial sobre o tema.

Hoje, você descobrirá a real importância dos sistemas virtuais para o home office. O nosso objetivo é demonstrar como essas ferramentas potencializam a sua rotina, promovendo economia, aumentando a produtividade e modernizando o seu trabalho. Então, não perca tempo e acompanhe!

O que são os sistemas virtuais para home office?

Um sistema virtual nada mais é do que um software, um programa computacional criado para solucionar algum problema específico da sua rotina. Por exemplo, você precisa redigir textos? Então, é possível que esteja habituado a soluções como Microsoft Word, Apple Pages e Google Docs.

O objetivo de um sistema virtual é, justamente, facilitar o seu cotidiano ao solucionar um problema — no caso dos softwares acima, provendo uma plataforma de processamento de textos com capacidade de edição, compartilhamento, design e revisão.

No entanto, esses programas já eram bastante conhecidos e utilizados antes mesmo da popularização do home office. Por isso, é mais interessante focar as plataformas que solucionam problemas dessa nova era da produtividade, a qual é marcada pelo trabalho remoto.

Quer um exemplo? Então, considere as assinaturas. No ambiente empresarial, elas são usadas para autorizar compras, contratações, demissões, termos, contratos e muito mais, porém, no trabalho remoto, não existe a presença física, que é fundamental para as assinaturas à caneta.

Foi solucionando esse problema que as assinaturas eletrônicas ganharam popularidade. Inclusive, essa é uma tecnologia fantástica em vários aspectos, pois promove economia, eficiência e sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e demais recursos, como tempo e dinheiro.

Um sistema virtual de assinatura eletrônica autentica documentos com a máxima velocidade e eficiência — tudo isso sem abrir mão da validade jurídica, tão importante em contratos, termos e acordos.

Aqui, vale destacar o DocuSign eSignature, que é a solução líder do mercado também possui integração com diversas outras plataformas, sejam elas CRM, HCM e etc... E a DocuSign possui tecnologias que são úteis para quem trabalha em home office, como o DocuSign CLM, que agiliza toda a parte de criação do documento a ser assinado.

CLM é a sigla abrevia Contract Lifecycle Management, sendo uma plataforma de gestão do ciclo de vida dos seus contratos. Aliada à assinatura eletrônica, essa suíte de aplicativos garante um controle cirúrgico sobre todos os documentos contratuais da sua empresa.

Combinadas, essas tecnologias são capazes de acelerar a transformação digital do seu negócio, injetando velocidade na rotina dos trabalhos, resultando no corte de gastos, na integração dos departamentos e na digitalização dos processos.

Qual a relação deles com o meio ambiente?

O que poucos percebem é que o uso de tecnologia aplicada também é um ato de sustentabilidade. Cada um a seu modo, os sistemas virtuais são criados para substituir soluções menos eficientes, seja em velocidade, seja em custo ou em produtividade.

Novamente, temos a assinatura eletrônica como o padrão de referência. Nos últimos anos, essa tecnologia se tornou uma ferramenta indispensável à rotina de empresas modernas por uma série de motivos tanto operacionais como econômicos, mas aqui vale focar apenas a sustentabilidade.

Em primeiro lugar, imagine uma operação “tradicional” usando caneta e papel para a assinatura de documentos. Apenas no ambiente do escritório, a assinatura física exige um gasto considerável de papel, que é consumido e comprado em volume todas as semanas.

Além disso, toda cópia do documento agrava o problema, aumentando o consumo de maneira ainda mais descontrolada. Por fim, vale notar o uso de assinaturas físicas na autenticação de contratos que, posteriormente, ainda precisam ser validados em cartório.

Ou seja, não apenas há o gasto de papel para todas as cópias, mas também há a emissão de CO2 no transporte desses documentos ao cartório mais próximo. Mesmo que não queira ver pelo lado ambiental, o ponto de vista econômico deixa clara a quantidade de gastos na operação tradicional, em papel, materiais, motoboy e cartório.

A assinatura eletrônica surge e elimina todos esses problemas de uma só vez. Ágil, leve e segura, essa tecnologia elimina todas as preocupações logísticas, fazendo com que a autenticação ocorra no ambiente virtual sem desperdiçar recursos físicos e monetários nem emitir mais uma partícula de carbono na atmosfera.

Quais as vantagens de digitalizar os processos?

Agora que você tem uma boa noção sobre o impacto dos sistemas virtuais no trabalho remoto, chega o momento de conhecer a importância e as vantagens de investir nessas ferramentas que usam tecnologia, criatividade e inovação. Acompanhe!

Segurança

A gestão de documentos físicos é cheia de vulnerabilidades, como o armazenamento adequado de toda a papelada. Com a digitalização de processos, isso não é um problema, principalmente se você utilizar uma boa solução de gestão e armazenamento em nuvem, como os aplicativos DocuSign fazem.

Eficiência

Todos concordamos que resultados falam mais alto, certo? Segundo levantamento da Forrester, usuários do DocuSign eSignature aproveitam do menor tempo médio de conclusão de contratos, pois cerca 80% dos contratos na plataforma são concluídos em menos de um dia — 44%, em menos de quinze minutos.

Economia

Segundo a mesma pesquisa, clientes do DocuSign eSignature economizam uma média de até R$190 por contrato. Essa economia é inerente a uma série de reduções de custos que outrora seriam destinados a tarifas de motoboy, material de escritório, taxas cartorárias, ociosidade, serviço postal e afins.

Sustentabilidade

Por último e mais importante, o fator ambiental. Nós entendemos que, no cenário altamente competitivo do mundo atual, a produtividade fala mais alto. No entanto, ninguém debaterá metas de vendas em um mundo assombrado por desastres globais.

É por isso que, além da eficiência operacional, os sistemas virtuais vêm ganhando tanta força e adesão entre empresas de todos os tamanhos. Os chamados SaaS (Software as a Service) oferecem as soluções ideais, combinando economia, eficiência, resultado e sustentabilidade.

Agora que você sabe a importância de incorporar bons sistemas ao home office, chega o momento de conhecer todas as soluções da DocuSign. Para isso, oferecemos um período gratuito para o teste ilimitado das nossas ferramentas por 30 dias, sem compromisso nem ao menos informar cartão de crédito.

Então, não perca tempo e confira. Descubra por que a DocuSign é a principal empresa de autenticação no mercado — experimente agora!