Segurança moderna para contratos modernos
Desde que existem documentos jurídicos e contratos, as partes precisam de meios para armazenar e verificar informações confidenciais. De selos antigos a assinaturas cursivas, a maneira como garantimos e autenticamos dados com segurança está sempre mudando.
Desde que os sistemas de gerenciamento de documentos digitais chegaram aos escritórios na década de 1980, as empresas e escritórios de advocacia contam com uma mistura de sistemas de dados internos e cópias em papel antiquadas para manter seus documentos juridicamente vinculantes seguros e disponíveis para acesso.
Em vista do trabalho híbrido moderno, porém, os sistemas internos e em papel têm um problema gritante: estão presos a uma localização física. A necessidade de viajar até um local específico para visualizar um documento em 2021 restringe a flexibilidade da sua equipe e, no local de trabalho pós-COVID-19, as empresas estão adotando a transformação digital. Como você pode evitar que seus departamentos que dependem de contratos (incluindo jurídico, RH, vendas e compras) fiquem para trás?
Os desafios de manter os documentos digitais seguros
Todos os departamentos precisam ter confiança na validade de seus documentos, mas principalmente aqueles que lidam com trabalho e risco jurídico, RH e gerenciamento de contratos. Talvez por isso as abordagens baseadas em papel (inscritas com assinaturas claras e juridicamente vinculantes) tenham se mantido por tanto tempo em um mundo cada vez mais digital.
A possibilidade de que documentos digitais confidenciais sejam hackeados ou comprometidos (especialmente com o aumento significativo de ataques cibernéticos durante a pandemia) significa que muitos têm receio de abrir seus documentos legais para funcionários remotos. Os ataques de malware aumentaram 385% durante a pandemia de COVID-19 à medida que as organizações se esforçavam para possibilitar o trabalho remoto. Então, é mais importante do que nunca garantir que você escolheu a solução certa de segurança digital.
O eSignature da DocuSign, na nuvem, oferece uma maneira mais segura de trabalhar do que o armazenamento tradicional baseado em papel, ao mesmo tempo em que promove a flexibilidade. A verificação digital impede eventuais criminosos cibernéticos e, ao mesmo tempo, simplifica os fluxos de trabalho, corta custos ao eliminar a impressão, centraliza o suporte técnico e libera o tempo da sua equipe. Dos contratos da DocuSign, 80% são concluídos em um dia e 44%, em 15 minutos após o envio. Como 90% das empresas ainda preparam seus contratos manualmente, poderiam economizar muito tempo e dinheiro.
Como a lei está mudando para melhorar a segurança digital
Em uma mudança que deve fornecer alguma segurança aos profissionais do direito, a maneira como manuseamos os dados está sendo impulsionada por mudanças arraigadas na legislação do Brasil. A implementação do LGPD definiu novas normas para como os dados pessoais precisam ser armazenados e acessados.
Por sua própria natureza, os documentos contratuais são repletos de informações pessoais, de nomes e endereços a dados mais confidenciais que podem ter consequências danosas se vazados. Quando as empresas manuseiam dados, elas precisam garantir que suas soluções não sejam apenas testadas e aprovadas, mas também seguras.
As equipes precisam escolher uma solução confiável de segurança digital que seja segura o suficiente para manter os dados valiosos dos clientes protegidos o tempo todo.
Então, como as ferramentas digitais podem proteger seus dados, clientes e organizações?
Na era do trabalho híbrido, a abordagem na nuvem oferece aos profissionais a oportunidade de trabalhar de quase qualquer lugar do mundo e ainda acessar informações confidenciais com segurança. Isso anula um dos maiores temores de quem trabalha com dados valiosos: a possibilidade de extraviar a cópia física. Também significa que os profissionais podem usar os serviços de assinatura eletrônica para verificar seus documentos jurídicos no conforto do home office, o que lhes dá confiança para adotar uma abordagem de trabalho híbrida de longo prazo.
Hoje, mais de um milhão de clientes em todo o mundo confiam na DocuSign para proteger suas transações críticas e estamos comprometidos em manter e fortalecer o ambiente seguro no qual eles confiam. Nossa solução ajuda a apoiar seus esforços de conformidade com a LGPD. Dessa forma, os clientes podem manusear dados pessoais onde quer que estejam trabalhando. Até o momento, ajudamos empresas em mais de 180 países a verificar mais de 1 bilhão de contratos, com um histórico comprovado de 99,99% de tempo de atividade.
A DocuSign oferece uma solução integrada que incorpora soluções de terceiros para departamentos que manuseiam dados confidenciais. Profissionais jurídicos e de gerenciamento de contratos podem criar e enviar documentos digitais rapidamente com as ferramentas que vocês já usam, ao mesmo tempo em que podem trabalhar com segurança em qualquer lugar do mundo. No momento, 68% dos principais departamentos de empresas já usam assinaturas eletrônicas internamente, de forma que agora é a hora de aproveitar o ritmo e integrar a nuvem em todos os contratos.
Nossa plataforma oferece as melhores tecnologias de criptografia de dados disponíveis para garantir a conformidade máxima, ao mesmo tempo em que atendemos a algumas das mais rigorosas normas de segurança globais e dos Estados Unidos, Brasil, UE e Reino Unido.