Migração para a nuvem, uso de ERPs, automações: uma rápida pesquisa no Google já encontra uma avalanche de recomendações genéricas para reduzir custos empresariais. O problema é que poucos sites informam exatamente quais soluções em nuvem impactam seus negócios ou que tipo de automação pode ser feita para gerar resultados concretos. Pois o objetivo deste post não é esse.

Aqui, vamos mostrar especificamente 5 soluções que, se implementadas, trarão resultados sólidos em seu processo de gestão de custos. Então vamos lá?

1. Assistentes Pessoais Virtuais

Imagine se suas reuniões com clientes fossem agendadas automaticamente, com um simples comando de voz dado a um sistema? Agora pense se seu call center receptivo fosse substituído por robôs, com alto grau de interação humana, capazes de sanar dúvidas e resolver problemas.

Acredite: tecnologias como redes neurais e deep learning transportaram essas cenas de filmes de ficção científica para a realidade das empresas. Os chamados Assistentes Pessoais Virtuais (VPAs, na sigla em inglês) já começam a ser usados por muitas organizações para reduzir custos administrativos e com pessoal.

Remeter catálogos aos clientes, comprar passagens aéreas, formular promoções e prestar atendimento ao público: o VPA dá conta de tudo isso e em um altíssimo nível de processamento de linguagem natural, fazendo com que até esqueçamos de que se trata de uma máquina. Vale a pena conhecer melhor essa tecnologia.

2. Plataforma de assinatura eletrônica

Já parou para pensar no custo da assinatura manual? Pois saiba: é altíssimo. O detalhe é que, por estar diluído na forma de pequenos gaps de eficiência, pode passar despercebido aos gestores. Mas vamos tentar juntar esse quebra-cabeça.

Quantos documentos você assina por ano? 2 mil, 5 mil? E se somarmos todos os funcionários, quantos documentos sua equipe assina e rubrica anualmente? Como um único contrato pode ter mais de 100 folhas, serão 10 mil, 15 mil, 30 mil? Então aqui já estão embutidos inúmeros custos.

Custo do tempo perdido com assinaturas manuais

Já falamos no post sobre erros na gestão de documentos que os profissionais perdem, em média, 4 horas por semana assinando papéis, o que representa 16 horas por mês ou 208 horas por ano. São, assim, mais de 200 horas de salários desperdiçados anualmente porque a empresa está presa a processos burocráticos em vez de contar com uma equipe full time concentrada em seu core business. E como assinar documentos não é o business de nenhuma organização, é preciso repensar.

Custos relacionados à gestão física de documentos

Supondo que 30 mil documentos foram assinados e/ou rubricados manualmente em 12 meses. Quanto isso representa em cartuchos de tinta? Para você ter uma ideia, há toners que imprimem apenas 1.500 páginas e custam mais de 300 reais. Fazendo os cálculos, nossa empresa hipotética gasta mais de 6 mil reais apenas com toners! Já com um sistema de assinatura eletrônica, é possível reduzir custos como esses de forma significativa.

Custo gerado pela ineficiência dos arquivos físicos

Como já dissemos em outros posts, a gestão de documentos físicos desencadeia uma série de problemas: até 5% dos arquivos são extraviados diariamente, o tempo perdido para recriar um documento é de até 25 horas, os colaboradores desperdiçam cerca de 400 horas ao ano procurando documentos e assim por diante. Estamos falando em milhares de reais com folha de pagamento, tudo para que seu capital humano seja desperdiçado buscando, guardando e recriando papéis.

Como você certamente não quer que esses custos consumam o faturamento do seu negócio, que tal implementar uma plataforma de assinatura eletrônica? Esse recurso resolve todos esses gaps, uma vez que a tramitação de informações na empresa passa a ser digital.

Vale destacar que a assinatura eletrônica possui validade jurídica para todos os fins, conceito confirmado pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001. Nem os órgãos públicos assinam mais documentos à mão, conforme regulamentação dada pelo Decreto 8.359, de 2015.

3. Sistema de gestão logística

Uma pesquisa da Fundação Dom Cabral mostrou que 11,73% das receitas das empresas brasileiras são devorados por custos logísticos. E a maior parte desse ônus vem de despesas com frete.

O problema é que muitos negócios não possuem sistema integrado para gestão logística, o que os impede de reduzir custos na área. A relação de fornecedores geralmente é feita em planilhas, não há listagem eletrônica com todas as transportadoras do mercado, as cotações não são atualizadas em tempo real e a filtragem de requisitos (carga fechada ou fracionada, cubagem, região, preço) é feita de forma rudimentar.

Muitas vezes, o esforço em economizar acaba precedendo despesas operacionais silenciosas. Quando a gestão de frete é quase toda manual, os custos logísticos são elevados em até 80% em relação aos concorrentes que possuem ferramentas de inteligência logística — como um TMS Embarcador.

Esse recurso apresenta um banco de dados completo de praticamente todas as transportadoras do mercado, permite classificar o frete segundo dezenas de critérios, o que gera contratos com melhor custo-benefício, e ainda abriga módulos de rastreamento, gestão de despacho e Analytics para estudo de indicadores.

Não tenha dúvida: prover sua empresa com soluções de automação como essa podem diminuir em até 80% seus encargos logísticos, o que colabora para reduzir custos e aumentar a margem de lucro nas vendas.

4. CIO as a Service

Você certamente já conhece Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) e Platform as a Service (PaaS). Mas já ouviu falar em CIO as a Service? Pois saiba: muitos administradores encontram nessa solução uma alternativa para reduzir custos com a gestão de TI. Na prática, um Chief Information Officer (CIO), o diretor de TI, tem custo médio mensal de até 40 mil reais. E é claro que nem toda companhia consegue arcar com essa despesa.

No intuito de oferecer às PMEs uma gestão profissional de tecnologia, mas sem os altos custos da centralização, já existem empresas que oferecem o CIO as a Service.

Nesse caso, por meio de um pagamento mensal, é possível contratar especialistas em gestão estratégica de TI que se encarregarão de alinhar tecnologia ao business de forma personalizada, redesenhando a infraestrutura de TI, gerindo equipes e diagnosticando soluções que podem ser implantadas para produzir impacto direto no faturamento.

5. Email Comprova

Temos aqui outra torneira que costuma ficar aberta, deixando escorrer o capital da empresa sem que os gestores sequer percebam. Pense bem: quanto sua empresa gasta anualmente com postagens? Cartas registradas? E com envelopes?

A verdade é que a comunicação postal é coisa do século passado. Na era dos negócios digitais, os grandes players do mercado não arcam mais com custos de cartas registradas. Todas as comunicações externas são feitas via ferramentas modernas e com validade jurídica. É o caso do Email Comprova, que:

  • transforma simples e-mails em documentos para notificações extrajudiciais;
  • possui validade jurídica para quaisquer efeitos, elementos técnicos legais e periciáveis, além de chancela do Observatório Nacional, órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia;
  • reduz 80% dos custos com postagens;
  • permite que os documentos sejam lidos poucos segundos após o envio;
  • gera protocolo de entrega do e-mail, exatamente como uma carta registrada;
  • emite comprovantes de download e leitura de anexos, servindo como conjunto probatório jurídico.

Você viu aqui que muitas soluções de TI possuem potencial altíssimo de reduzir custos com pessoal, logística e processos administrativos. E agora que você já conhece todas essas soluções, que tal trazer sua empresa para o novo milênio?

Quer se aprofundar no assunto e entender como implementar, na prática, algumas dessas soluções? Então comece baixando agora nosso white paper sobre DTM e garanta que não ficará para trás na corrida digital!

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