6 ferramentas tecnológicas que aumentam a produtividade no trabalho

Ganho de produtividade e redução de custos são dois dos maiores “mantras” de qualquer gestor no país, independentemente do porte da empresa. Especialmente em um momento de crise aguda (só em 2016, as vendas no varejo registraram o pior resultado dos últimos 15 anos), reestruturações e enxugamento de processos entram no foco dos gestores que, em determinado momento, mergulham no famoso dilema do “não ter mais onde cortar” ou “não saber como fazer a equipe produzir mais, com menos recursos”. O grande problema é que muitos não percebem que (neste ponto) ainda há sim muita margem de manobra, que passa, no entanto, pelo uso das ferramentas tecnológicas, instrumentos poderosos capazes de eliminar o que ninguém pode mais se dar ao luxo de perder atualmente: tempo.

Hoje você vai descobrir 6 ferramentas que vão elevar exponencialmente a produtividade da sua equipe e a sua própria. E o melhor, você não precisará modificar sua infraestrutura de TI inteira para implementá-las!

Softwares de gestão de projetos

Uma pesquisa realizada há alguns anos pelo Standish Group Internacional sobre a eficiência dos projetos de TI mostrou que 88% das iniciativas sofrem atrasos no cronograma. Nestes projetos, a média do atraso em relação ao cronograma inicial é de impressionantes 222%! Mas a coisa não para por aqui: computando todos os projetos que foram entregues fora do prazo e com custo maior, apenas 61% das funcionalidades previstas inicialmente foram devidamente entregues aos clientes. Nada mais previsível quando lembramos que a maioria das empresas não possui um sistema organizado (e eletrônico) de gerenciamento de projetos.

Com o volume de demandas e a imensidão de detalhes envolvidos em cada etapa dos projetos, manter-se dentro do custo, escopo e tempo delimitados inicialmente é praticamente impossível sem o auxílio de sistemas de gestão de projetos. Esses softwares, integrados a todos os membros da equipe, são capazes de disparar alertas sobre deadlines, emitir relatórios que mostrem os colaboradores mais e menos produtivos, custos passíveis de extrapolação futura, além de gerenciar o dia a dia das tarefas, conduzindo a equipe durante todo o período estabelecido. Sem dúvida, uma das ferramentas tecnológicas mais importantes a quem lida com equipes multidisciplinares envolvidas em projetos temporários.

Soluções de Gestão de Transações Digitais (DTM)

A gestão de documentos é o calcanhar de Aquiles da maioria das empresas, onde se encontra boa parte do tempo desperdiçado silenciosamente ao longo do mês. Uma pesquisa feita pela PwC há alguns anos, mostrou que:

• 7% dos documentos gerados são perdidos;
• profissionais passam entre 5% a 15% do tempo lendo informações e (pasme!) 50% procurando por elas;
• funcionários podem perder 2 horas diárias procurando documentos extraviados;
• um documento é xerocado, impresso ou digitalizado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.

Em plena era da mobilidade, muitas empresas ainda toleram prejuízos como esses (decorrentes da manipulação de documentos físicos), pela simples necessidade de assiná-los manualmente. Mas isso já não é mais necessário há algum tempo.

A Docusign é um exemplo de solução segura, protegida e juridicamente válida para assinar documentos eletronicamente. Com ele, você e sua equipe podem assinar seus contratos, autorizações de vendas e recibos a partir de sua residência, no trânsito ou em viagem. Não há mais custos com impressões, perdas de tempo com busca de documentos em caixas-arquivos ou gastos desnecessários com digitalizações. Fundamental em uma era em que um minuto perdido pode comprometer o fechamento de uma grande venda, certo?

E-mail Comprova

E-mail Comprova é uma solução já presente no Brasil (usada pelas empresas mais atualizadas com as novidades da TI), cujo objetivo é substituir inteiramente a carta registrada, que além de cara, envolve perda de tempo (com sucessivas idas aos Correios).

Essa, que é uma das mais eficazes ferramentas tecnológicas para aumento de produtividade administrativa, transforma um simples e-mail em um documento válido juridicamente, por meio do acréscimo de elementos técnicos e legais (como o protocolo legal do Observatório Nacional, órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia), que comprovam o envio, conteúdo e recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Com baixo investimento, imagine quanto tempo por ano poderia ser devolvido a você e a sua equipe, por meio uma pequena implementação administrativa como essa? Às vezes, uma pequena diferença faz toda a diferença!

Reuniões via Skype

Um estudo divulgado na Revista Exame, da Bain & Company, mostrou que as empresas perdem, no mínimo, 25% de seu tempo com reuniões de baixo valor agregado. As reuniões presenciais são prolixas, cansativas e impõem a necessidade de deslocamento de profissionais, algo que pode ser evitado com o uso de ferramentas tecnológicas de comunicação instantânea, como o Skype.

Sistema de gestão de CRM

Sua equipe ainda gerencia as vendas em planilhas do Excel? Se você quer se manter competitivo no longo prazo, bater metas estipuladas com maior frequência e reduzir custos administrativos, você não vai conseguir escapar da implementação de um CRM (Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente). Por meio dessa solução, você pode administrar eletronicamente um cliente potencial desde um primeiro contato até todo seu ciclo de vida na relação com a empresa.

Você sempre se questionou como perceber o ROI (Retorno sobre Investimento) das campanhas de marketing (cujos resultados são bastante subjetivos)? O CRM é capaz de gerenciar todas as campanhas, mostrando por meio de indicadores o retorno real de cada uma delas. Acompanhar e coletar dados de call center e da própria movimentação do cliente na empresa também são outras funcionalidades interessantes desse sistema, que transforma dados brutos em informações gerenciais à organização.

Monitorar o desempenho individual de cada vendedor, receber relatórios da evolução das vendas no período e ter indicativos de tendências são outros benefícios dessa ferramenta tecnológica de aumento de produtividade. Entretanto, seu uso não estará completo sem que recursos de assinatura digital estejam inseridos dentro dele.

CRM integrado com soluções de assinatura eletrônica

Soluções como a Docusign, por exemplo, permitem enviar, assinar e gerenciar documentos importantes de vendas a partir de qualquer dispositivo, sem que seja necessário sair do CRM. Os benefícios são diversos, como menor tempo para o retorno de documentos assinados, maior controle sobre as vendas e processos comerciais simplificados. O resultado é muito menos trabalho a seu time, procedimentos desburocratizados, mais agilidade na consolidação das vendas e, por consequência, melhor ROI à sua empresa.

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