Reuniões produtivas a distância: aproveite videoconferências com estes 6 passos

reuniões produtivas Cada vez mais as empresas adotam o regime remoto para desenvolver atividades. Seja em razão do aumento do trabalho em home office, pela necessidade de interagir com clientes ou fornecedores que estão distantes da sede da companhia, para reduzir custos com deslocamentos e ainda diminuir eventuais problemas de mobilidade urbana, o fato é que a interação a distância vem ganhando espaço nas práticas corporativas.

Diante desse cenário, como o gestor pode conduzir reuniões produtivas? É justamente isso que este post vai tratar. Vamos mostrar as 6 principais estratégias e as melhores ferramentas para otimizar as reuniões feitas remotamente, tornando-as mais produtivas para todos os participantes.

Com as nossas dicas, a sua empresa vai poupar tempo e dinheiro, além de ganhar em eficiência na hora de passar informes, discutir demandas, resolver problemas e planejar ações. Não deixe de conferir agora mesmo!

1. Ter uma pauta bem-definida

O primeiro passo para fazer com que uma reunião remota seja produtiva é definir uma pauta com exatidão. Dessa maneira, é preciso que o gestor não apenas selecione os assuntos que serão tratados, mas também que especifique quais pontos merecem mais atenção, além de delimitar o que pode ser objeto de discussão.

A ordem da pauta também pode fazer diferença, impactando o tempo de duração da reunião e o controle da condução pelo gestor. Nessa perspectiva, vale a pena iniciar a videoconferência com o repasse de informes e a discussão de temas de decisão mais simples, deixando assuntos complexos para o final.

Outra ação importante é estabelecer que apenas os itens da pauta serão tratados, o que evita o risco de dispersões, atrasos e até mesmo a não conclusão da reunião.

2. Organizar a dinâmica da reunião

Reuniões com múltiplas participações simultâneas, fugas de tema e intervenções não autorizadas dos participantes certamente serão improdutivas. Por isso, é fundamental que, antes de dar início ao tratamento dos pontos da pauta, o gestor estabeleça as regras para a realização da videoconferência, definindo como será a dinâmica do evento.

Deixar isso claro poupa tempo, evita conflitos, torna o ambiente mais organizado e confere fluidez à reunião.

Princípios como o respeito durante a intervenção do colega de trabalho e a obediência à sequência pré-estabelecida dos pontos da pauta devem ser os principais parâmetros organizadores do desenvolvimento da videoconferência.

Além disso, algumas ações fundamentais para a otimização da reunião são a definição da ordem e do canal de participação (se por voz ou mensagem de texto) e a solicitação para que os microfones fiquem desligados enquanto um membro está falando.

3. Conferir equipamentos

Ainda que ferramentas tecnológicas sejam reconhecidas por elevados níveis de eficiência, nunca é demais conferir as condições de funcionamento dos equipamentos que serão utilizados na videoconferência.

Por isso, antes de dar início à reunião, o gestor deve testar recursos como microfone, câmera e caixas de som, além da própria plataforma que dará suporte às interações, a fim de verificar se existem problemas que possam comprometer a fluidez da atividade corporativa.

4. Utilizar boas ferramentas

Nenhum dos passos listados até agora terá efetividade se a empresa não utilizar ferramentas de qualidade para dar suporte às reuniões virtuais. Mas não há motivos para alarde, já que, atualmente, estão disponíveis recursos voltados especificamente para o ambiente corporativo.

É o caso do Skype for Business, que possibilita a realização de chamadas de vídeo e áudio para até 250 usuários. Há a opção de usar a versão para navegadores, que, ao ter uma interface parecida com a do aplicativo utilizado no PC, não necessita de cadastro prévio, demandando apenas que os convidados acessem o link da reunião.

Com esse recurso, também é possível participar de chats durante a realização da videoconferência , assim como integrar o serviço à suíte Office 365 Enterprise para compartilhar documentos editáveis ao longo da reunião.

O uso dessas ferramentas é muito útil para dar dinamicidade às reuniões, já que elas permitem a integração de sistemas direcionados à apresentação de documentos com dados que facilitam o repasse de informes e a condução das discussões.

E, claro, além de contar com uma boa plataforma para hospedar a videoconferência, a empresa precisa utilizar uma rede de internet de alta qualidade, que seja capaz de suportar conexões longas e com o uso de recursos audiovisuais, afinal, a atividade é toda desenvolvida de modo virtual.

5. Conhecer as funcionalidades dos recursos utilizados

É essencial que o gestor conheça as funcionalidades das ferramentas que serão utilizadas na videoconferência. É esse conhecimento que garante que, na hora da reunião, ele será capaz de usar os dispositivos necessários a cada ação, como o microfone, a câmera e os recursos disponíveis na plataforma de suporte (apresentação de documentos e gravação, por exemplo).

Sem isso, em vez de produtiva, a reunião pode ser morosa e desorganizada, não atendendo aos seus objetivos propostos e comprometendo a produtividade dos colaboradores.

6. Usar a tecnologia para elaborar a ata

O registro de uma reunião é essencial para que o que foi discutido e definido nela seja, de fato, implementado, além de garantir que não haja mal-entendidos ou distorções em relação aos assuntos tratados.

O instrumento que tem essa função é a ata, na qual o redator deve inserir todos os pontos abordados no encontro, apontando, de acordo com a pauta, as decisões que foram tomadas, os responsáveis por elas, bem como os encaminhamentos tirados da reunião.

Assim como a reunião, a ata também pode ser elaborada e finalizada remotamente, com o suporte de ferramentas tecnológicas. Isso porque, depois de esboçá-la, o redator pode usar um sistema em nuvem para compartilhar o documento com os presentes a fim de que eles leiam o seu conteúdo, façam sugestões, se for o caso, e aprovem a finalização da ata.

Em seguida, para formalizar as deliberações encaminhadas na reunião, basta que todos os presentes utilizem uma plataforma de assinatura eletrônica para atribuir firma ao documento. Permitindo que todos assinem remotamente o mesmo documento.

Como mostramos, fazer reuniões produtivas a distância é possível, sendo, inclusive, uma prática recomendável se a empresa pretende otimizar o tempo dos colaboradores e poupar recursos financeiros. Ao seguir esses passos, o gestor tem condições de realizar videoconferências com organização, eficiência e qualidade, sem se preocupar com o deslocamento de pessoal e eventuais problemas de mobilidade.

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