Os custos com correio em uma seguradora ou corretora são altos. Sem contar o tempo de entrega que às vezes é muito grande para as exigências de um mercado a cada dia mais ágil. No fim, a empresa paga caro por um serviço que nem sempre atende às suas necessidades ou, no mínimo, não permite implantar mais eficiência.

A questão fica ainda mais complicada porque grande parte do que é enviado exige aviso de recebimento, em geral por meio de carta registrada, impondo preços proibitivos às correspondências. Considerando o volume, no final do mês uma soma considerável é destinada para essa necessidade. Um valor, e aí vem a boa notícia, que pode ser diminuído quase a zero.

A gestão de documentos automatizada, além de vários outros benefícios, praticamente substitui os serviços de correspondências, pelo menos aqueles mais frequentes e que acabam gerando mais custos. Por meio de uma plataforma digital, é possível adotar a utilização de e-mail com valor jurídico – abolindo o papel e a postagem- que podem ser enviados e autenticados digitalmente com validade jurídica, comprovando o envio, recebimento e conteúdo destes e-mails.

Nesse formato, os materiais podem ser enviados por e-mail, tudo reconhecido pela legislação e aceito pela Justiça como prova. Ou seja, o mesmo resultado do método tradicional de postagem sem gastos com papel, impressão e correio.  O método também é muito mais ágil e seguro, pois evita o tempo e riscos dos serviços de entrega. Além disso, os comprovantes são gerados pelo sistema que não “esquece” nem preenche errado as comprovações. Mais que isso, arquiva os documentos de maneira organizada e com segurança, facilitando a localização e impedindo o extravio. A automatização, portanto, oferece qualidade na gestão de documentos, a começar pelo correio.

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