Como cada etapa do funil de vendas exige cuidados específicos para garantir a conversão, é necessário adotar práticas e ferramentas específicas de acordo com o momento. No post de hoje, vamos focar no fundo do funil, mais especificamente no envio de propostas online.

Imagine o seguinte cenário: o cliente já conhece sua empresa, sabe como ela pode resolver problemas e está a um passo de assinar um contrato, mas ainda precisa conferir as condições reais de compra e pagamento por meio de um documento confiável. Aqui, qualquer erro pode colocar todo o trabalho anterior a perder.

Para você não correr esse risco, listamos alguns pontos que definitivamente merecem sua atenção no envio de proposta online. Confira!

Tenha uma estrutura clara

Todo bom gestor sabe da importância da padronização de processos em uma empresa. E isso também deve ser aplicado em pontos que podem até parecer detalhes, mas não são. Estamos falando da estrutura de uma proposta online.

Nesse caso, a padronização faz uma enorme diferença no tempo de confecção do documento, além de prevenir contra esquecimentos ou erros eventuais. Tudo bem que cada negócio deve ter um padrão próprio, que siga sua identidade e suas necessidades, mas existe um esqueleto que pode ser usado como parâmetro universal:

  • apresentação do problema do cliente;
  • solução oferecida pela empresa;
  • vantagens da solução oferecida em relação a possíveis concorrentes;
  • preços, prazos e formas de pagamento;
  • orientação sobre o que o cliente deve fazer após ler a proposta — como ligar para um representante da organização ou confirmar o recebimento do contrato para assinatura.

Lembre-se, no entanto, de que essa é uma sugestão de base. Assim como todo cliente precisa de uma abordagem específica, cada proposta online também demanda um conteúdo original.

Seja breve e preciso

Uma proposta online precisa ser curta, mas sem perder qualidade. Afinal de contas, é bem provável que o comprador esteja avaliando outras possibilidades e, por isso, precise lidar com a situação em um período de tempo mais curto. A dica de ouro aqui é evitar propostas com mais de 5 páginas.

Algumas empresas gostam de inserir informações sobre elas mesmas nesse momento, pensando em demonstrar autoridade. Caso seja essa sua opção, opte pela concisão, lembrando que é bem provável que o comprador já conheça a empresa.

Pode ser interessante usar depoimentos de clientes antigos demonstrando satisfação em relação às soluções contratadas. Lance mão de balões com no máximo 2 frases curtas, no estilo “após assinar com a empresa X, minhas vendas cresceram 35%, trazendo satisfação total”. Obviamente, peça autorização para mencionar as empresas.

Aposte em agilidade

Quando o cliente solicita ou autoriza o envio de uma proposta online, não há tempo a perder. É claro que soluções complexas exigem elaborações igualmente complexas, mas saiba: nada consegue justificar uma demora de mais que 2 ou 3 dias.

Tudo bem que a padronização já vai ajudar a agilizar essa elaboração, mas também é preciso usar a ferramenta certa na hora do envio. Um bom exemplo está na adoção de uma plataforma para assinatura eletrônica de documentos que permita não apenas garantir a autenticidade da proposta enviada como também gerenciar os arquivos de maneira simples.

O melhor é que essa solução pode ser integrada a outros sistemas empresariais, como um bom CRM. Assim, você usa a tecnologia para garantir a gestão do relacionamento com clientes, aproveita as informações levantadas pelo sistema para montar uma proposta personalizada e, sem sequer sair da ferramenta, envia propostas em formatos de fácil acesso e alta aceitação em poucos cliques — como o PDF.

Com todo o processo fluindo de maneira rápida, é possível fechar contratos não só no mesmo dia do envio da proposta como até na mesma hora! Dessa forma, a empresa se faz presente na cabeça do cliente logo após o pedido de proposta, largando na frente dos concorrentes ao demonstrar que é capaz de resolver problemas com rapidez e baixo custo.

Mantenha a comunicação aberta

Ainda que o envio da proposta online esteja nos momentos finais do funil de venda, esse não é o fim da linha. É preciso manter o diálogo aberto com o possível comprador, deixando isso claro já ao enviar a proposta.

Caso você use uma plataforma de assinatura eletrônica, por exemplo, recebe uma alerta assim que o destinatário abre o arquivo. Esse é um ótimo momento para fazer uma ligação e perguntar se o cliente recebeu o documento normalmente e se tem alguma dúvida, demonstrando disponibilidade.

Nesse processo, como ainda se trata da etapa das negociações, é mais que comum que o comprador faça objeções, solicite mudanças ou tente diminuir valores. Ouça suas demandas com atenção e as responda com agilidade, seja qual for o retorno. O importante é manter um senso de urgência na assinatura do contrato, o que sempre aumenta as chances de concretização do negócio.

Facilite a passagem para o contrato

Parte da demora na aceitação (ou não) da proposta tem a ver com burocracia. E não estamos falando apenas dos processos da empresa para a assinatura do contrato, como a autorização de diferentes esferas de comando. O principal problema está na confecção de um contrato válido.

Antigamente, isso demandava impressões, revisões e gastos com o envio e até com despesas cartoriais para garantir a segurança jurídica do acordo. Hoje, tudo isso pode ser feito com muito mais rapidez e a custos bastante inferiores, graças ao uso de ferramentas tecnológicas.

Uma plataforma de assinatura eletrônica de documentos permite que uma proposta e o contrato em si sejam autenticados com pouquíssimos cliques, por meio de computadores, celulares e tablets. Com os atuais recursos de segurança da informação, os riscos de fraude são mínimos, sendo possível identificar qualquer alteração feita nos arquivos.

O interessante é que, por meio de ferramentas desse tipo, o contrato pode ser enviado junto com a proposta, seja como anexo ou link. Nesse cenário, o possível comprador recebe a oferta para conferir seus termos e, estando satisfeito, já pode assinar o contrato! Simples, rápido, efetivo e com segurança jurídica.

Para finalizar, vale ressaltar que não são apenas propostas online e contratos que estão mudando na era digital. Confira nosso material sobre gestão de transações digitais e saiba como aumentar sua competitividade com a ajuda da tecnologia!