Multivix agiliza processo de matrículas e rematrículas com a DocuSign

processo de matrículas O ensino à distância surge como uma oportunidade também para proporcionar um maior acesso à educação. A cada cinco estudantes matriculados no Ensino Superior, um escolhe a modalidade de Educação à Distância (EaD) e, de 2017 para 2018, o número dos cursos EaD cresceu em 50%, segunda a Agência Brasil. Em uma área tão competitiva, com tendência de crescimento, como se destacar? Como ter um processo de matrículas ágil?

A DocuSign ajudou a Multivix a reduzir de 15 para 3 dias o processo de matrícula, o que resultou na melhoria da experiência dos alunos.

A Multivix, maior grupo educacional do Espírito Santo, entende esse cenário e oferece diversas opções de graduação e pós-graduação nessa modalidade, além da presencial. Atualmente, são 150 polos EaD do grupo espalhados pelo Espírito Santo, Minas Gerais e Bahia. Com um processo manual e essa quantidade de regiões para atender, era gasto muito tempo, dinheiro e espaço com documentos em papel. Por isso, o grupo decidiu implementar a assinatura eletrônica do DocuSign Agreement Cloud nos processos.

Com 25 mil alunos matriculados, fazer os cadastros e gerenciar documentos manualmente deixou de ser produtivo e passou a atrapalhar também a rotina administrativa da Multivix. Para a equipe de administração, era necessário realizar todas as etapas: envio de material, coleta de assinaturas, validação e arquivamento pela matriz manualmente. Caso fosse necessário encontrar um arquivo sobre algum aluno, por exemplo, era preciso buscar pelo documento físico dentro dos arquivos da universidade. Com todos esses empecilhos para um método ágil, surgiu a necessidade de otimizar a administração dos documentos.

Redução do tempo para matrícula e rematrícula

A redução do tempo é uma das conquistas que a Multivix obteve com a implementação da assinatura eletrônica da DocuSign. Antes, o aluno precisava se deslocar e ir até um polo da instituição para assinar os papeis e entregar os documentos necessários. Agora, ele só precisa abrir o e-mail e realizar todas as etapas de acordo em poucos cliques, dando upload nos documentos e preenchendo o formulário para assinar a matrícula.

Isso pode ajudar os alunos a não perderem prazos das entrega de documentos, além de aproximar a instituição da cultura digital da geração que está ingressando nos cursos. Antes, a matrícula demorava 15 dias, agora, com a ferramenta digital, são apenas 3 dias para finalizar.

Implementação simples que gera automatização e integração rápida

O Docusign Agreement Cloud tem suas ferramentas integradas a outras plataformas, o que colabora para que todo o ciclo de vida do documento tenha uma gestão organizada, fácil e intuitiva. Com uma implementação simples, a Multivix conseguiu integrar o sistema utilizado pela secretaria acadêmica de forma rápida, que passou a ter acesso à relatórios atualizados todos os dias, gerando uma automtização de todo o processo de entrada do aluno. Com as ferramentas digitais da DocuSign, a equipe administrativa da Multivix também passou a gerenciar as matrículas digitalmente, o que facilitou a busca por documentos, quando necessários, e a redução dos custos com armazenamento dos documentos físicos.

Mais próximo do aluno devido a melhores experiências

A geração que está para entrar na faculdade está familiarizada com o ambiente digital, são vários aplicativos que oferecem serviços na hora que eles quiserem. Quando o ambiente educacional não oferece o mesmo tipo de interação, acaba se afastando da realidade atual dos alunos.

“O futuro depende de processos digitais. Por isso, adotar e desenhar um ambiente 100% digital e que facilite o ingresso do aluno que mora longe dos grandes centros, pode levar o acesso à educação a mais lugares. O entusiasmo das turmas EaD foi tão grande que a nossa meta é, ainda esse ano, implantar a solução no ensino presencial, pois temos muitos alunos de outras cidades que se deslocam para estudar em nossas faculdades. A matrícula on-line vai evitar que eles tenham que vir até a sede da universidade apenas para entregar contratos e cópias de documentos”, explica Flávio Janones, diretor EaD do Grupo Multivix.

O vídeo abaixo mostra os problemas que a Multivix enfrentava e como a DocuSign ajudou com a automatização dos processos:

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