Como preparar seus documentos com a DocuSign?

preparar documentos A assinatura eletrônica ganhou força no Brasil nos últimos anos pela sua velocidade, confiabilidade, menor risco de fraudes e derrubada de custos administrativos relacionados à gestão de documentos. Entretanto, autenticação é apenas parte de um longo caminho na tramitação da informação, que envolve também preparar documentos, enviá-los, geri-los e arquivá-los. Por que ter velocidade apenas na assinatura e continuar com os mesmos processos manuais nas demais etapas desse ciclo documental?

Hoje você vai entender o que é uma plataforma de CLM e por que você precisa ir além da assinatura eletrônica, automatizando todas as fases da gestão de documentos em sua empresa! Acompanhe!

Recapitulando: o que é uma plataforma de CLM?

A plataforma de CLM da DocuSign responde por todo o ciclo de vida de um documento, da criação ao arquivamento (elaboração, preparação, assinatura, envio e armazenamento). Na verdade, se pararmos para pensar, todo o processo de tramitação contratual exige uma espécie de Contract Lifecycle Management, ainda que rudimentar.

Para lidar com contratos físicos, por exemplo, etapas como assinatura manuscrita, entrega de vias por motoboy, chancelas notariais, digitalizações e arquivamento em pastas correspondem a um fluxo (ainda que obsoleto) de sistema de gestão de contratos.

A questão é que na era dos negócios digitais (em que alguns segundos separam o fechamento de um grande contrato e a perda do negócio), todas as fases “analógicas” de gerenciamento documental precisam ser substituídas por fluxos digitais instantâneos. É aqui que entra o CLM da DocuSign para preparar documentos.

Por que DocuSign Agreement Cloud?

Não basta ser rápido para assinar, mas arquivar cada contrato em uma pasta local distinta. Não basta assinar tudo eletronicamente, mas abrir mão das (muitas) integrações que você poderia fazer entre o sistema de gestão documental e o Salesforce, por exemplo. Velocidade, precisão e agilidade devem estar presentes na tramitação de seus contratos do começo ao fim.

O DocuSign Agreement Cloud transforma a maneira com a qual você pensa e executa o fluxo de processos dentro da empresa. Trata-se do modo mais ágil, barato e dinâmico de colocar seu negócio para caminhar em direção ao sucesso empresarial.

Considerando que o que faz uma empresa “andar” é seu fluxo dos ajustes por escrito, estar perdido em meio a sistemas desatualizados, fazer tudo à mão ou, na outra ponta, automatizar processos, são escolhas que acabam se refletindo no espectro contínuo que vai do êxito à estagnação no destino corporativo.

Com o Agreement Cloud, toda a sequência que envolve gerar, preparar documentos (escolha de modelos, correções, aprovações), assinar, executar (remessa de vias por e-mail) e gerenciar dados (arquivamento, localização) ocorre em nuvem, com segurança de nível bancário e possibilidade de acesso a partir de qualquer smartphone com internet.

Essa flexibilidade, por exemplo, permite a um sócio assinar um contrato enquanto está preso no congestionamento, enquanto o outro assina o mesmo documento ao esperar seu voo na sala de embarque de algum aeroporto no mundo.

Um terceiro associado, nesse mesmo momento, pode localizar em poucos segundos um aditamento específico entre mais de 600 documentos armazenados em nuvem, mesmo que ainda esteja em casa.

Uma simples atividade como essa, se ocorresse no mundo “físico” (consulta de caixas-arquivo), poderia durar semanas. Esse é apenas um exemplo da dinâmica que um Agreement Cloud é capaz de prover.

Quais as principais etapas do DocuSign Agreement Cloud?

O Agreement Cloud engloba a assinatura eletrônica, mas não se resume a ela. Trata-se de uma solução mais ampla, desenvolvida com o objetivo de transformar a gestão de informação nas organizações.

Mais do que as mais de 350 integrações (que incluem Microsoft, Salesforce, SAP e Google), a solução DocuSign traz também produtos que otimizam o preenchimento de documentos, facilitam a verificação de identidade, apontam incorreções, entre um universo de outras funcionalidades que são agrupadas ao longo das 4 etapas do ciclo de vida dos dados empresariais, cujas fases veremos abaixo.

Preparar documentos

  • CLM: automatiza e conecta todos os pontos da sequência do fluxo de contratos, o que inclui, por exemplo, modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas;
  • Gen para Salesforce: módulo de integração com o Salesforce que permite gerenciar contratos comerciais com apenas alguns cliques, tudo feito diretamente na solução de vendas mais famosa do mercado.

