“O brasileiro é o trabalhador mais caro do mundo.” A frase pode provocar estranhamento, mas é real. Em uma pesquisa realizada entre 90 países, o Brasil se colocou no 1º lugar entre as nações com a mão de obra mais cara do planeta. Em boa parte, a razão está nos custos trabalhistas, que podem aumentar as despesas com folha de pagamento em até 71,4% (a depender do regime tributário).

Tomemos como exemplo os encargos de uma organização enquadrada nos regimes Lucro Real ou Lucro Presumido:

  • Férias: 11,11%
  • 13º salário: 8,33%
  • INSS: 20%
  • FGTS: 8%
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Contribuição Previdenciária sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
  • Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 3%
  • Salário Educação: 2,5%
  • Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: 3,3%

Total: 68,18%

Esses são os principais custos trabalhistas durante um contrato. Repare que quase 70% do valor investido não vai para o empregado: assim, em uma era de extrema competitividade, é preciso encontrar caminhos para redução não somente desses encargos sociais, mas também de horas-extras, banco de horas etc.

Vamos descobrir como reduzir custos como esses? Continue a leitura!

Quais os 4 passos fundamentais para reduzir custos trabalhistas?

Embora não haja uma solução matemática, via de regra, as empresas com bons resultados nesse aspecto passam inevitavelmente por 4 fases.

1. Elaboração de um plano de revisão tributária

Muitas organizações brasileiras subestimam a importância do planejamento tributário, o que explica porque, segundo pesquisas, 95% dos negócios instalados no país pagam mais impostos e encargos do que deveriam.

Um mau planejamento fiscal pode triplicar sua carga de tributos, inclusive os trabalhistas. A título de exemplo, lembremos que uma empresa optante pelo Simples Nacional não carrega o ônus de pagamento de salário educação e contribuições ao Incra/SENAI/SESI.

2. Opção pela terceirização sempre que possível

A terceirização não gera apenas economia com folha de pagamento. Considerando que a execução integral da atividade terceirizada passa a ser responsabilidade de um parceiro, seus custos indiretos também são entregues aos prestadores de serviços. Estamos falando de compra e manutenção de máquinas, aquisição de produtos e realização de treinamentos.

Você pode terceirizar suas atividades-meio (limpeza e segurança), bem como fazer o outsourcing dos processos mais estratégicos (RH, jurídico e TI). O importante é definir corretamente os SLAs (Acordos de Níveis de Serviço), a fim de que os resultados sejam mensurados e, muito além da redução de custos trabalhistas, gere à empresa qualidade e velocidade.

3. Digitalização de processos

O ponto inicial da Revolução 4.0 é a digitalização integral de processos, com a substituição do tráfego físico de documentos por uma matriz baseada em assinatura eletrônica e gestão de documentos inteiramente em nuvem (da criação ao arquivamento).

Essa transformação digital, conforme você constatará abaixo, reduz a necessidade de pessoal e provê à empresa a base necessária para implementar soluções disruptivas baseadas em Inteligência Artificial e computação cognitiva.

4. Fortalecimento do processo de automação, principalmente no RH

Segundo levantamento do U.S. Department of Labor, nos Estados Unidos, os custos de uma má contratação podem chegar a 30% do salário anual do colaborador. Isso em um país mais liberal e com pouca regulamentação. No Brasil, entre 13º salário, 1/3 de férias, FGTS e despesas de seleção, uma política equivocada de admissões pode sucumbir uma empresa em menos de 5 anos.

Não há dúvidas de que a gestão de custos trabalhistas precisa receber um plano de atenção especial pelas empresas. E muitas delas já vêm lançando mão da Revolução 4.0 para atingir eficiência no RH, trazendo, por exemplo, sistemas apoiados em Inteligência Artificial para cruzar as competências de cada candidato com os requisitos de cada cargo.

A mineração de dados em redes sociais para recrutar os melhores talentos também já vem sendo amplamente usada nas organizações. Até o déficit de conhecimento dos empregados já pode ser mapeado com o auxílio da computação cognitiva, gerando programas de capacitação exclusivos.

