Não há dúvidas de que um escritório sem papel é mais limpo, mais sustentável e mais eficiente. Pilhas de papel, que já foram características quase que primordiais de escritórios ao redor do mundo, estão sendo gradativamente substituídas por soluções digitais – e as empresas não têm dificuldade em mensurar a economia deste processo.

Um estudo americano da Resources Information Systems Inc. estima que as empresas gastam cerca de 8 bilhões de dólares por ano gerenciando papel. Tente dimensionar a economia se estes custos fossem trocados por soluções digitais. A Capgemini Consulting tentou e descobriu que, em média, empresas digitais são 50% mais lucrativas, geram 13% mais receita e tem valor de mercado 19% maior do que seus competidores. Em outras palavras, a digitalização vale seu preço.

Mas se só as estatísticas não são o suficiente para te convencer, listamos cinco motivos pelos quais tirar o papel do seu escritório definitivamente vai ajudar seu negócio a economizar dinheiro.

Os consumidores querem se conectar digitalmente

Uma das últimas pesquisas da DocuSign no Brasil, Transformação Digital: O que seus clientes esperam descobriu que 85% dos consumidores querem fazer negócio por meios digitais. Por quê? Porque eles julgam que transações feitas em papel são lentas, inconvenientes e nada confiáveis. Todos esperam experiências ágeis, acessíveis e versáteis, estejam eles fazendo negócio pelo celular, tablet ou PC. Se você não oferece o que seu consumidor quer, sua marca e seu negócio podem sofrer. E do outro lado, um cliente satisfeito é garantia de novos negócios.

Você não quer ficar para trás na concorrência

Na mesma pesquisa supracitada, mais da metade (55%) dos consumidores declararam preferir fazer negócios com empresas que oferecem métodos de transações digitais. Ou seja, mantendo suas operações na base do papel, você corre o risco de perder mais da metade da sua base de clientes. Abraçando a ideia de um negócio digital – seja para acordos de vendas, envio de recibos, registro de eventos, contratos de serviços ou qualquer formulário – você diminui (muito) o risco de ficar para trás de seus concorrentes.

 Você economiza tempo – e tempo é dinheiro

Quanto tempo as pessoas do seu núcleo perdem com impressões, scans, envios e postagem de documentos? E quando chega a hora de correr atrás de um documento que voltou por não estar de acordo com determinações de postagem? E quando é preciso passar bons minutos preenchendo formulários à mão? Num escritório sem papel que usa um serviço de gerenciamento de transações digitais como a DocuSign, toda a equipe ganha tempo hábil para focar em tarefas mais importantes. Além disso, os processos e fluxos consequentemente são dinamizados, fazendo sua receita voltar ao cofrinho muito mais rápido do que o normal.

Sua conta de papelaria, é claro, diminui drasticamente

Pense no quanto sua empresa gasta não só com papel, mas com impressoras, tintas, manutenção de equipamentos, envios e postagem de documentos anualmente – isso sem citar os armários e depósitos. Nossas pesquisas apontaram que usar assinaturas digitais poupam mais de 36 dólares por documento – ou seja, se você passa o dia mandando e recebendo contratos, recibos e outros tipos de papéis, esse valor cresce exponencialmente. Digitalizar este processo automaticamente elimina todos estes custos, fazendo todo aquele dinheiro ficar no seu bolso.

Os dados do seu cliente estão a salvo

Armazenar informações na nuvem é muito mais seguro do que em papel. Por quê? Pense que a DocuSign não só está adequada, mas também está além das mais exigentes padrões de segurança do mundo, além de garantir registros de auditoria legalmente válidos que mostram todas as alterações feitas no documento, incluindo quem assinou o que, onde e quando. Com papel é mais difícil estar de acordo com alguns regulamentos exigentes de compliance.

Ainda não está convencido? Bom, então usar a nossa calculadora de custo do uso de papel pode ser uma ótima ideia para você mensurar tudo o que seu negócio pode economizar.

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