O desenvolvimento tecnológico fez uma transformação no mundo corporativo, inserindo práticas virtuais nas rotinas administrativas e comerciais das empresas. Diante dessa realidade, todo negócio — independentemente do ramo em que atua — deve implementar ações com o objetivo de atribuir segurança tanto às suas informações quanto aos dados dos seus clientes.

Neste post, vamos tratar de uma medida fundamental para isso: a atualização da política de privacidade. Explicaremos o que é, quais itens precisam constar nesse documento e como pode ser elaborado pelas empresas brasileiras, tendo em vista que as companhias terão que se adequar às mudanças trazidas Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Prossiga a leitura e saiba mais!

O que é política de privacidade?

É um documento que especifica os procedimentos adotados pelo site ou aplicativo da empresa em relação ao manuseio de informações. O objetivo é esclarecer aos usuários o que será feito com os dados inseridos em um formulário de cadastro, por exemplo, e qual a finalidade da utilização.

Na política de privacidade, deve constar também se os dados serão enviados diretamente pelo usuário, recolhidos por meio da página acessada e da localização do visitante ou captados por meio de cookies — informações de navegação. Se forem repassados a outras empresas, o documento precisará indicá-las e descrever como ocorrerá esse procedimento.

O que precisa constar nesse documento?

Para que a política de privacidade de um negócio funcione de maneira eficiente, ela deve conter informações capazes de informar corretamente o usuário sobre os modos de utilização dos seus dados no site ou aplicativo. Isso inclui a necessidade de especificar:

  • a legislação que garante a legalidade da política de privacidade adotada;
  • as situações nas quais os dados sobre o usuário serão solicitados;
  • as informações que serão coletadas;
  • o modo de utilização dos dados fornecidos;
  • a realização ou não de compartilhamento de informações com outras empresas;
  • o período de armazenamento dos dados;
  • a possibilidade de a navegação ser feita anonimamente, se houver;
  • a finalidade de uso do e-mail do cliente, se for o caso;
  • a utilização de cookies e web beacons, quando se aplicar;
  • os padrões de segurança usados na página para processar as transações;
  • as formas de alteração ou atualização dos dados fornecidos;
  • a possibilidade de atualização ou alteração da política e modo de notificação dessa mudança.

É importante que o visitante seja informado de que, se clicar em um anúncio, por exemplo, será direcionado para fora dos domínios do website, ficando sob a cobertura da política de privacidade do anunciante e não da empresa cuja página visitou inicialmente.

Além disso, o documento precisa explicitar como funcionam os botões de compartilhamento de elementos do site ou app via redes sociais e a periodicidade de envio de newsletters e outros tipos de informativos, quando for o caso.

Como montar uma política de privacidade?

Uma política de privacidade deve ser elaborada a partir da legislação vigente no país e considerando dois principais fatores. Enquanto o primeiro se refere às características específicas da empresa e os modos de operação de suas plataformas virtuais, a segunda diz respeito às necessidades dos seus clientes. Levando isso em conta, vamos apresentar seis dicas para a criação desse documento.

Consulte um especialista

Para evitar qualquer erro ou ausência de informações na política de privacidade, os quais podem até gerar prejuízos para o negócio, vale a pena investir em uma consultoria com advogados ou profissionais especialistas em segurança de dados. Com esse direcionamento, a empresa adquire os conhecimentos necessários para construir um documento em conformidade com as leis em vigência no pais.

Mapeie o funcionamento do site e app da empresa

É fundamental que a companhia conheça os modos de operação assim como as particularidades de funcionamento do seu website e aplicativo, afinal, isso permite que a empresa determine as informações que serão descritas no documento.

O mapeamento também possibilita a identificação de outras demandas de inserção de esclarecimentos que vão além dos elementos que listamos no tópico anterior e referem-se a especificidades da própria companhia.

Preze pela transparência

O usuário tem o direito de saber o que será feito com os dados que inserir em um site ou aplicativo, o que obriga a empresa a esclarecer em sua política de privacidade como será feita essa utilização. Por isso, a política tem que ser transparente, listando todas as ações que serão realizadas com as informações dos clientes e não omitindo qualquer procedimento ou característica operacional de suas plataformas.

Torne a política de privacidade clara, objetiva e concisa

Para que o usuário entenda a política de privacidade adotada, é preciso que ela esteja escrita de forma clara, objetiva e concisa, informando apenas o que é relevante para a compreensão do mecanismo de uso de dados pela plataforma virtual. Essas características tornam mais fácil e proveitosa a leitura do documento, que, se for longo e inespecífico, tende a não ser lido pelo cliente.

Dê visibilidade ao documento

É preciso que o documento esteja acessível para que o usuário leia e aceite os termos de uso das informações. Caso contrário, o potencial cliente pode até desistir de utilizar o site ou aplicativo. Uma forma de dar visibilidade à política de privacidade é inserir o seu link perto dos campos de preenchimento, com uma sinalização que seja capaz de chamar a atenção do visitante para efetuar a leitura.

Adote ferramentas eficientes

Há ferramentas que facilitam a leitura e o aceite da política de privacidade e ainda reduzem o custo do processo de implementação. É o caso do DocuSign Click, que, a partir de recursos tecnológicos de alta segurança, captura o consentimento do cliente por meio de um único clique. A aceitação do usuário e todas as suas informações são arquivadas em nuvem, podendo ser acessadas a qualquer momento.

Qual a importância de atualizar essa política?

Considerando a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) em agosto de 2018, as empresas terão dezoito meses para se adequarem às novas regras de segurança da informação. Com a nova legislação, o consentimento do usuário para a utilização de suas informações deve ser livre, bem informado, inequívoco e específico a uma determinada finalidade.

A empresa também será obrigada a prestar esclarecimentos ao cliente sobre o uso das informações coletadas a qualquer momento. Caso o usuário sinta-se lesado quanto ao manuseio de seus dados pela companhia, ele tem a possibilidade de acioná-la judicialmente, o que pode gerar sanções legais com efeitos financeiros. Portanto, é fundamental que a corporação invista em uma excelente política de privacidade.

Viu como é essencial atualizar a política de privacidade da empresa? Negligenciar esse documento pode ser péssimo para o negócio tanto em termos de sua imagemdiante dos clientes quanto de suas finanças, que podem ser prejudicadas caso a legislação não seja devidamente cumprida.

Gostou deste post? Tem alguma dúvida ou sugestão sobre a política de privacidade ou sobre a LGPD? Então entre em contato conosco.