Do antigo RH tático-operacional (restrito à emissão mecânica de folhas de pagamento, ainda no início do século 20) à moderna Gestão de Talentos, baseada em conceitos como Inteligência Artificial, Big Data e processos automatizados no RH, muita coisa mudou na própria compreensão do papel do ser humano no sucesso empresarial.

Com a globalização e a consequente exposição direta à concorrência mundial, os mantras das organizações passaram a ser produtividade, redução de custos, qualidade máxima e reinvenção constante. Mas como alcançar esse patamar sem uma equipe motivada, altamente capacitada e com o “DNA da inovação”?

Máquinas, instalações e recursos financeiros não bastam se não houver, por trás de tudo isso, um capital humano diferenciado, alinhado aos objetivos organizacionais. As empresas perceberam isso e voltaram-se aos seus funcionários enquanto mola propulsora do sucesso.

É aqui que é dado o start para o surgimento de muitos processos automatizados no RH, sempre no intuito de reduzir rotatividade, evitar erros de contratação e liberar a gestão de pessoas das tarefas meramente burocráticas. Vamos entender mais sobre essa transformação digital no RH?

Quais os gaps de eficiência de um RH “analógico”?

As avaliações de desempenho sempre foram epicentro de conflitos e frustrações nas empresas (quando, em essência, tais processos deveriam provocar o contrário, a motivação). Ocorre que análises subjetivas e a dificuldade de estabelecer comparações à primeira vista tornam o processo de avaliação pouco efetivo e desestimulante.

Além disso, atividades mecânicas, como controle de frequência, registro de promoções, cálculo de vencimentos/férias/rescisões, além do recolhimento de contribuições ligadas ao controle de pessoal, fazem da Gestão de Pessoas um departamento robótico, com pouco espaço para inovação e repleto de erros.

Há ainda que citar o frequente recrutamento de profissionais desalinhados ao perfil dos respectivos cargos, a seleção equivocada e treinamentos que pouco agregam aos colaboradores. Mas já existe tecnologia em RH para sanar esses gaps.

Como automatizar seus processos de RH?

Todas as dores de um setor de Gestão de Pessoas podem ser eliminadas quando há processos automatizados no RH.

Considerando que, atualmente, quase todas as atividades são realizadas em sistemas ERP, uma integração dessas aplicações com soluções de análise de dados já seria suficiente para automatizar a mensuração de performance, trazendo à análise eletrônica variáveis como histórico de alcance de metas e feedback de clientes (via SAC), por exemplo. E tudo com muito mais precisão.

Emissão de relatórios, controle de faltas e registro de férias podem ser feitos de forma eletrônica, com a mínima necessidade de intervenção humana. Por outro lado, rescisões podem ser preenchidas automaticamente com a importação de informações do banco de dados do ERP. Tudo isso é transformação digital no RH.

Por fim, contratos, recibos e declarações podem ser assinados eletronicamente por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica em nuvem. Com isso, um contrato que demoraria 15 dias para ser concluído pode ser finalizado em alguns minutos, ainda que todos os signatários estejam em áreas geográficas distintas.

A dinâmica da assinatura eletrônica torna desnecessárias as montanhas de impressões e escaneamentos na rotina da gestão de pessoas, de modo que a redução de custos administrativos e a maior velocidade no acesso às informações são as consequências mais imediatas de um RH paperless. Isso sem falar no fim dos custos com validações notariais e motoboys.

Há ainda exemplos abundantes de uso de data mining para recrutamento de talentos em redes sociais e seleção inteiramente baseada em Inteligência Artificial, com resultados significativos em matéria de diminuição de rotatividade e aumento de produtividade.

Não importa o segmento ou o porte da empresa: ter processos automatizados no RH é crucial para competir na era dos negócios digitais.

Quais são os 4 motivos para automatizar processos no RH?

Você sabia que o Brasil é o campeão mundial de rotatividade de funcionários? Quem revela esse dado alarmante é a consultoria norte-americana Robert Half, por meio de uma pesquisa que mostrou que o turnover nas empresas nacionais aumentou 82% desde 2010, mais do que o dobro da média nacional.

