Como ser mais estratégico no setor de compras?

setor de compras Em um mercado global de elevada competitividade, ampliado pela concorrência do e-commerce no mundo todo, o setor de compras ganhou extrema importância na realização dos objetivos estratégicos das empresas, dado que o preço final dos produtos vendidos ao consumidor depende cada vez mais da melhor negociação possível com fornecedores, além do abastecimento preciso e entrega no prazo exato.

Mas diante de tantas variáveis (que fizeram com que a área de suprimentos deixasse de ser um mero centro emissor de pedidos para se tornar um núcleo gerencial próximo do core business), como criar um setor de compras mais estratégico, cujo trabalho se reflita diretamente na competitividade da organização?

São essas respostas que você terá a partir de agora, com algumas dicas fundamentais para reorganizar sua área de procurement!

Conheça sua demanda

O ideal é que as empresas trabalhassem sob encomenda, ou seja, sem estoques. Explicamos: estoque é custo, ou seja, dinheiro parado. Por outro lado, se ele não existe, o setor produtivo entra em colapso. Esse problema explica o eterno dilema entre área financeira e estoque na maior parte das empresas do mundo.

Se o setor financeiro pudesse, barraria a compra até mesmo de um lápis, de forma que um novo só fosse adquirido quando o último já estivesse quase no fim. É que cada centavo economizado com mercadorias poderia ser reinvestido (aumentando o capital de giro).

Mas o setor de estoques não pensa assim. Preocupado com o risco de ser responsabilizado (duramente) por um eventual colapso na produção por falta de materiais (ou suspensão de vendas por estoque zerado), se pudesse, o gestor de armazenamento manteria toneladas de exemplares de cada item necessário à produção/venda. O problema é que essa estratégia se choca frontalmente com a do gestor financeiro.

Quem tem a responsabilidade de equilibrar essa “disputa” na organização? Sim, o setor de compras, que deve lançar mão de sistemas eletrônicos (baseados em análise de dados) para entender exatamente como flutua a procura pelos produtos da empresa ao longo do tempo, tornando-se capaz de estimar qual é o mínimo seguro de aquisições para proteger a organização de desabastecimento, mas sem desperdiçar capital de giro.

Um sistema que trabalhe com previsão de demanda utilizará uma série de indicadores/fórmulas imprescindíveis para tornar o consumo menos indecifrável, tais como Giro dos Estoques, Ponto de Pedido, Lote Econômico de Compra, média móvel exponencial etc. É com base no cruzamento de todos esses dados que o setor de compras será capaz de chegar ao “ponto ótimo” de aquisições de cada insumo ou produto.

Invista em follow up eletrônico

Follow up é uma estratégia indispensável na gestão de processos de compra: trata-se do monitoramento de todas as etapas de aquisição de mercadorias até sua entrega definitiva. O objetivo é identificar desvios e adotar ações corretivas antes que o imprevisto se torne um problema real.

Nos dias de hoje, com a abundância de tecnologias disponíveis, esse mapeamento do setor de compras pode (e deve) ser feito eletronicamente, por meio de sistemas integrados à comunicação via satélite, que prevejam detalhamento automático de cada nova etapa do processo de entrega.

Caso as aquisições envolvam alimentos perecíveis, ou que exijam acondicionamento em condições especiais, é possível inclusive implementar sensores nos baús da frota da transportadora, de modo que a temperatura, por exemplo, seja informada em tempo real aos analistas de suprimentos.

Não abra mão do Supply Chain Management

Até algumas décadas, cada elemento da cadeia de suprimentos se preocupava única e tão somente com sua própria saúde financeira. O fornecedor dormia/acordava pensando em vender sua matéria-prima pelo maior preço possível; o produtor queria apenas comprar o insumo com o menor valor do mercado e vender seu produto pelo maior.

Já o atacadista só pensava em obrigar o produtor a vender mais barato, repassando a mercadoria ao varejista no limite de preço aceitável. Este último, por sua vez, só queria “vencer” o atacadista, ignorando todos os outros elos da cadeia.

Essa inter-relação predatória funciona? É evidente que não. O direcionamento egocêntrico das ações na cadeia de suprimentos — onde todos se veem como inimigos e não como parceiros — tende a prejudicar a saúde financeira de todas as empresas envolvidas. É justamente para desmontar esse conceito agressivo entre fornecedor-cliente que surgiu o Supply Chain Management, mentalidade crucial para se tornar mais estratégico no setor de compras.