De toda forma, como o ponto de partida para esse tsunami tecnológico está na assinatura eletrônica, vale a pena entender como exatamente ela impacta alguns setores da empresa.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica na Gestão de Pessoas?

Modelagem de cargos

Por mais que busque dinamismo, o crescimento natural de uma empresa acaba por torná-la gradualmente pesada e burocrática, já que a simples necessidade de um novo cargo gera uma complexa hierarquia de ações de modelagem (descrição e análise de cargos), tomando tempo com reuniões estratégicas de múltiplos departamentos e, é claro, desviando o foco dos envolvidos de seu core business.

Mas e se todo o processo de desenho e formatação de um novo cargo fosse feito digitalmente? As reuniões poderiam ser on-line e os documentos de referência, assinados eletronicamente.

Com isso, você não precisaria esperar o diretor de finanças voltar daquela viagem corporativa para chancelar o perfil do analista de compliance que ele tanto pediu. O próprio time de RH pode trabalhar em conjunto, mas remotamente, ganhando um tempo precioso na criação desse documento.

Ações como essas, a depender das taxas de rotatividade da empresa e de sua necessidade de mutação, são o limiar entre ter um RH pesado/caro ou mais enxuto/dinâmico (com menos custos trabalhistas).

Recrutamento e seleção

A assinatura eletrônica reduz a pressão sobre todas as frentes do RH, a começar da contratação. Com testes eletrônicos, cruzamento de dados por sistemas de inteligência digital, videoconferências e assinatura dos contratos sempre de modo eletrônico, as onerosas dinâmicas de grupo não são mais essenciais.

O envio de toda a documentação da contratação de um novo funcionário, desde upload de documentos, ficha, dados para os benefícios e etc… tudo isso pode ser assinado na plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign, mantendo todos os documentos na nuvem e evitando que o RH precise arquivar documentos físicos e não perca tempo depois procurando estes documentos.

Treinamento & Desenvolvimento

Na linha das evoluções citadas acima, uma plataforma de educação corporativa integrada, baseada em Big Data, tem potencial de geração de valor muito maior do que qualquer semana de treinamento presencial. Aqui, todo o processo de avaliação, aprovação e emissão de certificados pode (e deve) ser feito sem papel e caneta. Na era dos negócios digitais, seus processos também precisam ser digitais.

Além dessa perspectiva, considerando que muitas empresas optam por fazer o outsourcing de sua área de T&D, a celebração de contratos com parceiros especializados se torna muito mais célere e simplificada quando todos os ajustes são confirmados sem a necessidade de caneta, papel, chancelas notariais etc.

Remuneração e programas de incentivos

Na área de remuneração, uma Gestão de Talentos que trabalha de forma inteiramente digital não perde tempo com elaboração de longos aditamentos de contratos, guias de retenções de impostos e outros documentos que ratifiquem uma mudança de patamar financeiro do empregado.

Como tudo já está alocado na nuvem, a transferência dos dados, de um formulário antigo para o atual, é simples e feita em segundos. A confirmação é garantida por assinatura eletrônica: o link é remetido ao e-mail do funcionário e todo um extenso processo de promoção pode ser concluído em poucos minutos.

O mesmo pode ser dito em relação às políticas de incentivos. Quem trabalha com parceiros de viagens corporativas, por exemplo, fecha contratos de prestação de serviços sem perda de tempo, aceitando e utilizando sua assinatura eletrônica sem complicação.

Se recrutamento, seleção, treinamento, desenvolvimento, avaliações de desempenho, remuneração e políticas de incentivo passam a ser geridos com menos tempo perdido, para que então continuar mantendo mais funcionários no RH do que em suas áreas produtivas? Ou, em última análise, por que manter altos custos trabalhistas se, pelo porte de sua nova Gestão de Pessoas, uma terceirização daria conta do recado?

Mais de 200 milhões de pessoas não podem estar erradas: conheça a solução de assinatura eletrônica DocuSign e veja, na prática, o quanto sua empresa ganha com a possibilidade de assinar documentos em qualquer hora, de qualquer lugar, sem impressões, motoboys ou dias de espera! Teste grátis por 30 dias!

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