Ocorre que, apesar das recentes inovações em gestão de pessoas (como reflexo das transformações globais encabeçadas pela Revolução 4.0), muitas empresas ainda têm apenas “departamentos pessoais”, em vez de “centros de gestão de talentos”.

O conservadorismo de alguns gestores mantém RHs ainda atrelados às amarras do papel e da burocracia, o que faz com que toda a organização se torne mais lenta, pesada e ineficiente. A seguir, você confere algumas razões para investir em processos automatizados no RH.

Automatização de tarefas

Imagine um setor de Gestão de Pessoas que lidere treinamento cujo conteúdo seja inteiramente personalizado a partir da coleta de dados de superprocessadores?

Considere também que essas aplicações sejam capazes de identificar as lacunas de competência de cada colaborador e, com isso, elaborar exercícios, dinâmicas e materiais teóricos totalmente individuais.

Um cenário como esse, que há alguns anos seria típico de filmes de ficção científica, hoje já faz parte da realidade de muitas empresas de vanguarda, que capacitam seus profissionais de forma “cirúrgica” usando Inteligência Artificial e aprendizado de máquina.

Otimização do tempo

Há muitas pesquisas que mostram que empresas que não digitalizam seus processos são vistas como ultrapassadas. Destaca-se aqui um levantamento do DocuSign, o qual releva que 83% dos profissionais declaram que priorizam parceiros e clientes que permitam transações digitais.

Entre as principais razões para essa preferência estão a maior agilidade dos negócios digitais e a segurança das transações. Nem precisamos ir muito longe para entender a razão: um estudo do Gartner revelou que:

  • entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenado incorretamente;
  • 1 em cada 20 documentos é extraviado;
  • entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca;
  • os empregados gastam anualmente cerca de 400 horas procurando arquivos.

Quem pode testemunhar sobre isso é a Loggi, startup brasileira de entregas expressas que remodelou seu RH com tecnologia focada em assinatura eletrônica. A plataforma DocuSign, por exemplo, permitiu aos funcionários assinar contratos on-line (inclusive a distância), a partir de um smartphone.

Além disso, com todo o acervo documental da empresa alocado em nuvem privada (com nível de segurança bancário), solidificaram-se as bases para o trabalho aprofundado com análise de dados, tornando a companhia mais inteligente e adaptável às mudanças impostas pelo mercado.

Redução de custos

Ter processos automatizados no RH impacta os custos da empresa em diversos aspectos, tanto no enxugamento do próprio departamento (com o downsizing decorrente das simplificações de procedimentos) quanto na abertura de possibilidades para que todos os demais setores se tornem mais leves e econômicos.

Um exemplo desse contexto se dá na migração dos processos analógicos para uma empresa paperless (implementação que deve ter participação ativa do RH). Sem papel, passa a ser possível ter boa parte dos colaboradores trabalhando remotamente. Além disso, os custos com materiais de escritórios caem vertiginosamente (resmas, toners, caixas-arquivo) e as automatizações abrem margem para realocação de funcionários e extinção de atribuições mais burocráticas.

Gerenciamento de projetos

Com recursos como armazenamento de documentos de RH em nuvem, trabalho com análise de dados para seleção/contratação, auxílio de Inteligência Artificial para elaboração de treinamentos e definição de critérios de promoção por acompanhamento remoto, só para citar alguns exemplos, passa a ser mais simples gerenciar projetos bem-sucedidos na empresa.

Por fim, todas as tecnologias listadas neste post transformaram o antigo DP em um moderno “Centro de Gestão do Capital Intelectual”, aproximando-o definitivamente das decisões estratégicas da empresa.

Parafraseando Peter Drucker, inteligência é a capacidade de usar o conhecimento existente para criar um novo. E é na tecnologia que seu RH encontra portas abertas para inovar e reinventar o futuro.

Entre agora em contato conosco e descubra como os processos automatizados no RH podem representar o divisor de águas nos resultados de sua empresa!

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