Assinar documentos

  • Assinatura eletrônica: confirma eletronicamente a autoria dos signatários de documentos diversos por meio da ferramenta utilizada por mais de 200 milhões de usuários no mundo; tudo com a mesma validade jurídica dos documentos assinados de forma manuscrita;
  • Identify: oferece a possibilidade de escolha de diversas opções de ID, incluindo as emitidas pelo governo;
  • Click: possibilita o consentimento com os termos de contratos mediante botão de confirmação;
  • Assinaturas baseadas em padrões: oferece suporte às assinaturas por certificado digital com base em padrões como eIDAS EAS e ICP-Brasil.

Executar documentos

  • CLM: automatiza o fluxo de trabalho com o envio de arquivos aos destinatários, disparo de alertas e visualização de fluxogramas dinâmicos, os quais mostram em tempo real o “caminho” de cada documento corporativo;

Gerenciar documentos

  • CLM: entrega um sistema de pesquisa de contratos completo, flexível e interativo;
  • Org Admin: centraliza o gerenciamento de usuários e domínios entre todas as contas de assinatura eletrônica DocuSign.

Como preparar documentos com a DocuSign?

Imagine ter um escritório contábil que tenha trocado sua cultura de assinatura à caneta pela modernidade da firma eletrônica. Nem precisa dizer quantas etapas burocráticas foram dispensadas apenas pela adoção desse mecanismo de autenticação, certo?

O problema é que a vida de um documento não começa nem se encerra na assinatura. Um aditamento pode demorar dias para ser confeccionado, outros muitos para ser revisado e alguns outros para ser localizado novamente (após seu arquivamento em qualquer pasta compartilhada na empresa).

Uma vez que você já tenha dado o passo fundamental da assinatura eletrônica, é hora de aprimorar a digitalização de seu negócio por meio da implementação de um ecossistema tecnológico completo no ciclo de vida de seus contratos, declarações, recibos etc. E isso passa por preparar documentos, executá-los e arquivá-los dentro de uma única solução de gestão.

O complemento DocuSign CLM (versão mais moderna da SpringCM (que foi adquirida pela DocuSign) e parte integrante do Agreement Cloud DocuSign) dá um passo adiante à assinatura. Ele permite localizar com rapidez qualquer documento armazenado em seu repositório centralizado em nuvem (flexível e escalável), bem como alimentar a base de dados com modelos pré-aprovados ou cláusulas-base que frequentemente aparecem em seus contratos, por exemplo.

Essa funcionalidade é crucial para evitar digitações repetitivas no dia a dia da e dar mais velocidade aos processos internos, como poderia ocorrer em uma imobiliária que tem um contrato-base e cláusulas “soltas” que, vez por outra, devem ser inseridas nos ajustes.

De posse de uma ferramenta como essa, o processo de elaboração e checagem contratual passa a ser feito em minutos, dinamismo complementado com assinatura eletrônica nas locações. A emissão de alertas em incorreções e a possibilidade de rastrear cada ação tomada também injetam controles típicos de um negócio imerso nos benefícios da transformação digital.

Vale a pena destacar que essa tecnologia dá ainda a possibilidade de personalizar rotinas e fluxos de gerenciamento, de forma que cada contrato seja criado, assinado e arquivado em apenas algumas horas. É a automatização de processos que as empresas necessitam para acompanhar a instantaneidade dos negócios digitais.

Quais as vantagens de otimizar seu processo de documentos?

Pois bem, ao longo deste artigo você viu muitas vantagens de ir além da assinatura eletrônica, buscando integração em uma única solução completa, com suporte para cada etapa do processo de gestão de informação. Ao preparar documentos com uma plataforma de CLM, você alcança vantagens como:

  • agilidade na tramitação;
  • redução de custos decorrentes de burocracia ou perda/ruído de informação;
  • maior competitividade diante do menor tempo de fechamento de negócio;
  • mais flexibilidade, escalabilidade e interatividade;
  • controle global sobre todos os dados que trafegam na empresa;
  • entre muitos outros benefícios.

Por falar nisso, quer replicar a eficiência da assinatura eletrônica em todos os estágios da gestão de dados em sua organização? Então entre em contato conosco agora mesmo e descubra, na prática, como preparar documentos e gerenciá-los com excelência na era da Indústria 4.0!

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