Supply Chain Management é uma forma de gestão da cadeia de suprimentos em que as empresas participantes do processo produtivo se veem como aliadas, não como algozes uns dos outros. O foco dessa metodologia está no cliente e há a compreensão (óbvia) de que se um elo se deteriora, esse desgaste vai se reproduzir em todas as conexões dessa corrente.

Seria o exemplo de uma empresa especializada em fabricar pizza de “queijo feito de leite de ovelha”. Se lá na ponta inicial do processo, a fazenda de criação de ovelhas enfrentar uma epidemia que prejudique a produção leiteira, não demorará para que a indústria de laticínios se dê conta da ruptura do seu estoque de leite. E vai faltar esse sabor de pizza nos restaurantes.

Por outro lado, na outra ponta, se a propaganda publicitária de um Youtuber famoso despertar uma corrida desesperada de jovens às pizzarias da cidade — todos em busca da pizza com queijo de ovelha —, será preciso ajustar a nova demanda com o produtor, sob pena de haver “corte” no fluxo e a falta do produto nos estabelecimentos.

Supply Chain Management busca exatamente alcançar essa visão integrada do processo, sintonia fina que passa por reuniões conjuntas entre elos da cadeia de suprimentos, negociações de precificação com transparência, postura colaborativa e implementação de sistemas eletrônicos que automatizem pedidos e sejam de uso comum às empresas (mostrando a demanda em tempo real).

Troque os obsoletos contratos manuais pelo dinamismo dos contratos eletrônicos

Não importa seu segmento. Você pode ser um gerente de operações de uma grande rede de comércio de calçados; pode também trabalhar com compra de tratores para uma construtora; ou pode simplesmente atuar na gestão de abastecimento de um supermercado: independentemente do seu ramo de atuação e do porte da empresa, ter um fluxo de processos cuja ignição está em contratos assinados à caneta, atualmente, é verdadeiro retrocesso.

O mundo dos negócios exige velocidade. Alguns minutos para firmar contrato podem representar a perda de fornecimento àquela gigante que você sempre quis ter como cliente. Duas semanas para coleta de firma/reconhecimentos diversos podem acarretar uma mudança na tabela de preços que vai prejudicar as compras de sua organização. Você precisa assinar contratos em poucos minutos. E isso se faz com assinatura eletrônica.

Existem atualmente ferramentas de gestão de contratos eletrônicos de alta performance, que permitem que todo o ciclo documental do setor de compras tramite em via digital, da elaboração ao arquivamento.

Considerando que a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica que a manuscrita, um contrato manual, que normalmente demora semanas para ser concluído, se for levado para o ambiente digital, terá seu tempo de conclusão reduzido para poucas horas.

Isso é o que ocorreu com a Souza Cruz, gigante da produção de tabaco que, ao adotar a assinatura eletrônica, diminuiu seu tempo de formalização de novos negócios, de 16 para 6 dias. Algo similar aconteceu com a Vindi, plataforma de pagamentos recorrentes que derrubou seu prazo de conclusão de contratos, de 3 dias para apenas 1.

Para o setor de compras, ter um fluxo de processos com assinatura eletrônica é fundamental para evitar rupturas de estoque ou aumento de custos por falta de agilidade na adoção de ações rápidas.

Essa assinatura permite que diversos interessados chancelem o mesmo contrato em poucos minutos, ainda que estejam em áreas geográficas diferentes.

Além disso, a confirmação de autoria pode ser feita pelo celular a partir de qualquer lugar com acesso à internet, e o mais importante, elimina o risco de perda da “única via original”: um contrato assinado eletronicamente é armazenado em nuvem e pode ser reproduzido de forma ilimitada, sem perder sua originalidade.

Além de todas estas vantagens a assinatura eletrônica pode ser integrada no software que você usa. pois possui APIS open souce ou caso use Ariba, por exemplo, a DocuSign já possui integração pré-contruída.

A propósito, já levou seu setor de compras à velocidade dos negócios eletrônicos? Se a resposta é negativa, entre agora em contato conosco e conheça as soluções de transformação digital que vão revolucionar os resultados de seu departamento! Contate-nos agora e veja o que uma plataforma de assinatura eletrônica pode fazer por você!

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